Рано или поздно предприятие начинает нуждаться в расширении штата, чтобы справиться с возросшим объёмом производства или спросом на услугу. Компаниям недостаточно найти подходящих специалистов. Нужно соблюсти правила трудоустройства, чтобы избежать штрафов от государственных органов и споров с работниками.
В этой статье вы узнаете, как принять на работу сотрудника, какие документы подготовить и на что обратить внимание. Мы составили пошаговую инструкцию, которую можно использовать как чек-лист.
Порядок оформления на работу
Оформление сотрудника на работу по нормам ТК РФ защитит от необоснованных претензий от работников и государственных органов. В 2023 году процедура включает в себя несколько этапов:
Это универсальный алгоритм, актуальный для большинства компаний и предпринимателей. В некоторых сферах количество этапов разнится. Например, не всегда обязательно прохождение медосмотра — требование распространяется на ограниченный перечень предприятий. Другие назначают стажировку или адаптационный период, чтобы новый специалист включился в рабочие процессы.
До приёма сотрудников убедитесь в безопасности рабочих мест и условий труда. Дополнительно ориентируйтесь на отраслевые инструкции. Например, правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта установлены Приказом Минтруда РФ от 18 ноября 2020 года № 814н.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не допустить случайных ошибок при трудоустройстве. Пользователям доступны консультации экспертов, которые расскажут про алгоритм приёма на работу, ответят на вопросы и помогут с оформлением документов. Вы закроете задачу с минимальными расходами и оперативно привлечёте необходимые кадры.
Проверка работника перед приёмом на работу
Собеседование — это первый этап. От его организации зависит загруженность кадрового отдела. Чем лучше продуман первичный контакт с соискателями, тем больше неподходящих специалистов отсеются на предварительной стадии.
Собеседование проводят лично или дистанционно — например, через Zoom. Возможно тестирование, выполнение тестовых заданий и прочие мероприятия, которые подтвердят соответствие специалиста заявленным в резюме квалификациям.
На этом этапе уточняют:
- Есть ли трудовая книжка? Если нет, ООО или ИП обязаны оформить документ. Сегодня впервые трудоустраивающимся специалистам создают только электронные ТК — от бумажных вариантов отказались.
- Был ли человек на государственной службе в последние два года? В этом случае нужно подготовить дополнительный документ, о котором расскажем далее.
- Наличие инвалидности. К этой категории предъявляют особые требования, которые отражают в трудовом договоре.
До принятия решения уточняют ограничения на трудоустройство:
1. Работы, которые запрещены несовершеннолетним гражданам — статья 265 ТК РФ.
Подробнее о трудоустройстве несовершеннолетних граждан мы рассказали в отдельной статье.
2. Женщин запрещено принимать на некоторые должности, которые связаны с опасными условиями или ручным подъёмом/перемещением тяжестей.
3. Человеку может быть запрещено занимать определённые должности по решению суда. Например, управлять коммерческой организацией или кадровым учётом предприятия.
4. Запрещено назначать педагогами и детскими работниками граждан с судимостями — статьи 331 и 351.1 ТК РФ.
5. Иностранцев принимают при наличии патента, разрешения на временное или постоянное проживание в РФ. Про трудоустройство иностранных граждан мы рассказали здесь.
Если по итогам собеседования фирма довольна специалистом, переходят к сбору документов, оформлению трудового договора и прочим обязательным процедурам.
Пакет документов для трудоустройства
Базовый пакет документов:
Дополнительные документы при необходимости:
Принятие на работу нового сотрудника не предусматривает запрос иных документов. Если фирма потребует сведения сверх перечисленных, это расценят как нарушение ТК РФ и применят санкции.
По желанию специалисты предоставляют дополнительную информацию. Например, свидетельства о рождении детей для подтверждения права на вычет по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ).
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать кадровые и бухгалтерские процессы. Система проверит достоверность данных, самостоятельно заполнит бланки и напомнит о важных датах. Вы минимизируете вероятность случайных ошибок, за которые ФНС, ГИТ и другие ведомства выписывают крупные штрафы.
