Выплата зарплаты или вознаграждений сторонним специалистам делает компании и предпринимателей налоговыми агентами по НДФЛ. Они обязаны сообщать в ИФНС об удержанном и уплаченном налоге за работников и партнёров. Для этого введена специальная форма, которая даёт инспекторам исчерпывающие данные.

В этой статье вы узнаете, как заполнить правильно отчёт 6-НДФЛ, когда и куда сдавать заполненный бланк и что делать, если допустили ошибку.

 

Кто должен сдавать отчёт 6-НДФЛ

 

6-НДФЛ — это отчёт об удержанном и уплаченном налоге на доходы физических лиц (НДФЛ), который заполняют налоговые агенты. К ним относятся:

• юридические лица и индивидуальные предприниматели;
• нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой;
• филиалы иностранных компаний, которые работают в РФ.

 

Обязанность по заполнению и сдаче 6-НДФЛ возникает, когда ООО или ИП перечисляет физлицу доход и как налоговый агент удерживает из него НДФЛ.

 

Наиболее типичная ситуация — выплата зарплаты по трудовому договору или вознаграждения по гражданско-правовому соглашению. Менее очевидные ситуации:

• организация или ИП арендует у физлица имущество, регулярно перечисляет средства за наём;
• сотруднику или стороннему лицу выплачивают материальную помощь: например, подарок на день рождения.

 

Форма 6-НДФЛ информирует налоговую инспекцию, выполнило ли предприятие обязательства налогового агента и в каком объёме.

 

Ручное заполнение 6-НДФЛ занимает много времени, особенно если у предпринимателя нет должного опыта. Не хотите тратить драгоценные часы — воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Достаточно внести сведения о выплатах физлицам, чтобы в конце квартала система сформировала 6-НДФЛ для сдачи. Вы быстро справитесь с задачей и избежите распространённых ошибок.

 

Порядок сдачи 6-НДФЛ

 

Чтобы избежать штрафов, нужно знать, когда, куда и в какой форме сдавать отчёт 6-НДФЛ.

 

Сроки сдачи

 

Работодатели отчитываются об удержанном и уплаченном НДФЛ раз в квартал. Отчёт сдают до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. По годовому 6-НДФЛ расширенные сроки — до 25 февраля года, следующего за отчётным (пункт 2).

 

Сроки сдачи в 2023 году:

 

 

Если срок выпадает на выходной или праздник, крайний день сдачи переносится на ближайший рабочий день. Например, 25 февраля 2024 года — воскресенье, поэтому отчёт за 2023 год сдают до 26 февраля.

 

Куда сдавать

 

Организации сдают бланк 6-НДФЛ по месту регистрации, а индивидуальные предприниматели — по адресу прописки.

 

Есть частные ситуации. Во-первых, для предпринимателей на патентной системе налогообложения. Они сдают 6-НДФЛ в ИФНС региона, где ведут деятельность на ПСН (даже если он отличается от прописки). Например, ИП зарегистрирован в Челябинске, а работает в Кургане. Он сдаёт отчёт в инспекцию Курганской области.

 

Во-вторых, для обособленных подразделений. Они отчитываются по месту своей регистрации. Но если регион ОП совпадает с головной организацией, разрешено направлять отчёт в её ИФНС.

 

Если в муниципалитете зарегистрировано несколько филиалов, 6-НДФЛ можно сдавать по месту регистрации одного из них. Для этого до 1 января выбирают ИФНС и направляют уведомления во все инспекции подразделений.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение налоговых отчётов. Система самостоятельно проверит исходные данные, сформирует бланки и укажет на возможные ошибки. Вам останется сдать отчёты в ИФНС и перечислить средства.

 

Способы сдачи 

 

Способ подачи зависит от численности штата компании или ИП. Есть два варианта:

1. Бумажный. Бланк заполняют от руки или на компьютере, сдают в ИФНС лично, через представителя или заказным письмом через Почту России. Вариант доступен работодателям, у которых трудоустроено до 10 человек.
2. Электронный. Отчёт составляют на компьютере, в налоговую отправляют через личный кабинет налогоплательщика или систему электронного документооборота. В обоих случаях сведения заверяют квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или иного лица, у которого есть полномочия сдавать отчёты.

