Инвентаризация кассы — это проверка остатков наличных. Мероприятие важно для любой организации, но не все предприниматели ответственно подходят к процедуре.

В этой статье вы узнаете, как часто проводить инвентаризацию кассы, какой порядок соблюдать и что указать в бухгалтерском учёте после проверки.

Для чего проводится инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы предотвращает кражи и ошибки в учёте. Мероприятие — профилактика, мотивация для сотрудников соблюдать ключевые правила. При выявлении ошибок проводят разъяснительные сессии с ответственными лицами или отправляют их на учёбу, чтобы предотвратить будущие неточности.

Инвентаризацию проводят добровольно, но иногда её требует закон:

• для корректного заполнения годовой отчётности;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• для выявления или предотвращения хищения средств;
• в периоды чрезвычайных ситуаций и военного положения;
• при реорганизации или ликвидации предприятия.

Поэтому выделяют две разновидности — добровольная и обязательная. Периодичность первой определяет руководство, а второй — законодательные нормы.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы упростить учёт. Система автоматизирует формирование документов, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках выполнения обязательств. Вы справитесь с задачами без штатного бухгалтера, а сэкономленные средства потратите на достижение стратегических целей.

Сроки проведения инвентаризации кассы

Сроки проведения зависят от категории — плановая или внеплановая. В первом случае организация составляет регламент проверок, указывает дату начала и окончания, перечень проверяемых пунктов и другие условия.

К такой проверке готовятся заранее, сверяют фактические и учётные данные, устраняют излишки и недоимки. Поэтому в ходе плановой инвентаризации реже выявляют ошибки.

Кто устанавливает срок плановой инвентаризации кассы, зависит от организационной структуры предприятия. Это может быть директор или руководитель обособленного подразделения (филиала).

Внеплановую инвентаризацию проводят без предупреждения. Мероприятие организуют для профилактики и выявления халатности сотрудников. Реже причиной становятся подозрения в хищениях и прочих махинациях. У сотрудников нет времени подготовиться и «подчистить» хвосты, поэтому комиссия чаще выявляет ошибки.

Количество проверок в течение года не ограничено, их можно проводить хоть каждый день. Но все фирмы обязаны инвентаризировать остатки не реже одного раза в год — для формирования бухгалтерской отчётности.

В каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Кроме руководства, инициатором внеплановых инвентаризаций выступают:

• вышестоящие организации, если предприятие входит в состав холдинга;
• следственные органы;
• налоговая служба. 

Перечисленные структуры прибегают к внеплановым проверкам при наличии повода. Например, если появляется информация о нарушениях законодательных норм или махинаций со стороны материально ответственных сотрудников.

Регулярные внеплановые мероприятия улучшают финансовую дисциплину. Зная, что проверка возможна в любой момент, специалисты ответственнее выполняют задачи и следят за соблюдением правил.

Не знаете, как правильно организовать использование контрольно-кассовой техники? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать дорогостоящих ошибок. Эксперты платформы ответят на вопросы и расскажут, на что обратить внимание и как настроить сотрудников на учёт входящих и исходящих операций.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в несколько этапов:

1. Сбор комиссии. Руководство определяет состав проверяющих из администрации, бухгалтерии, юристов и других отделов. Ограничений по максимальному числу нет, но должно быть не менее двух — руководитель и председатель.

К проверке привлекают материально-ответственных лиц, но их в комиссию не включают. Если бизнес небольшой, а руководитель один, проверяют без председателя, директор выполняет обе функции.

2. Издание приказа. В документе утверждают перечень проверяемых данных и состав комиссии. На мероприятии должны быть все выбранные лица — если кого-то нет, результаты инвентаризации могут признать недействительными.

У приказа нет унифицированного бланка, разрешено составлять документ в свободной форме. Некоторые фирмы утверждают локальный шаблон в учётной политике. Если мероприятие проводят для составления бухгалтерской отчётности, приказ не издают.

