В процессе деятельности организации образуются десятки документов, в которых фиксируют хозяйственные операции, взаимодействия с контрагентами, доходы и расходы. Некоторые особенно важны, так как их используют в бухгалтерском учёте для определения финансовых результатов и бюджетных обязательств.

В этой статье вы узнаете, что такое первичная бухгалтерская документация, что входит в перечень первички, как правильно учитывать и хранить бланки.

Первичная документация в бухгалтерии — что это такое?

Первичные учётные документы — это документы, которые отражают величину хозяйственной операции. По ним составляют бухгалтерские проводки, необходимые для формирования результирующих отчётов и определения бюджетных обязательств.

Первичную документацию составляют в момент совершения хозяйственной операции. Например, когда отгружают товары покупателю, составляют накладную или универсальный передаточный документ (УПД). Если фирма пользуется транспортными услугами для доставки грузов, формируют транспортные накладные. Они служат основанием для учёта транспортных расходов при определении базы налогообложения.

Компаниям важно следить за получением и регистрацией документации, которая подтверждает расходы. Без них не получится сократить базу налогообложения — это приведет к увеличению налоговой нагрузки и сокращению прибыльности бизнеса.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать работу с первичкой. Система самостоятельно заполнит бланки по исходным данным и укажет на возможные ошибки. Доступ к документам открыт из любой точки мира при подключении к интернету.

Для чего нужны первичные документы

В бухгалтерском учёте «первичка» служит основанием для заполнения регистров. По ней определяют состав хозяйственных операций, которые повлияли на экономическое состояние и финансовые результаты предприятия.

Кроме того, они подтверждают факт хозяйственных операций и выступают аргументами в спорных ситуациях. Например, когда контрагент отрицает получение товаров. На это поставщик предъявляет УПД с подписью покупателя, чтобы доказать факт отгрузки продукции.

Также первичные документы нужны на случай налоговых проверок. Инспекторы запрашивают бланки, чтобы убедиться в правильности расчёта бюджетных обязательств. За отсутствие документов, по которым не истёк срок хранения, привлекают к административной ответственности.

Список первичной документации в бухгалтерии 

Законы и нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учёту не устанавливают строгий перечень первичной документации, поэтому предприятия определяют список по собственному усмотрению. Однако, нужно соблюдать требование по обязательным реквизитам первички, о которых расскажем в следующем разделе. Если в бланке нет обязательных данных, его нельзя считать первичным.

Исходя из этого, в список можно включить:

• Платёжные документы, которые подтверждают оплату товаров или услуг. К ним относятся платёжные поручения, требования, кассовые чеки и бланки строгой отчётности.
• Накладные и товарные чеки, которые подтверждают отгрузку продукции. Первые оформляют при взаимодействии с ООО и ИП, вторые — при сотрудничестве с физлицами. Документы отражают не только стоимостное выражение операций, но и натуральный состав — перечень продукции.
• Акты — подтверждают условия и факт оказания услуги или выполнения работы. Подписанный документ уточняет, что у сторон нет взаимных претензий друг к другу.

Вопреки распространённому мнению, договор о поставке или оказании услуг не относится к первичной документации. Соглашение о сотрудничестве — это описание прав и обязанностей сторон, условий поставок, оплаты, возвратов и прочих нюансов. Сам по себе договор не формирует хозяйственные операции.

Счёт-фактура — ещё одно исключение из списка. Документ актуален для налогового учёта — позволяет принять к вычету налог на добавленную стоимость (НДС), который предъявляет поставщик. И хотя его реквизиты во многом совпадают с требованиями к первичке, СФ не является основанием для внесения данных в бухгалтерские регистры.

Также в список первичной документации не входит счёт на оплату. По сути это дополнение к договору, в котором отражают стоимость товаров и услуг по конкретной операции. Документ не свидетельствует о совершении хозяйственной операции, которая влияет на экономическое состояние и финансовые результаты организации.

Однако, все вышеперечисленные документы можно признать «первичкой» внутри организации и применять к ним единый порядок регистрации, учёта и хранения. Это обеспечит полноту информации о конкретных сделках и сотрудничестве с контрагентами.

