Сотрудники получают зарплату за отработанное время и выполненные должностные обязанности. Некоторые специалисты менее ответственны, поэтому всё больше работодателей задумываются об объективном учёте рабочего времени.

В этой статье вы узнаете, как организовать учёт рабочего времени по трудовому праву, какой подход выбрать и кого из персонала назначить ответственным за фиксацию данных.

 

Что такое рабочее время по ТК РФ

 

Рабочее время — это период, когда специалист выполняет задачи работодателя по трудовому договору. Прочие формулировки вносят внутренним распорядком и прочими локальными актами компании или предпринимателя.

 

К рабочему времени относятся:

• время на обогрев, если зимой специалисты трудятся в неотапливаемом помещении или на улице;
• перерыв для кормления ребёнка в возрасте до полутора лет — актуально для мам, которые работают дистанционно.

 

По стандарту (часть 2) работники трудятся до 40 часов в неделю. Отработанное время свыше нормы оплачивают по повышенному тарифу. Необязательно, чтобы сотрудники работали по 8 часов пять дней в неделю. График может быть плавающим, а период учёта — более продолжительным.

 

Для правильного расчёта ЗП и соблюдения прав работников организации и ИП вводят учёт использования рабочего времени. Он даёт объективную оценку затраченного на выполнение должностных обязанностей времени и позволяет правильно определить размер оплаты труда.

 

Далее рассмотрим, каков порядок учёта рабочего времени, кого назначить ответственным и какие существуют инструменты для автоматизации.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование табеля рабочего времени и рассчитывать зарплату сотрудников за несколько минут. Это позволит больше внимания уделять бизнес-задачам, избежать ошибок в расчётах и разногласий с сотрудниками.

 

Какие бывают виды учёта рабочего времени

 

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей учитывать, сколько времени провели специалисты на рабочих местах. Но в законах нет ограничений по методам и инструментам. Поэтому как ведётся учёт рабочего времени, предприятия определяют по собственному усмотрению.

 

Выделяют три подхода:

• подённый;
• понедельный;
• суммированный.

 

Подённый

 

Подённый учёт отработанного времени — стандартный вариант для компаний с нормированным графиком, когда сотрудники работают 5-6 дней в неделю. Ответственный сотрудник учитывает и суммирует в конце недели часы за рабочие дни.

 

Например, организация «Адванс» применяет подённый подход. Сотрудники работают пять дней в неделю по 8 часов — в сумме набирается 40 часов. Часть штата работает шесть дней в неделю по 6 часов — в сумме набирает 36 часов.

 

Если сотрудник проведёт на рабочем месте дольше восьми часов, это признают переработкой, а часы сверх нормы оплатят по повышенному тарифу.

 

Понедельный

 

В некоторых организациях сотрудники работают по 10-12 часов, а в следующий день покидают рабочее место через 4-5 часов — обычно это связано с особенностями производственных процессов. Если применять подённый учёт рабочего времени, у работодателя вырастут затраты на фонд оплаты труда (ФОТ) из-за выплаты сверхурочных.

 

Для оптимизации расходов применяют понедельный подход при учёте рабочего времени. Как и в первом случае, часы фиксируют каждый день, но итоговый показатель определяют по итогам недели.

 

Представим, что организация «Техника» применяет понедельный метод. Менеджер по продажам за прошедшую неделю отработал:

• понедельник — 11 часов;
• вторник — 9 часов;
• среда — выходной;
• четверг — 6 часов; 
• пятница — 6 часов; 
• суббота — 8 часов;
• воскресенье — выходной.
• итого — 40 часов.

 

В понедельник и вторник специалист работал дольше 8 часов, но не получил доплату за переработку — по итогам недели соблюдена 40-часовая норма. На следующей неделе в сумме он отработал 44 часа — за четыре часа сверх нормы ЗП начислят по повышенному тарифу.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать учёт рабочего времени на предприятии и расчёт зарплат. Вы справитесь с задачей без отдельного сотрудника, а сэкономленные деньги потратите на развитие бизнеса.