 

Если в организации до 10 сотрудников, руководитель выбирает формат сдачи по собственному усмотрению. В остальных случаях доступна только электронная сдача 6-НДФЛ.

 

Пошаговая инструкция по заполнению 6-НДФЛ

 

Новая форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. Порядок заполнения — второе приложение приказа.

 

Скачать бланк 6-НДФЛ

 

6-НДФЛ — правила заполнения:

• При ручном заполнении использовать чёрную, фиолетовую или синюю пасту. На компьютере — шрифт Courier New, 16-18 кегль.
• В каждой ячейке — по символу. Текст вносить заглавными печатными буквами, цифровые значения выравнивать по правому краю.
• При ручном заполнении в пустых ячейках ставить прочерки, на компьютере — нет.
• В строках указывать «0», если нет данных для определения показателя.
• Страницы нумеровать по возрастанию в формате «001», «002» и т. д.

 

В отчёт нельзя вносить исправления корректирующими средствами. Если нашли ошибку после распечатки бланка, исправьте её на компьютере и повторно распечатайте нужный лист.

 

Далее рассмотрим порядок и образец заполнения отчёта на примере компании «Адванс», которая отчитывается об удержанном и уплаченном НДФЛ за второй квартал 2023 года.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не вникать в тонкости заполнения 6-НДФЛ. Внесите исходные данные о выплаченных доходах, чтобы система самостоятельно исчислила показатели и заполнила бланк. Вы справитесь с задачей без сторонней помощи и сократите расходы на фонд оплаты труда.

 

Титульный лист

 

На титульном листе укажите реквизиты налогового агента, который отчитывается об удержанном НДФЛ.

 

Пошаговая инструкция:

1. Укажите ИНН и КПП (для организаций). Номер страницы — «001».
2. Номер корректировки для исходного отчёта — «0—». Если подаёте уточнённые сведения, поставьте соответствующий номер: в первый раз — «1—», во второй — «2—» и т. д.
3. Код второго квартала — 31. В строке календарный год — 2023.
4. Укажите код налогового органа, в который направляете отчёт. Если не знаете, уточните реквизиты отделения в сервисе ФНС.
5. Код предоставления в 6-НДФЛ для организаций — «214», для предпринимателей — «120».
6. Напишите полное наименование агента: Общество с ограниченной ответственностью или Индивидуальный предприниматель.
7. Укажите код ОКТМО, контактный номер руководителя или главного бухгалтера.
8. Графу «Расчёт составлен на» заполняйте в последнюю очередь. Когда заполните разделы, станет известно точное количество листов отчёта.
9. В правой части нижнего блока выберите статус заявителя, укажите ФИО или наименование организации. Если подаёте сведения через представителя, в нижние строки внесите реквизиты доверенности.

 

6-НДФЛ, период представления — код для остальных периодов:

• 1 квартал — «21»;
• 9 месяцев — «33»;
• год — «34».

 

Образец заполнения 6-НДФЛ — титульный лист:

 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование налоговых отчётов. Система заполнит бланки и напомнит про сроки выполнения обязательств. Вы справитесь без штатного бухгалтера, сэкономите на зарплате персонала и избежите штрафов от ФНС за распространённые ошибки.

 

Раздел 1

 

В первом разделе отразите сумму удержанного налога на доходы физических лиц.

 

Пошаговая инструкция:

 

1. В строке 010 укажите код бюджетной классификации:

• 18210102010011000110 — для доходов в пределах 5 миллионов рублей, с которых НДФЛ удерживают по ставке 13%;
• 18210102080011000110 — для доходов свыше 5 миллионов рублей, с которых НДФЛ удерживают по ставке 15%.

 

Если удерживали НДФЛ по обеим ставкам, подготовьте два листа первого раздела с разными КБК.

