Рано или поздно предприятие начинает нуждаться в расширении штата, чтобы справиться с возросшим объёмом производства или спросом на услугу. Компаниям недостаточно найти подходящих специалистов. Нужно соблюсти правила трудоустройства, чтобы избежать штрафов от государственных органов и споров с работниками.

В этой статье вы узнаете, как принять на работу сотрудника, какие документы подготовить и на что обратить внимание. Мы составили пошаговую инструкцию, которую можно использовать как чек-лист.

 

Порядок оформления на работу 

 

Оформление сотрудника на работу по нормам ТК РФ защитит от необоснованных претензий от работников и государственных органов. В 2023 году процедура включает в себя несколько этапов:

 

Это универсальный алгоритм, актуальный для большинства компаний и предпринимателей. В некоторых сферах количество этапов разнится. Например, не всегда обязательно прохождение медосмотра — требование распространяется на ограниченный перечень предприятий. Другие назначают стажировку или адаптационный период, чтобы новый специалист включился в рабочие процессы.

 

До приёма сотрудников убедитесь в безопасности рабочих мест и условий труда. Дополнительно ориентируйтесь на отраслевые инструкции. Например, правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта установлены Приказом Минтруда РФ от 18 ноября 2020 года № 814н.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не допустить случайных ошибок при трудоустройстве. Пользователям доступны консультации экспертов, которые расскажут про алгоритм приёма на работу, ответят на вопросы и помогут с оформлением документов. Вы закроете задачу с минимальными расходами и оперативно привлечёте необходимые кадры.

 

Проверка работника перед приёмом на работу

 

Собеседование — это первый этап. От его организации зависит загруженность кадрового отдела. Чем лучше продуман первичный контакт с соискателями, тем больше неподходящих специалистов отсеются на предварительной стадии.

 

Собеседование проводят лично или дистанционно — например, через Zoom. Возможно тестирование, выполнение тестовых заданий и прочие мероприятия, которые подтвердят соответствие специалиста заявленным в резюме квалификациям.

 

На этом этапе уточняют:

• Есть ли трудовая книжка? Если нет, ООО или ИП обязаны оформить документ. Сегодня впервые трудоустраивающимся специалистам создают только электронные ТК — от бумажных вариантов отказались.
• Был ли человек на государственной службе в последние два года? В этом случае нужно подготовить дополнительный документ, о котором расскажем далее.
• Наличие инвалидности. К этой категории предъявляют особые требования, которые отражают в трудовом договоре.

 

До принятия решения уточняют ограничения на трудоустройство:

 

1. Работы, которые запрещены несовершеннолетним гражданам — статья 265 ТК РФ.

 

 

Подробнее о трудоустройстве несовершеннолетних граждан мы рассказали в отдельной статье.

 

2. Женщин запрещено принимать на некоторые должности, которые связаны с опасными условиями или ручным подъёмом/перемещением тяжестей. 

3. Человеку может быть запрещено занимать определённые должности по решению суда. Например, управлять коммерческой организацией или кадровым учётом предприятия.

4. Запрещено назначать педагогами и детскими работниками граждан с судимостями — статьи 331 и 351.1 ТК РФ.

5. Иностранцев принимают при наличии патента, разрешения на временное или постоянное проживание в РФ. Про трудоустройство иностранных граждан мы рассказали здесь.

 

Если по итогам собеседования фирма довольна специалистом, переходят к сбору документов, оформлению трудового договора и прочим обязательным процедурам.

 

Пакет документов для трудоустройства

 

Базовый пакет документов:

 

 

Дополнительные документы при необходимости:

 

 

Принятие на работу нового сотрудника не предусматривает запрос иных документов. Если фирма потребует сведения сверх перечисленных, это расценят как нарушение ТК РФ и применят санкции.

 

По желанию специалисты предоставляют дополнительную информацию. Например, свидетельства о рождении детей для подтверждения права на вычет по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ).

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать кадровые и бухгалтерские процессы. Система проверит достоверность данных, самостоятельно заполнит бланки и напомнит о важных датах. Вы минимизируете вероятность случайных ошибок, за которые ФНС, ГИТ и другие ведомства выписывают крупные штрафы.