 

Суммированный

 

Суммированный подход требует больше времени и ресурсов. Его применяют, когда нет возможности использовать подённый или понедельный метод. Актуально для организаций со скользящим графиком: когда в одну неделю специалисты работают больше 40 часов, а во вторую — меньше.

 

Например, в розничной сети сотрудники работают по графику 2/2. В первую неделю получается 45 часов, во вторую — 35. В сумме за две недели — 80 часов, общая норма соблюдена. То есть при суммированном подходе переработки в одном периоде компенсируются недоработками в другом.

 

Порядок применения метода:

1. Предприятие определяет продолжительность учётного периода — месяц, квартал, полугодие и т. п. Разрешена любая продолжительность до года.
2. Ответственный специалист формирует производственный план с учётом ограничения по 40-часовой загруженности за неделю.
3. В табеле фиксируют фактически отработанное время.
4. В конце периода суммируют часы, определяют переработки и назначают доплаты.

 

Если на предприятии опасные или вредные условия труда, максимальный учётный период — три месяца. Но из-за технологических или сезонных особенностей с работниками согласовывают повышенную продолжительность до года.

 

При использовании суммированного подхода производственный план составляют так, чтобы в течение недели сотрудники хотя бы раз отдыхали не менее 42 часов подряд.

 

Кто должен вести учёт рабочего времени на предприятии

 

Ответственность по учёту рабочего времени лежит на директоре компании или индивидуальном предпринимателе. Руководитель может делегировать полномочия любому сотруднику, выпустив приказ и внеся корректировки в должностные инструкции.

 

Если в компании несколько отделов, время фиксируют их руководители. Весь заданный период они вносят данные в табель. Затем документы передают кадровикам, которые проверяют достоверность. Бухгалтер может взять для расчета зарплаты или посмотреть информацию в программу внутреннего учета, если она предусмотрена в компании.

 

В небольших организациях учёт рабочего времени возлагают на одного сотрудника. Обычно этим занимается кадровик или при его отсутсствии бухгалтер, который также ответственен за начисление заработной платы.

 

Для фиксации времени используют табели, формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1:

• Т-12 — для ручного заполнения. Есть раздел для расчёта заработной платы.
• Т-13 — для заполнения в компьютерной программе или сервисе. В бланке нет раздела для расчёта зарплат, необходимо использовать дополнительные инструменты.

 

Организациям и предпринимателям разрешено создавать собственные формы, которые включают в себя реквизиты унифицированных бланков.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции по учёту времени. Система зафиксирует исходные данные и рассчитает зарплату. Вы справитесь без дополнительных кадров, сократите затраты на ФОТ и ускорите развитие бизнеса.

 

Способы учёта рабочего времени

 

Методы учёта рабочего времени, которые применяют на практике, отличаются используемыми инструментами.

 

Наиболее распространённый вариант, который существует с 2000-х годов — заполнение табеля на компьютере в Excel. В отличие от бумажной версии, в электронные таблицы проще вносить правки — например, если неправильно указано количество часов. Исходные данные берут из пропускного журнала, где сотрудники указывают время прихода и ухода с работы, сведения заверяют личной подписью.

 

Сегодня подобный вариант не отвечает современным требованиям автоматизации и сопряжён с риском потерять журнал или заполненный табель. Поэтому предприятия пользуются альтернативными вариантами:

1. Устанавливают пропускные системы, которые определяют момент входа и выхода по магнитным картам. Они формируют табель с информацией об отработанном времени.
2. Запускают системы отслеживания входа и входа. Метод аналогичен предыдущему, но избавляет работников от дополнительных действий и минимизирует вероятность мошенничества.
3. Устанавливают программное обеспечение на компьютеры сотрудников, которые отслеживают активность специалистов и рассчитывают количество отработанного времени.

 

Способ учёта рабочего времени и набор инструментов работодатели выбирают по собственному усмотрению. Предварительно условия согласовывают с сотрудниками и вносят информацию в локальные акты.