 

2. В строке 020 укажите сумму удержанного НДФЛ за последние три месяца, а в строках 021-024 детализируйте по срокам перечисления. После введения единого налогового платежа (ЕНП) изменились периоды.

 

Шпаргалка по заполнению строк 021-024 с периодами:

 

 

3. В строке 030 укажите сумму налога, которую вернули работникам за отчётный период. Например, если раньше удержали лишнее. В строках 031 и 032 детализируйте данные:

• 031 — дата возврата налога;
• 032 — сумма возврата.

 

Если в отчётный период не было возвратов, оставьте строки пустыми, при заполнении от руки проставьте прочерки. Если не хватило строк 031 и 032 для отражения сведений, добавьте лист и продолжите заполнение. Дублировать КБК, сведения в строках 021-024 и 030 не нужно.

 

Пример заполнения 6-НДФЛ — раздел 1:

 

 

Не знаете, как правильно подготовить отчёт 6-НДФЛ? Нет времени на изучение нюансов, а в бюджете недостаточно средств для найма бухгалтера? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы решить обе проблемы! Система самостоятельно заполнит бланк и укажет на возможные неточности. Она станет полноценным бухгалтером вашей компании, но потребует в 10-20 раз меньше денег.

 

Раздел 2

 

Во втором разделе отразите сведения о начисленных доходах, количестве физлиц-получателей, удержанном налоге и т. п. Информацию укажите накопленным итогом с начала года.

 

Пошаговая инструкция:

• 100 — укажите ставку НДФЛ, для которой приводите данные.
• 105 — внесите код бюджетной классификации (КБК), который соответствует ставке из строки 100. В примере — 13%, КБК — 18210102010011000110. Если применяете тариф 15%, КБК — 18210102080011000110.
• 110 — напишите сумму дохода, которую получили физлица по трудовым договорам, ГПХ-соглашениям и т. п.
• 111 — укажите доход, выплаченный в качестве дивидендов.
• 112 — напишите величину выплат сотрудникам по трудовым договорам.
• 113 — внесите сумму вознаграждений специалистам, которые сотрудничали с предприятием по гражданско-правовому соглашению.
• 115 — укажите, сколько выплатили высококвалифицированным специалистам.
• 120 — напишите количество физлиц, которые получили от организации доходы по трудовым или гражданско-правовым договорам.
• 121 — внесите количество лиц, которые относятся к категории высококвалифицированных специалистов.
• 130 — укажите величину вычетов, полученных сотрудниками. Например, по статье 217 НК РФ — 4000 рублей с подарков или материальной помощи.
• 140 — напишите сумму исчисленного НДФЛ. Проверьте значение с доходом из строки 110 с учётом вычетов по строке 130.
• 141 и 142 — отразите величину исчисленного налога с дивидендов и доходов высококвалифицированных специалистов.
• 150 — укажите величину авансов, на которую уменьшили значение строки 140. Например, по иностранцу, который работает в России по патенту.
• 155 — напишите сумму налога на прибыль с дивидендов в пользу агента, который учтён в НДФЛ.
• 160 — внесите сумму НДФЛ, которую фактически удержали с доходов физических лиц.
• 170 — укажите налог, который не смогли удержать. Например, если направили подарок бывшему сотруднику и не можете удержать НДФЛ, так как в будущем не будет финансовых операций.
• 180 — напишите величину НДФЛ, которую удержали по ошибке. Например, если не учли право сотрудника на вычет.
• 190 — внесите сумму налога, которую вернули по статье 231 НК РФ.

 

Если формируете отчёт для НДФЛ по тарифу 15%, заполните отдельный лист с разделом 2. В строке 105 укажите соответствующий КБК.

 

Образец заполнения — раздел 2:

 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не тратить несколько часов на заполнение 6-НДФЛ. Система самостоятельно заполнит бланк, вам останется своевременно сдать отчёт в налоговую инспекцию. Вы справитесь без штатного бухгалтера, избежите распространённых ошибок и ускорите развитие бизнеса.