 

Медицинский осмотр 

 

Заключение медицинского осмотра допускает трудоустройство специалистов. Оно обязательно для специалистов, которые:

• задействованы в пищевой промышленности и контактируют с продуктами;
• выполняют обязанности в косметологических салонах, парикмахерских, медицинских учреждениях и т. п.;
• трудятся в опасных или вредных условиях;
• контактируют с несовершеннолетними гражданами.

 

Перечень профессий, для которых обязателен медицинский осмотр, установлен приказом Минздравсоцразвития РФ от 12 апреля 2011 года № 302н.

 

Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия заключения по медосмотру — нарушение прав соискателей. Компании и предприниматели обязаны направлять специалистов в медучреждения и компенсировать расходы на осмотр, даже если потом с ним не заключат трудовой договор.

 

Направление составляют в свободной форме и указывают:

• реквизиты фирмы или ИП: наименование, контактные данные ответственного лица, форму собственности, код основной деятельности;
• название и адрес медицинского учреждения, в которое направлен гражданин;
• вид медосмотра: периодический или предварительный;
• ФИО, дату рождения, пол сотрудника;
• номер медицинского полиса;
• должность, профессию, рассматриваемое подразделение;
• вредные или опасные условия, которые предусматривает должность.

 

 

По завершении осмотра медицинское учреждение оформляют заключение в двух экземплярах, один из которых сотрудник передает работодателю. По нему определяют возможность трудоустройства и противопоказания.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы приём сотрудника на работу прошёл без форс-мажоров. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые ответят на вопросы и защитят от распространённых ошибок. При необходимости они помогут подготовить документы и проверить добропорядочность соискателей.

 

Заключение трудового договора с сотрудником

 

Договорённости, права и обязанности сторон — компании и сотрудника — фиксируют в трудовом договоре. До заключения документа соискателя под роспись знакомят с локальными актами — внутренним распорядком, положением об оплате труда и другими, которые связаны с деятельностью сотрудника (статья 68 ТК РФ).

 

Также знакомят с коллективным соглашением, если оно устанавливает права и льготы. В ТД обязательно ссылаются на ключевые положения всех перечисленных документов.

 

Документ подписывают в течение трёх рабочих дней с момента, когда специалиста допустили до исполнения обязанностей. То есть разрешено сделать после фактического начала сотрудничества. Однако, это накладывает ограничения:

• нельзя заключить срочный трудовой договор на определённый срок. Если специалист уже приступил к работе, ТД считают оформленным на неопределённый срок;
• нельзя назначить испытательный срок.

 

Отсутствие трудового договора — грубое нарушение порядка, за которое выписывают крупные штрафы.

 

Законодательством не предусмотрен унифицированный трудовой договор. Предприятия составляют документ в свободной форме с учётом положений статьи 57 ТК РФ, специфики организации и сферы деятельности. В соглашение включают:

• реквизиты работодателя;
• данные о сотруднике;
• место работы, должность, трудовые функции;
• момент, с которого специалист приступает к выполнению обязанностей;
• оклад, тариф или иной метод определения заработной платы;
• график работы;
• условия и особенности труда.

 

Если планируется временное сотрудничество, заключают срочный трудовой договор. Он оптимален для сезонных работ или при замене специалиста, который ушёл в декретный отпуск. Общий порядок оформления и обязательные пункты схожи с классическим ТД, но есть и отличия. О них мы подробно рассказали в этой статье.

 

Когда известен объём работ, но сложно определить сроки взаимодействия, временное сотрудничество оформляют гражданско-правовым соглашением. Оно существенно отличается от трудового договора — об этом подробнее здесь.

 

Вместе с ТД оформляют:

• Согласие на обработку персональных данных. Если планируете передавать сведения о сотрудниках третьим лицам — например, бухгалтерам или кадровикам на аутсорсе.
• Договор о материальной ответственности. Если деятельность специалиста связана с деньгами, товарами или иным имуществом организации (статья 244 ТК РФ).

 

Разрешено, но не обязательно запросить у соискателя заявление о том, что он не был госслужащим в последние два года. Эта мера защитит, если специалист скрыл информацию и работодатель не уведомил о трудоустройстве предыдущего работодателя. В суде это снимет ответственность с организации или предпринимателя.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не нарушить порядок устройства на работу и подготовить необходимые документы. Пользователям доступны шаблоны, которые составили квалифицированные специалисты. Они защитят не только от штрафов, но и от нарушения прав и интересов предприятия.

