В процессе жизнедеятельности у предприятия появляются десятки документов. Даже у маленькой компании за год накапливается несколько килограммов бумажных накладных, трудовых договоров и прочих соглашений. Со временем накапливается хранилище, и возникает потребность в сокращении объёмов архивной документации.

В этой статье вы узнаете, как проводится уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно, кто участвует в процедуре и какими документами подтверждают правильность утилизации.

В каких случаях можно уничтожить документы

Уничтожать документы по собственному желанию запрещено. Чтобы провести мероприятие, учитывают ряд норм по срокам хранения и допустимым ситуациям утилизации.

Есть три варианта:

1. Истёк срок хранения. Для большинства видов документации установлен минимальный срок хранения. Когда он истекает, бизнесу можно уничтожить бланки и освободить место в архиве. Далее мы подробно рассмотрим, через сколько лет разрешено утилизировать ключевые документы предпринимательской деятельности.
2. Потеря актуальности и значения. Копии и дубликаты при наличии оригиналов неактуальны, поэтому их можно убрать из архива. Аналогичное правило действует для оригиналов, когда предприятие издаёт новую версию документа. Например, если дорабатывают внутренний регламент — прежний вариант уничтожают, так как информация доступна в новом документе.
3. Частичное или полное повреждение. Наступает из-за неправильного хранения. Документ выцветает и покрывается пятнами — становится невозможно распознать данные. Перед принятием решения об утилизации комиссия определяет возможность восстановления. Если технически не получится восстановить читабельность, принимают решение об уничтожении.

Утилизация документов с истёкшим сроком хранения, повреждённых или потерявших актуальность, подчиняется определённому регламенту. Нарушение норм приводит к штрафам, а иногда и к проблемам с контрагентами или судебными органами.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы разобраться в утилизации документов. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые расскажут про порядок и нюансы процедуры. Это позволит избежать ошибок и крупных штрафов, которые затрудняют развитие предприятия.

Как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения

Строго порядка по утилизации документов нет. Организациям разрешено заниматься этим самостоятельно или поручать сторонним организациям. Однако, в деловой практике устоялся алгоритм, который минимизирует ошибки и вероятность проблем с контролирующими органами:

• Создание комиссии. В состав включают от трёх человек, которые работают с документами: бухгалтеры, юристы и кадровики. Ответственных определяет руководитель, состав фиксируют приказом.

В законодательстве нет требований к минимальному составу комиссии. Компаниям разрешено поручать уничтожение архивных документов с истёкшим сроком хранения одному лицу. Но это чревато ошибками и негативными последствиями — когда нет дискуссий и перепроверки действий, высока вероятность принять решение об утилизации нужного документа.

• Проведение ревизии. Комиссия перепроверяет архив и определяет документы с истёкшим сроком хранения. Если в одном деле собраны разные документы, их разносят по отдельным папкам.
• Принятие окончательного решения. Комиссия подводит итоги ревизии и утверждает окончательный перечень документов, подлежащих утилизации. На основе этого впоследствии составляют акт. Результаты собрания фиксируют протоколом.
• Формирование акта. Перечисляют документацию, которая подлежит утилизации. Документ составляют в свободной форме — о правилах оформления поговорим далее.
• Уничтожение документов. Фактическая утилизация выбранным способом. Проведение мероприятие подтверждают отдельным актом.

Утилизацию проводят доступными методами, которые:

• уничтожают документацию без остатка;
• не нарушают законодательство;
• не вредят окружающей среде.

Обычно пользуются шредерами или сжиганием. Во втором случае обращаются в специализированные фирмы, чтобы избежать проблем с пожарной инспекцией.

В процедуре максимум свободы — руководитель и комиссия самостоятельно определяют формы актов и порядок уничтожения документов. Главное, чтобы решения не нарушали действующее законодательство.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы уничтожение дел с истёкшим сроком хранения прошло без ошибок. Эксперты системы ответят на вопросы, помогут подготовить документы и выбрать оптимальный вариант утилизации. Вы обойдетесь без дорогостоящих услуг сторонних организаций, а сэкономленные средства направите на развитие бизнеса.

Акт на уничтожение документов

При утилизации составляют два акта:

• со списком документации и причинами уничтожения;
• о подтверждении фактической утилизации документов.

Оба документа составляют в свободной форме, унифицированных бланков нет. Но есть требования к наличию информации о:

• перечне документов, которые подлежат утилизации;
• дате, номере составления и сроке хранения;
• количестве единиц документов;
• примечаниях с важной информацией;
• способе утилизации.

В табличной части необязательно указывать каждую единицу. Достаточно разделить документы на категории, чтобы упростить подготовку акта. Например, выделяют «Приказы по административно-хозяйственной деятельности» и указывают количество.