Медицинский осмотр
Заключение медицинского осмотра допускает трудоустройство специалистов. Оно обязательно для специалистов, которые:
- задействованы в пищевой промышленности и контактируют с продуктами;
- выполняют обязанности в косметологических салонах, парикмахерских, медицинских учреждениях и т. п.;
- трудятся в опасных или вредных условиях;
- контактируют с несовершеннолетними гражданами.
Перечень профессий, для которых обязателен медицинский осмотр, установлен приказом Минздравсоцразвития РФ от 12 апреля 2011 года № 302н.
Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия заключения по медосмотру — нарушение прав соискателей. Компании и предприниматели обязаны направлять специалистов в медучреждения и компенсировать расходы на осмотр, даже если потом с ним не заключат трудовой договор.
Направление составляют в свободной форме и указывают:
- реквизиты фирмы или ИП: наименование, контактные данные ответственного лица, форму собственности, код основной деятельности;
- название и адрес медицинского учреждения, в которое направлен гражданин;
- вид медосмотра: периодический или предварительный;
- ФИО, дату рождения, пол сотрудника;
- номер медицинского полиса;
- должность, профессию, рассматриваемое подразделение;
- вредные или опасные условия, которые предусматривает должность.
По завершении осмотра медицинское учреждение оформляют заключение в двух экземплярах, один из которых сотрудник передает работодателю. По нему определяют возможность трудоустройства и противопоказания.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы приём сотрудника на работу прошёл без форс-мажоров. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые ответят на вопросы и защитят от распространённых ошибок. При необходимости они помогут подготовить документы и проверить добропорядочность соискателей.
Заключение трудового договора с сотрудником
Договорённости, права и обязанности сторон — компании и сотрудника — фиксируют в трудовом договоре. До заключения документа соискателя под роспись знакомят с локальными актами — внутренним распорядком, положением об оплате труда и другими, которые связаны с деятельностью сотрудника (статья 68 ТК РФ).
Также знакомят с коллективным соглашением, если оно устанавливает права и льготы. В ТД обязательно ссылаются на ключевые положения всех перечисленных документов.
Документ подписывают в течение трёх рабочих дней с момента, когда специалиста допустили до исполнения обязанностей. То есть разрешено сделать после фактического начала сотрудничества. Однако, это накладывает ограничения:
- нельзя заключить срочный трудовой договор на определённый срок. Если специалист уже приступил к работе, ТД считают оформленным на неопределённый срок;
- нельзя назначить испытательный срок.
Отсутствие трудового договора — грубое нарушение порядка, за которое выписывают крупные штрафы.
Законодательством не предусмотрен унифицированный трудовой договор. Предприятия составляют документ в свободной форме с учётом положений статьи 57 ТК РФ, специфики организации и сферы деятельности. В соглашение включают:
- реквизиты работодателя;
- данные о сотруднике;
- место работы, должность, трудовые функции;
- момент, с которого специалист приступает к выполнению обязанностей;
- оклад, тариф или иной метод определения заработной платы;
- график работы;
- условия и особенности труда.
Если планируется временное сотрудничество, заключают срочный трудовой договор. Он оптимален для сезонных работ или при замене специалиста, который ушёл в декретный отпуск. Общий порядок оформления и обязательные пункты схожи с классическим ТД, но есть и отличия. О них мы подробно рассказали в этой статье.
Когда известен объём работ, но сложно определить сроки взаимодействия, временное сотрудничество оформляют гражданско-правовым соглашением. Оно существенно отличается от трудового договора — об этом подробнее здесь.
Вместе с ТД оформляют:
- Согласие на обработку персональных данных. Если планируете передавать сведения о сотрудниках третьим лицам — например, бухгалтерам или кадровикам на аутсорсе.
- Договор о материальной ответственности. Если деятельность специалиста связана с деньгами, товарами или иным имуществом организации (статья 244 ТК РФ).
Разрешено, но не обязательно запросить у соискателя заявление о том, что он не был госслужащим в последние два года. Эта мера защитит, если специалист скрыл информацию и работодатель не уведомил о трудоустройстве предыдущего работодателя. В суде это снимет ответственность с организации или предпринимателя.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не нарушить порядок устройства на работу и подготовить необходимые документы. Пользователям доступны шаблоны, которые составили квалифицированные специалисты. Они защитят не только от штрафов, но и от нарушения прав и интересов предприятия.