 

Популярные сервисы для учёта рабочего времени

 

Современные программы не только автоматизируют учёт, но и открывают возможности для оптимизации и аналитики. Например, ПО показывает периоды наибольшей активности специалистов. Это позволяет перераспределять нагрузку и тратить меньше времени на регулярные задачи. Рассмотрим несколько решений.

 

Crocotime

 

 

Crocotime — это система, которая автоматизирует учёт рабочего времени онлайн и офлайн, автоматизирует заполнение табелей и оценку эффективности кадров.

 

Программа позволяет:

• смотреть, в какое время специалист работал, отдыхал и сколько времени тратил на задачи;
• узнать, кто из сотрудников внёс наибольший вклад в проект — к этой метрике можно привязать премирование;
• оценить эффективность компании в целом, отделов и сотрудников в частности;
• интегрировать софт в инструменты кадрового учёта, чтобы снизить нагрузку на HR-специалистов;
• фиксировать, в какое время специалист приступил к работе и когда закончил — это упрощает определение недоработок и переработок.

 

Crocotime подключается к IP-телефонии, POS-терминалам, турникетам и другому оборудованию предприятия. Работодатель получает контроль не только за выполненными задачами, но и за звонками, встречами и переговорами.

 

Пользователям доступен двухнедельный пробный период, чтобы оценить функциональность инструмента и принять решение о сотрудничестве. Платная версия обойдется в 290 рублей за сотрудника (актуально на июнь 2023 года).

 

Хотите автоматизировать рутинные процессы, но не готовы к большим затратам? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить полноценного штатного бухгалтера по минимальной стоимости. Система самостоятельно рассчитает налоги и сформирует отчёты, вам останется своевременно выполнить обязательства перед государственными органами.

 

Kickidler

 

 

Kickidler — простой, но эффективный счётчик рабочего времени. Система автоматизирует формирование табелей, детализирует затраченное время сотрудника на задачи и указывает на нарушения распорядка.

 

Например, можно установить запрет на посещение определённых сайтов и сервисов в рабочее время. Система отправит уведомление, если сотрудник нарушил правила. Также можно следить за другими проступками — внеплановые перерывы, оставление рабочего места и т. п.

 

Софт позволяет удалённо подключаться к рабочему месту сотрудника. Это позволяет дистанционно контролировать решение задач и помогает разрешить проблемы. Например, если руководитель проводит выборочную проверку для выявления нарушений трудовой дисциплины.

 

Для одного пользователя доступна бесплатная лицензия, за все последующие места  придётся платить от 110 рублей за рабочее место.

 

Time Doctor

 

 

Time Doctor — стандартный тайм-трекер, который учитывает время выполнения задач, составляет список используемых сервисов и формирует табели для бухгалтерии.

 

Приложение определяет, сколько времени работники тратят на выполнение задач, чтобы руководитель мог оптимизировать распределение дел. Сотрудники начинают успевать больше за меньшее время.

 

Разработчик предлагает гибкую поддержку: специалисты компании проанализируют бизнес клиента и предложат оптимальные решения, чтобы упростить внедрение инструмента и избежать распространённых ошибок.

 

В Time Doctor доступен 14-дневный пробный период, дальнейшая подписка обойдётся в $10 за пользователя. Крупным компаниям предлагают скидки.

 

Таким образом, работодатели обязаны учитывать рабочее время сотрудников, чтобы рассчитывать зарплату с учётом переработок. Существует несколько подходов, которые учитывают особенности организаций и отраслей. Руководитель может назначить ответственным любого сотрудника, у которого для этого достаточно квалификации.

 

Работодатели самостоятельно определяют порядок ведения учёта рабочего времени. Допускаются как привычные Excel-таблицы с бумажными журналами, так и специальное оборудование и ПО для автоматизации процессов.

 

Сервис Buhinformer упрощает рутинные задачи и позволяет экономить на штатных сотрудниках. Кадровый, бухгалтерский и налоговый учёт можно вести самостоятельно, даже не имея большого опыта. Система защитит от распространённых ошибок и позволит больше времени уделять другим, более важным бизнес-задачам.