Наличные — простор для финансовых махинаций и легализации незаконных доходов. Поэтому ЦБ РФ и ФНС следят за их оборотом и обязывают бизнес следовать правилам. За нарушение инициируют проверки и выписывают крупные штрафы, которые подрывают стабильность и благополучие предприятий.
В этой статье вы узнаете о порядке ведения кассовых операций — какие документы использовать, можно ли автоматизировать рутинные операции и какая ответственность предусмотрена за нарушения.
Правила ведения кассовых операций
Ведение кассовых операций регламентируют:
Есть несколько ключевых пунктов, которые выполняют в рамках кассовой дисциплины:
Свод правил устанавливает порядок кассовых операций ООО или ИП. Нормы направлены не только на соблюдение законодательства и избежание штрафов, но и на внутренний контроль. Грамотная организация процессов пресекает кражи, упрощает контроль средств и бюджетирование. Это актуально для фирм, у которых, например, несколько розничных точек и больше десяти сотрудников.
Принципы кассовой дисциплины фиксируют во внутренней документации, чтобы знакомить с правилами новых сотрудников. Это обязательный этап при трудоустройстве материально-ответственных специалистов. Если не ознакомить с правилами кассира, он оспорит взыскание убытков в суде — предприятие понесёт непредвиденные расходы и столкнётся с репутационными потерями.
Нормы разрабатывают с учётом законодательных требований, особенностей деятельности предприятия и отрасли в целом. Это минимизирует вероятность ошибок и оптимизирует временные затраты сотрудников на заполнение бланков.
Далее подробно рассмотрим ключевые моменты и документы, которые формируют для фиксации операций с наличными. Приведём наглядные примеры, которые можно использовать в своей работе.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции. Система заполнит отчёты, напомнит о важных сроках и упростит взаимодействие с госорганами в системе электронного документооборота. Вы тратите минимум времени на текущие задачи и больше внимания уделяете стратегическому развитию бизнеса.
Лимит кассы
Лимит кассы — это ограничение по величине наличных в кассе. Организации и ИП не должны хранить большие суммы — в первую очередь, чтобы избежать кражи. Деньги отправляют в банк для зачисления на расчётный счёт, но оставляют немного для размена и оплаты оперативных расходов.
Лимит определяют одним из двух способов:
1. По выручке:
Представим, что фирма «Адванс» за расчётный период берет 30 дней. Недалеко от магазина есть отделение банка, поэтому средства инкассируют за семь дней. За месяц наличная выручка — 114 000 рублей. Считаем: 114 000 / 30 х 7 = 26 600 рублей.
2. По расходам:
В этом случае алгоритм аналогичный. Возьмём исходные данные из прошлого примера. За месяц компания «Адванс» потратила из кассы 105 тысяч рублей. Считаем: 105 000 / 30 х 7 = 24 500 рублей.
Если организация планирует выплату зарплаты или социальных пособий сотрудникам, в этот день разрешено нарушить лимиты. Главное, чтобы после всех расходов остаток вписывался в ограничение.
Определение и фиксация лимита обязательны для средних и крупных компаний — например, федеральных продуктовых сетей, строительных магазинов и т. п. Малые организации устанавливают ограничение по собственному желанию. Если у предприятия недостаточно данных для расчёта или оно только открылось, используют примерные данные по среднерыночным значениям. После расчёта выпускают приказ, лимит фиксируют в учётной политике.
Периодичность пересмотра ограничений не установлена законодательством, но это принято делать раз в квартал, особенно быстрорастущим организациям. Если долго не менять лимит, в ходе проверки инспекторы рассчитают ограничение по актуальным данным. Если оно окажется меньше, компанию или ИП привлекут к ответственности.
Затрудняетесь с расчётом лимитов? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить исчерпывающие ответы на вопросы. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые помогут разрешить трудности. Вы справитесь без помощи дорогостоящих экспертов и ускорите развитие предприятия.
Лимит наличных расчётов
Компаниям и ИП запрещено рассчитываться наличными на сумму более 100 000 рублей. На ограничение не влияют сфера деятельности, организационно-правовая форма, тип сотрудничества и прочие факторы.