 

Заполнение приложения к 6-НДФЛ «Справка о доходах и суммах налога физического лица»

 

Справка 6-НДФЛ — это данные по конкретному физическому лицу. Её заполняют по всем официально трудоустроенным сотрудникам или внешним исполнителям на ГПХ, чтобы показать сведения о совокупном доходе, удержанном и уплаченном налоге. Раздел заполняют в составе годового отчёта, ежеквартально сдавать справки не нужно.

 

Пошаговая инструкция:

 

Сначала укажите индивидуальный номер справки — любой по собственному усмотрению. Главное, чтобы он не дублировался с разделами по другим физлицам. Правее — номер корректировки, для исходной справки — «00». Если сдаёте уточнёнку, для первой корректировки — «01», для второй — «02» и т. д.

 

Раздел 1:

• укажите ИНН и ФИО физлица, которому платили зарплату или вознаграждения по гражданско-правовому соглашению;
• отразите статус налогоплательщика: «1» — для резидента, «2» — для нерезидента, «3» — для высококвалифицированного специалиста;
• внесите дату рождения специалиста;
• укажите гражданство физического лица по классификатору стран мира, который утверждён постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 года № 529-ст. Для России — «643»;
• укажите код документа, который удостоверяет личность. Для паспорта РФ — «21». Правее — серию и номер документа.

 

Раздел 2:

• укажите ставку налога и соответствующий КБК;
• напишите сумму выплаченного дохода и величину налоговой базы, которая определена как разность доходов и вычетов;
• отразите исчисленную и удержанную сумму НДФЛ;
• отразите сумму фиксированных авансов. Актуально для иностранцев, которые уже заплатили за патент — расходы включены в НДФЛ;
• укажите сумму налога на прибыль, которая включена в счёт НДФЛ. Актуально для учредителей, которые получают дивиденды;
• внесите фактически уплаченный налог и величину излишне удержанного НДФЛ.

 

Раздел 3 — заполняют для специалистов, которые получили право на вычеты. В первых строках укажите коды и суммы вычетов. Коды — по значениям из второго приложения приказа ФНС России от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@. Например, для имущественного вычета за покупку жилья — «311».

 

Ниже укажите реквизиты уведомления, по которому работник получает вычет. Если вычет предоставляют без уведомления, оставьте поля пустыми. Коды вида уведомления:

• «1» — имущественный;
• «2» — социальный;
• «3» — фиксированные авансовые платежи.

 

Раздел 4. Заполните, если с какой-то части дохода не удалось удержать НДФЛ. Раздел актуален для бывших сотрудников, которым вручили подарки или выделили материальную помощь. Если по специалисту нет подходящих данных, оставьте раздел пустым.

 

 

Приложение к справке заполните по итогам года. Отразите информацию о выплатах и вычетах за каждый месяц.

• Месяцы укажите в формате: «01» — январь, «02» — февраль и т. д.
• Код дохода — по первому приложению приказа ФНС России от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@, код вычета — по второму.

 

 

Справка и приложение заполнены для наглядности. Мы рассматривали пример заполнения 6-НДФЛ за второй квартал, когда не нужно заполнять справку и приложение.

 

Как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ, инспекторы ФНС России рассказали в письмах от 18 февраля 2022 года № БС-4-11/1981@ и от 10 марта 2022 года № БС-4-11/2819@.

 

Тратите много времени на отчёты и не успеваете выполнить важные бизнес-задачи? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать найма штатного бухгалтера. Система заменит специалиста: самостоятельно заполнит бланки, наполнит про важные сроки и упростит подачу сведений по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

 

Уточнённый расчёт 6-НДФЛ

 

Если допустили ошибки в исходном отчёте, предоставьте в ИФНС скорректированные сведения. Компании и предприниматели должны исправлять любые ошибки:

• неверные реквизиты налогового агента;
• код периода предоставления 6-НДФЛ указан неправильно. Например, в первом квартале указали код третьего;
• неправильные сведения о выплаченных доходах или удержанном НДФЛ — как в большую, так и в меньшую сторону;
• недостоверные данные о физических лицах, которые получали доходы от предприятия;
• неточные КБК или величины процентных ставок по НДФЛ;
• и прочие.