3. Подготовка к проверке. Перед инвентаризацией останавливают все операции по кассе. Кассир под расписку передаёт бухгалтерии финансовые документы.

Если компания работает с онлайн-кассой, комиссия проверяет документы аппарата, правильность регистрации и срок годности фискального накопителя. 

4. Проведение мероприятия. Во время инвентаризации проверяют:

• Наличные. Пересчитывают деньги, проверяют данные кассовой ленты, счётчиков, книги кассира-операциониста.
• Документацию. Проверяют фактическое наличие финансовых документов, сверяют с информацией из системы учёта.
• Ценные бумаги. Уточняют фактическое наличие и сверяют с данными из описей.
• Бланки строгой отчётности. Фактические данные сверяют с информацией забалансового счёта 006. 

В ходе комплексной инвентаризации проверяют все пункты. Но чаще организации проводят частичные проверки, например, сверяют данные по наличным или финансовым документам.

Компании стремятся к совпадению фактических и учётных данных. Тогда достаточно документального подтверждения равенства без дополнительных действий. Часто сталкиваются с излишками или недостачами. Обе ситуации свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины.

Излишек изымают из кассы и оприходуют на балансе. При недостаче выявляют виновного: если денег не хватает из-за кассира, работник возмещает разницу личными средствами. В противном случае фирма компенсирует недостачу собственными средствами.

В обеих ситуациях анализируют причины расхождений, а затем оптимизируют внутренние процессы во избежание будущих ошибок.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, если затрудняетесь с инвентаризацией кассы. Пользователи обращаются к квалифицированным специалистам, которые разъясняют порядок проверки и рассказывают о нюансах. С ними вы без труда проведёте мероприятие и выявите недостатки учётной системы.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Перечень документов зависит от состава проверяемой информации. Если компания проверяла наличность, заполняют акт по форме № ИНВ-15 — утверждён Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88. Разрешено использовать индивидуальные бланки, которые утверждены учётной политикой.

Если проверяли ценные бумаги и бланки строгой отчётности, заполняют акт по форме № ИНВ-16. Аналогично разрешено применять собственные формы.

Например, по учётным данным в кассе 53 000 рублей. После проверки выявили, что фактически — 48 000 рублей.

На титульной странице акта отмечают фактическое имущество, по учёту, кто входит в состав комиссии и материально-ответственное лицо:

На оборотной стороне акта МОЛ поясняет причины недостачи или излишка. Материально-ответственное лицо заверяет объяснение подписью:

Ниже руководитель выносит решение о возмещении или оприходовании средств, сведения заверяет подписью: 

Акт составляют в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, второй — для материально-ответственного лица. Если инвентаризация наличных денежных средств в кассе проводилась из-за смены МОЛа, готовят три экземпляра.

Для внеплановой проверки наличности дополнительно заполняют акт по форме № КМ-9 — утверждён Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132.

Фактический остаток наличности сравнивают с журналом кассира-операциониста. При наличии расхождений данные вносят в журнал и оформляют акт по форме № КМ-1. Его применяют обязательно, если работают с онлайн-кассой.

После оформления акты передают на проверку руководителю. Финальный этап — издание приказа о результатах инвентаризации. Документ составляют в свободной форме, но с перечислением мероприятий по устранению недостатков. Если фактические и учётные данные сошлись, приказ не издают.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование документации. Система самостоятельно заполнит формы по исходным данным и укажет на вероятные ошибки для дополнительной проверки. Вы справитесь с большинством задач без штатного бухгалтера и сократите расходы бизнеса.

Отражение в бухгалтерском учёте инвентаризации кассы

Для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте используют проводки:

Инвентаризация кассы — важное регулярное мероприятие. Проверки выявляют пробелы в процессах и минимизируют вероятность хищений. «Здоровая» финансовая дисциплина — залог долгосрочного развития бизнеса.

Сервис Buhinformer автоматизирует составление проводок в зависимости от результатов инвентаризации. Вы потратите на учётные операции несколько минут, а остальное время уделите стратегическим задачам бизнеса.