Например, компании «Адванс» и «ПромГидрант» заключили договор поставки на 273 000 рублей. По соглашению «Адванс» может оплатить наличными только 100 тысяч, остальную сумму — на расчётный счёт контрагента.
«Дробление» договора — плохая затея, которую легко выявляют специалисты налоговой инспекции. Если «Адванс» и «ПромГидрант» разделят сделку на три соглашения, чтобы по каждому рассчитаться наличными, в ходе проверки договоры объединят в один и выпишут компаниям штраф.
Ограничение по наличным расчётам распространяется на сделки между ИП и/или ООО. Если у «ПромГидрант» товары покупает физлицо без статуса ИП, можно оплатить все 273 тысячи рублей наличными.
Кто должен вести кассовые операции
За приём и выдачу денег отвечает кассир, документы заверяет бухгалтер. В небольших организациях функции могут быть совмещены — все операции выполняет один сотрудник, руководитель или ИП. Но ответственность за нарушения всегда лежит на директоре или предпринимателе.
Ответственного сотрудника назначают распоряжением, в котором указывают его личные данные и должность. Если в фирме несколько кассиров, руководитель определяет старшего — он контролирует деятельность остальных и несёт ответственность перед директором. Также с кассирами заключают договор материальной ответственности, по которому они обязаны возмещать нанесенный ущерб в полном объеме.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не нарушать правила ведения кассовых операций организациями. Система автоматизирует формирование документов и известит о законодательных изменениях. В непонятных вопросах помогут эксперты, которые рассмотрят вашу ситуацию в индивидуальном порядке.
Документальное оформление кассовых операций в РФ
Формы документов для фиксации операций с наличными утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 года № 88.
Чаще при работе с наличными пользуются приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовыми ордерами. Первым отражают поступления, вторым — выбытия. Ордеры составляют ответственные сотрудники, в том числе кассиры. Но бухгалтер обязан поставить на квитанции личную подпись и печать при наличии.
Прочие документы:
- Кассовая книга. Документ фиксирует движение денег, в конце каждого дня указывают остаток.
- Платёжная ведомость. Применяют, когда выдают зарплату наличными из кассы.
- Книга учёта. Контролирует перемещение денег между кассирами. Документ актуален для организаций и ИП, у которых несколько ответственных лиц.
Законодательство не ограничивает использование прочей внутренней документации, которую не запрашивают государственные органы и третьи лица.
Приём и выдача наличных из кассы
Фиксируйте операции с наличными, чтобы избежать проблем и вопросов при проверках. Далее подробно поговорим о порядке, но прежде вспомним вещи, на которые компаниям и ИП разрешено тратить наличные:
- выплата зарплаты, премий, надбавок и прочего;
- пособия для работников;
- покупка сырья, товаров, услуг и работ — любых ценностей, связанных с предпринимательской деятельностью (за исключением ценных бумаг);
- выдача средств подотчётным лицам;
- возвраты, если покупатель отказался от сделки и вносил предоплату наличными.
ИП разрешено брать деньги из кассы на личные расходы — это признают доходом от предпринимательской деятельности.
Приём денег в кассу
Чтобы принять деньги в кассу:
- Составьте приходный кассовый ордер. Проверьте, чтобы указанная сумма соответствовала передаваемой. Убедитесь в достоверности подтверждающего документа — например, договора поставки.
- Передайте ПКО бухгалтеру. Специалист проверит правильность заполнения бланка, заверит достоверность личной подписью и печатью (при наличии).
- Отдайте правую часть (квитанцию) лицу, которое внесло наличные деньги в кассу.
Оформление приходного кассового ордера не освобождает организации и предпринимателей от выдачи чеков с онлайн-кассы. Чтобы снизить нагрузку на кассиров, разрешено в конце смены составить единый ПКО на общую сумму поступлений.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение бланков. Система ускорит выполнение рутинных операций, чтобы у вас осталось больше времени на другие, более важные задачи. Она автоматически проверит исходные данные, чтобы минимизировать вероятность ошибок и разногласий с контрагентами.