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Для наглядности пользуются формой акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Бланк утверждён решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года — в данный момент утратило силу.

Акт о фактическом уничтожении дублирует всю перечисленную информацию, но:

• его составляют по завершении мероприятия, а первый документ — до проведения утилизации;
• в нём указывают способ, которым уничтожены документы. Например, пропущены через шредер или сожжены.

Образец акта о фактическом уничтожении

Руководитель и члены комиссии подписями заверяют достоверность документов. 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовиться к утилизации документов. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов. Они расскажут про порядок уничтожения документов, помогут со сбором комиссии и подготовкой актов.

Срок хранения документов 

Финальный список уничтожаемых документов зависит от сроков хранения. Они отличаются по видам документации:

1. Документы по бухгалтерскому учёту и экономической деятельности — первичка, результаты аудиторских проверок, локальные акты и другие. Минимальный срок хранения — 5 лет (статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ).
2. Документы налогового учёта, подтверждение доходов и расходов. Минимальный срок хранения — 5 лет с момента окончания отчётного периода (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).
3. Управленческие документы. Минимальный срок хранения зависит от вида. Например, таможенные декларации хранят не менее пяти лет. Полный перечень определён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
4. Кадровые документы — приказы, трудовые договоры, личные дела и другие. Минимальный срок хранения — 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).

Ключевой документ — приказ Росархива № 236. Он даёт исчерпывающий список по документации, которую используют в предпринимательской деятельности.

Законодательство устанавливает минимальный срок хранения, максимальный не ограничен. Например, необязательно уничтожать бухгалтерские документы через пять лет. Если вместительности архива достаточно, документацию хранят дольше.

Не знаете, какие документы утилизировать, а какие сохранить? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с экспертами. Они изучат ваш перечень и дадут рекомендации, которые позволят избежать проблем и крупных штрафов.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Утилизация бухгалтерских документов с истёкшим сроком хранения имеет нюансы. В общем случае НК РФ устанавливает минимальный срок хранения — пять лет. Однако, в первую очередь руководствуются Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Например, в НК РФ сказано, что документ N нужно хранить пять лет, а в приказе Росархива говорится про семь лет. Предприятие следует второму указанию и не сможет утилизировать документ через пять лет.

Нарушения выявляют на камеральных и выездных проверках. Также отсутствие подтверждения расходов приводит к доначислению налогов и штрафам.

Нарушение сроков хранения сыграет злую шутку в разбирательствах с контрагентами. Например, преждевременное уничтожение УПД и прочих закрывающих документов лишает возможности доказать факт отгрузки. Тогда партнёр может обратиться в суд для взыскания средств.

Ответственность за преждевременное уничтожение дел

За нарушение сроков хранения бухгалтерских документов штрафуют должностное лицо:

• на 5-10 тысяч рублей за первое нарушение;
• 10-20 тысяч рублей за повторное нарушение. В особых случаях возможна дисквалификация на срок до двух лет.

По остальным документам штрафуют руководителя на сумму до трёх тысяч рублей.

За намеренное уничтожение документов, которое привело к тяжким последствиям, предусмотрена уголовная ответственность по статье 325 УК РФ. После разбирательства виновное лицо могут лишить свободы на срок до года.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать штрафов за нарушение сроков хранения документов. Эксперты системы подскажут, какие документы можно утилизировать. Вы сэкономите на дорогих консультациях и ускорите развитие бизнеса.

Порядок уничтожения документов в электронном виде

Сроки хранения электронных документов аналогичны бумажным. Способ уничтожения зависит от носителя.

Если предприятие хранит документацию на USB-флешках или внешних жестких дисках, допускают стандартные способы: уничтожение или измельчение. Главное — убедиться, что не получится восстановить доступ к документам.

Документы в облачных хранилищах подвергают стиранию или перезаписи. Некоторые сервисы ЭДО предлагают встроенный функционал для утилизации.

Разницы в документальном оформлении нет — утверждают комиссию, проводят ревизию и оформляют акты.

Любое предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью утилизировать старую документацию. Процедура кажется простой, но включает в себя множество нюансов. Нарушение правил приводит не только к штрафам, но и к спорам с контрагентами и государственными органами. Следуйте описанному порядку, проверяйте сроки хранения и фиксируйте действия. Тогда вероятность проблем будет минимальной.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с экспертами об уничтожении документации. Специалисты с опытом работы в крупных компаниях расскажут, какие документы можно уничтожить, а какие лучше сохранить в архиве. Такой подход избавит от сложностей и освободит место в корпоративном хранилище.