 

Исключение — специалист поздно предоставил сведения о праве на налоговый вычет. Например, он мог им воспользоваться с начала года, но предоставил документы только в июне. Не делайте корректировку по предыдущим периодам — достаточно пересчитать показатели в 6-НДФЛ за ближайший отчётный период.

 

Чтобы уточнить сведения:

• На титульном листе 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите соответствующий номер уточняющего отчёта. Для первого — «1—», для второго — «2—» и т. д.
• Внесите нужные исправления.
• Повторно сдайте бланк в ИФНС доступным способом.

 

 

Срок предоставления уточнений укажут в требовании, которое направляют по месту регистрации ООО или прописки ИП. Если вы самостоятельно нашли ошибку, сдайте уточнёнку в кратчайшие сроки.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы сдавать 6-НДФЛ без ошибок с первого раза. Система самостоятельно проанализирует исходные данные и укажет на возможные неточности. Вы справитесь без сторонних экспертов и потратите минимум времени. Это защитит от штрафов налоговой инспекции и ускорит достижение стратегических целей.

 

Нулевой отчёт 6-НДФЛ

 

Если вы никогда не выплачивали доходы физлицам, не сдавайте нулевой отчёт.

 

Но если в прошлом году платили зарплаты, а в этом сократили штат и не выполняли функции налогового агента, могут возникнуть разногласия. ИФНС посчитает, что если раньше получала 6-НДФЛ, а теперь нет, вы нарушаете обязательства. Чтобы избежать штрафа:

• сдайте нулевой отчёт — по всем показателям проставьте нулевые значения;
• или направьте в ИФНС письмо в свободной форме с информацией об отсутствии обязанностей налогового агента.

 

Ещё одна ситуация: в первом квартале вы выплачивали доходы физлицам, а затем перестали. Тогда до конца года сдавайте отчёт с показателями предыдущих периодов. Если не сдавать 6-НДФЛ, это признают нарушением обязательств и оштрафуют.

 

Штрафы

 

Если нарушите сроки сдачи 6-НДФЛ, за каждый полный или неполный месяц просрочки выпишут штраф на 1000 рублей — пункт 1.2.

 

Например, 6-НДФЛ за полугодие сдали 8 сентября. За полный и неполный месяцы просрочки выпишут штраф на 2000 рублей. Дополнительная ответственность предусмотрена для руководителя — 300-500 рублей.

 

С 20-го дня просрочки налоговая инспекция может заблокировать операции по расчётным счетам — пункт 3.2. Ограничения снимут на следующий рабочий день после сдачи 6-НДФЛ.

 

За ошибки в показателях или реквизитах штрафуют на 500 рублей — пункт 1. Дополнительная ответственность предусмотрена для руководителя — 300-500 рублей.

 

Если у вас трудоустроено более 10 сотрудников, но отчёт сдали на бумажном носителе, выпишут штраф на 200 рублей.

 

Таким образом, 6-НДФЛ — это отчёт об удержанном и уплаченном НДФЛ, который заполняют налоговые агенты. К последним относятся организации и предприниматели, которые выплачивают доходы физлицам, а также нотариусы, адвокаты и филиалы иностранных компаний.

 

Отчёт сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за истёкшим отчётным периодом. Годовой 6-НДФЛ сдают до 25 февраля следующего года. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день. Отчёт сдают в ИФНС по месту регистрации — в бумажном или электронном виде в зависимости от количества сотрудников.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать распространённых ошибок в 6-НДФЛ. Проконсультируйтесь с экспертами платформы, если столкнулись с трудностями или непонятными моментами. Специалисты рассмотрят вопрос, дадут правовое разъяснение и оптимальный алгоритм действий. Вы получите полноценного партнёра, который заинтересован в развитии вашего бизнеса.