Выдача средств из кассы
Деньги выдают по расходному кассовому ордеру. Бланк заполняют по аналогии с ПКО за исключением квитанции — её нет в бланке. Достоверность сведений заверяет бухгалтер — личной подписью и печатью при наличии.
Пересчитайте деньги в присутствии получателя, чтобы избежать разногласий.
Выдача зарплаты
При выдаче зарплаты формируют платёжную ведомость, в которой отражают:
Унифицированный бланк утверждён постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 (форма № Т-53).
Параллельно при выдаче зарплаты формируют расходный кассовый ордер по каждому сотруднику или общий документ на итоговую сумму выплат.
Выдача подотчётных средств
Подотчётным сотрудникам деньги выдают по распоряжению руководителя или по заявлению. Последнее составляют в произвольной форме. Требований к документу нет, главное — указать срок и цель использования денег.
По окончании периода использования денег работник подает авансовый отчёт с описанием расходования денег. При выдаче средств кассир формирует расходный кассовый ордер и вносит сведения в кассовую книгу, о которой расскажем далее.
Кассовая книга
В кассовой книге фиксируют приход и выбытие наличных. После смены считают конечное сальдо и сравнивают показатель с фактическим остатком. Достоверность сведений личной подписью заверяет бухгалтер — печать ставят при наличии.
Организациям и предпринимателям разрешено разработать собственную форму кассовой книги. Бланк утверждают учётной политикой.
Не хватает времени на ручное заполнение документов? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы оптимизировать временные затраты и успевать выполнять больше задач. Система заполнит бланки — вам останется проверить достоверность данных и использовать документы по назначению.
Упрощённый порядок ведения кассы
Оформление всех документов, соблюдение лимитов и инкассирование требуют высоких трудозатрат. В крупных компаниях с сотнями работников это не проблема. У малых организаций наём каждого дополнительного кадра может вызвать финансовые трудности.
Чтобы не тормозить развитие малого бизнеса, для малых организаций введён упрощённый порядок ведения кассовых операций. Он распространяется на ИП и ООО, у которых в штате до 100 сотрудников, а выручка за год — до 800 миллионов.
Им разрешено не устанавливать лимиты остатка по кассе, чтобы не тратить дополнительные средства на инкассацию. А предпринимателей дополнительно освободили от ПКО, РКО и ведения кассовой книги.
Автоматические расчёты
В 2023 году предприятия могут автоматизировать рутинные операции по приёму и выдаче наличных. Для этого используют специальное оборудование, которое:
- принимает и выдает купюры (монеты) без участия сотрудников;
- передаёт в кассу изъятые из устройства средства по базовому ПКО;
- изымает из кассы средства для передачи устройству по базовому РКО.
Подобные системы актуальны для вендинговых аппаратов и прочей техники, которая нацелена на автоматизированную продажу товаров населению.
Штрафы за нарушение порядка ведения кассовых операций
Соблюдение правил кассовой дисциплины контролирует налоговая инспекция. Как правило, нарушения выявляют в ходе внеплановых проверок. ИП и ООО штрафуют за нарушение лимитов и неправильное составление документов.
За превышение лимитов или неправильное оформление документов штрафы для компаний и предпринимателей достигают 50 тысяч рублей. Причём величина нарушения не важна: даже если неправильно оформить операцию на 100 рублей, накажут по максимальной строгости.
За превышение лимитов по расчётам ООО штрафуют на 40-50 тысяч, а ИП и должностных лиц — на 4-5 тысяч рублей. Не стоит «дробить» договоры, инспекторы выявляют подобные махинации в два счёта.
Кассовая дисциплина — важный свод правил для организаций и ИП, которые работают с наличными деньгами. ФНС следит за операциями, чтобы пресечь финансовые махинации и легализацию преступных доходов. Закон о кассовых операциях обязывает соблюдать порядок формирования документов и не превышать лимиты. Для малого бизнеса предусмотрены послабления, которые освобождают от заполнения некоторых бланков.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать учётные операции. Система самостоятельно обработает данные, сформирует отчёты и напомнит о важных сроках. Вы справитесь с задачами без штатного специалиста, сократите расходы на фонд оплаты труда и ускорите развитие бизнеса.