Приказ о принятии на работу нового сотрудника
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приёме сотрудника. Это делают по желанию, но большинство компаний оформляют документ, так как раньше это был обязательный этап трудоустройства (статья 68 ТК РФ).
Предприятия используют унифицированный бланк № 1-Т, который утверждён постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1, или индивидуальный шаблон, закреплённый учётной политикой. Документ должен отражать:
- наименование предприятия, код ОКПО;
- ФИО руководителя или иного ответственного лица;
- порядковый номер и дата составления приказа;
- номер трудового договора, на основании которого подготовлен документ.
Приказ оформляют в день подписания ТД. Также указывают должность, подразделение и условия приёма на работу. Документ хранят в личном деле сотрудника.
Приказ подписывает директор или ИП. В течение трёх рабочих дней с ним знакомят сотрудника. Он заверяет подписью достоверность данных и подтверждает, что фирма соблюла сроки донесения сведений.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить приказ о приёме на работу за несколько минут. В системе доступны шаблоны документов, которые составлены экспертами по актуальным законодательным требованиям. Вы избежите случайных ошибок и крупных штрафов, которые замедляют развитие бизнеса.
Внесение записи в трудовую книжку
Если специалист в 2023 году трудоустраивается впервые, работодатель оформляет электронную трудовую книжку.
Некоторые работники продолжают вести бумажный документ, который компании и ИП заполняют по общим правилам: указывают должность, дату приёма, номер приказа или трудового соглашения. Это делают, когда специалист отработает пять дней. Если он перестал выполнять обязанности в первые дни, в ТК не вносят данные о трудоустройстве.
Параллельно предприятия оповещают Социальный фонд России (СФР) о кадровом мероприятии, чтобы ведомство внесло сведения в персонифицированный учёт специалиста. В 2022 году сведения направляли по форме СЗВ-ТД, но в 2023 году её отменили после объединения ПФР и ФСС.
Теперь данные передают в составе ЕФС-1. Весь бланк не заполняют, достаточно:
- титульного листа;
- раздела 1 со сведениями о застрахованном лице;
- подраздела 1.1 с данными о кадровом мероприятии.
Форму и порядок заполнения ЕФС-1 утвердили постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 года № 245п.
Не знаете, как заполнить отчёт для Социального фонда? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать подготовку документов. Система соответствует актуальным нормам, поэтому минимизирует вероятность ошибок. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите затраты на фонд оплаты труда.
Ответственность за нарушения при трудоустройстве работника
Величина штрафа за нарушение порядка трудоустройства зависит от характера ошибки:
1. Если отсутствует или неправильно оформлен трудовой договор (пункт 4):
- должностные лица — 10-20 тысяч рублей;
- ИП — 5-10 тысяч рублей;
- организации — 50-100 тысяч рублей.
2. Нарушение порядка трудоустройства иностранных граждан (пункт 2):
- должностные лица и ИП — 25-50 тысяч рублей;
- компании — 250-800 тысяч рублей.
3. Если не уведомили бывшего работодателя о приёме на работу бывшего государственного служащего:
- должностные лица — 10-20 тысяч рублей;
- предприниматели — 2-4 тысячи рублей;
- юридические лица — 100-500 тысяч рублей.
4. Если не предоставлен отчёт ЕФС-1 или нарушены сроки сдачи (статья 17) — 500 рублей за каждый документ.
Порядок трудоустройства на работу включает ряд обязательных этапов, выполнение которых защищает организации и предпринимателей от необоснованных претензий и штрафов государственных органов. Особое внимание уделяют составлению трудового договора, так как от него зависит качество взаимодействия со специалистом, защищённость прав и интересов бизнеса.
Боитесь ошибиться при трудоустройстве сотрудника, но не хотите нанимать штатного кадровика? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные процессы и воспользоваться консультациями квалифицированных специалистов. Это защитит от крупных штрафов и необоснованных претензий недобропорядочных работников.