Первичные бухгалтерские документы отнимают немало времени, если в компании совершают от 5-10 сделок в день. Зачем тратить невосполнимый ресурс на рутину, если можно воспользоваться сервисом Buhinformer и автоматизировать процессы. Система не только самостоятельно заполнит бланки, но и укажет на возможные ошибки, которые могут стать причиной споров и ошибок в расчёте налоговых обязательств.

Обязательные реквизиты первичных учётных документов

Первичные учётные документы должны включать в себя реквизиты, установленные вторым пунктом статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. 

Существуют унифицированные бланки первички, которые упрощают фиксирование данных по хозяйственным операциям. Но их применение не обязательно — компании вправе разработать и утвердить в учётной политике индивидуальные формы. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты.

Использовать собственные формы разрешено не во всех ситуациях. Иногда нужно работать по унифицированным бланкам — например, при составлении приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, платёжных ведомостей и т. п.

При разработке индивидуальных бланков соблюдают общие правила. Форма должна быть:

• со всеми обязательными реквизитами;
• составлена на русском языке или переведена с иностранного;
• на бумажном или электронном носителе. Во втором случае обязательно применение электронной подписи;
• утверждена учётной политикой;
• завизирована подписью руководителя, бухгалтера, ответственного за операцию сотрудника или иного лица, у которого на это есть полномочия по доверенности.

Компаниям разрешено придерживаться комбинированного варианта. Для одних документов использовать индивидуальные формы, а для других — унифицированные. Например, если в определённых ситуациях в бланке важно отразить дополнительную информацию, для которой нет полей в стандартной форме.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать работу с первичной документацией. Это позволит сэкономить на зарплате штатного бухгалтера и избежать распространённых ошибок, которые приводят к проверкам и штрафам. Развивайте бизнес с современными инструментами, чтобы быстрее достичь стратегических целей.

Классификация первичных бухгалтерских документов

В законах нет строгой классификации первичных документов. Для удобства и внутреннего учёта предприятия пользуются индивидуальным делением. Наиболее распространённый подход — классифицировать документы по этапу сделки:

1. Согласование условий. Стороны обсуждают права и обязанности, порядок отгрузок, оплаты и т. п. К этой категории относятся договор, дополнительное соглашение, спецификации и прочие бланки, которые фиксируют условия сотрудничества.

2. Оплата. Контрагент оплачивает товары или услуги. Для подтверждения используют платёжные поручения или выписку с расчётного счёта, когда средства перечисляют безналичным способом.

Наличные расчёты подтверждают кассовыми чеками, квитанциями и бланками строгой отчётности.

3. Отгрузка товаров или оказание услуг — документы, которые подтверждают хозяйственные операции: накладные, акты, УПД. Они особенно важны для покупателей, так как без них нельзя учитывать расходы при определении базы налогообложения.

Компаниям и предпринимателям разрешено использовать любую удобную классификацию. Главное — соблюдать основные правила по формированию документов и наличию реквизитов. 

Порядок учёта и хранения первичной документации

При большом количестве документов высока вероятность потерять важные сведения. Чтобы избежать неприятностей, предприятия создают систему учёта документации, которая описывает приём, обработку, регистрацию и заверение бланков генеральным директором.

Рассмотрим простой пример, который часто встречается в малом и среднем бизнесе. Документы делят на несколько блоков — например, по классификации, которую описали в предыдущем разделе. По блокам назначают ответственных специалистов, которые:

• контролируют правильность составления бланков;
• проверяют сохранность документов;
• отвечают за передачу сведений между отделами и в архив.

В архив документы отправляют по завершении хозяйственных операций и сделок. Например, когда компания в полном объёме исполнила обязательства по договору. Бухгалтерские документы хранят в течение пяти лет с момента окончания отчётного периода, в котором они были составлены. За нарушение сроков хранения штрафуют на 10 тысяч рублей по статье 120 НК РФ, повторный проступок обойдется в 30 тысяч.

Таким образом, первичные документы — это документы, которые отражают величину хозяйственной операции. Они раскрывают подробности и помогают бухгалтеру в заполнении регистров.

Составление первичной документации отнимает много времени, но нет возможности нанять штатного бухгалтера? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который автоматизирует рутинные операции и заменит отдельного специалиста. Вы удивитесь, что УПД и счета можно формировать в несколько кликов и успевать выполнять другие, более важные бизнес-задачи.