 

Приказ о принятии на работу нового сотрудника

 

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приёме сотрудника. Это делают по желанию, но большинство компаний оформляют документ, так как раньше это был обязательный этап трудоустройства (статья 68 ТК РФ).

 

Предприятия используют унифицированный бланк № 1-Т, который утверждён постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1, или индивидуальный шаблон, закреплённый учётной политикой. Документ должен отражать:

• наименование предприятия, код ОКПО;
• ФИО руководителя или иного ответственного лица;
• порядковый номер и дата составления приказа;
• номер трудового договора, на основании которого подготовлен документ.

 

Приказ оформляют в день подписания ТД. Также указывают должность, подразделение и условия приёма на работу. Документ хранят в личном деле сотрудника.

Приказ подписывает директор или ИП. В течение трёх рабочих дней с ним знакомят сотрудника. Он заверяет подписью достоверность данных и подтверждает, что фирма соблюла сроки донесения сведений.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить приказ о приёме на работу за несколько минут. В системе доступны шаблоны документов, которые составлены экспертами по актуальным законодательным требованиям. Вы избежите случайных ошибок и крупных штрафов, которые замедляют развитие бизнеса.

 

Внесение записи в трудовую книжку

 

Если специалист в 2023 году трудоустраивается впервые, работодатель оформляет электронную трудовую книжку.

 

Некоторые работники продолжают вести бумажный документ, который компании и ИП заполняют по общим правилам: указывают должность, дату приёма, номер приказа или трудового соглашения. Это делают, когда специалист отработает пять дней. Если он перестал выполнять обязанности в первые дни, в ТК не вносят данные о трудоустройстве.

 

Параллельно предприятия оповещают Социальный фонд России (СФР) о кадровом мероприятии, чтобы ведомство внесло сведения в персонифицированный учёт специалиста. В 2022 году сведения направляли по форме СЗВ-ТД, но в 2023 году её отменили после объединения ПФР и ФСС.

 

Теперь данные передают в составе ЕФС-1. Весь бланк не заполняют, достаточно:

• титульного листа;
• раздела 1 со сведениями о застрахованном лице;
• подраздела 1.1 с данными о кадровом мероприятии.

 

Форму и порядок заполнения ЕФС-1 утвердили постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 года № 245п.

 

Не знаете, как заполнить отчёт для Социального фонда? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать подготовку документов. Система соответствует актуальным нормам, поэтому минимизирует вероятность ошибок. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите затраты на фонд оплаты труда.

 

Ответственность за нарушения при трудоустройстве работника

 

Величина штрафа за нарушение порядка трудоустройства зависит от характера ошибки:

1. Если отсутствует или неправильно оформлен трудовой договор (пункт 4):

• должностные лица — 10-20 тысяч рублей;
• ИП — 5-10 тысяч рублей;
• организации — 50-100 тысяч рублей.

 

2. Нарушение порядка трудоустройства иностранных граждан (пункт 2):

• должностные лица и ИП — 25-50 тысяч рублей;
• компании — 250-800 тысяч рублей.

 

3. Если не уведомили бывшего работодателя о приёме на работу бывшего государственного служащего:

• должностные лица — 10-20 тысяч рублей;
• предприниматели — 2-4 тысячи рублей;
• юридические лица — 100-500 тысяч рублей.

 

4. Если не предоставлен отчёт ЕФС-1 или нарушены сроки сдачи (статья 17) — 500 рублей за каждый документ.

 

Порядок трудоустройства на работу включает ряд обязательных этапов, выполнение которых защищает организации и предпринимателей от необоснованных претензий и штрафов государственных органов. Особое внимание уделяют составлению трудового договора, так как от него зависит качество взаимодействия со специалистом, защищённость прав и интересов бизнеса.

 

Боитесь ошибиться при трудоустройстве сотрудника, но не хотите нанимать штатного кадровика? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные процессы и воспользоваться консультациями квалифицированных специалистов. Это защитит от крупных штрафов и необоснованных претензий недобропорядочных работников.