Работодатели обязаны компенсировать работникам период временной нетрудоспособности и удерживать НДФЛ с перечисленных пособий. Чтобы избежать штрафов, нужно правильно отразить налог и сроки уплаты в 6-НДФЛ.

В этой статье вы узнаете, как правильно отразить больничные в 6-НДФЛ в 2021 году, когда необходим перерасчёт пособия и корректировка исходного документа.

Как отражается больничный лист в 6-НДФЛ

По налогу на доходы физических лиц организации и индивидуальные предприниматели отчитываются на бланке, утверждённом Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. 

Пособие по временной нетрудоспособности — доход работников, который облагается НДФЛ. Раньше организации и предприниматели целиком выплачивали больничный сотрудников. С 2021 года обязанность частично делегировали Фонду социального страхования. Теперь ООО и ИП оплачивают первые три дня нетрудоспособности. 

Прежде чем узнать, как правильно заполнить 6-НДФЛ при выплате больничного, вспомним о сроках перечисления пособия.

По возвращении на работу сотрудник передаёт работодателю подтверждающие документы, в том числе больничный лист. Бухгалтерия в течение 10 календарных дней рассчитывает сумму выплаты. Фактически деньги перечисляют работнику в ближайший день, который установлен для выдачи аванса или заработной платы.

В первом разделе 6-НДФЛ исчисленные с зарплаты и пособия по временной нетрудоспособности налоги отражают разными комплектами строк из-за отличающегося срока уплаты (пункт 6):

• с зарплаты — не позже следующего рабочего дня после выплаты денег;
• с больничного — до конца месяца, в котором работнику выплатили средства.

Дата фактического получения дохода в 6-НДФЛ после обновления формы не указывается. В отчёт вносят сведения по сроку уплаты налога. Это упрощает заполнение документа и снижает вероятность ошибок.

Если хотите сделать отражение больничного в 6-НДФЛ без ошибок, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование отчёта, проверяет достоверность расчётов и напоминает о сроках уплаты налога и сдачи документа в ФНС.

Заполнение раздела 1

В первый раздел входят сведения об обязательствах налогового агента по уплате НДФЛ.

В строке 010 указывают код бюджетной классификации в соответствии с применяемой ставкой. Пока доход работника с начала года накопленным итогом не превышает 5 миллионов рублей, НДФЛ исчисляют по ставке 13%. После превышения тариф увеличивается до 15%. КБК:

• для 13% — 18210102010011000110;
• для 15% — 18210102080011000110.

В строке 020 отражают сумму налога на доходы физических лиц, которую организация или индивидуальный предприниматель удержал в течение квартала. Значение должно соответствовать сумме строк 022.

В строку 021 вносят срок уплаты удержанного НДФЛ, а в строку 022 — соответствующую сумму. Даты больничного и фактического выплаты для 6-НДФЛ значения не имеют, эту информацию в документе не отражают.

Строки 030-032 заполняют в случае возврата излишне уплаченного НДФЛ. В обычных случаях проставляют прочерки.

Раздел 1:

Если вы не знаете, как отразить больничный в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система учитывает законодательные требования, вам остаётся указать данные о выплатах, дождаться расчётов и сформировать готовый документ. Это позволяет самостоятельно заполнять отчёты без привлечения квалифицированного бухгалтера.

Заполнение раздела 2

Во втором разделе отражают исчисленные, удержанные и перечисленные налоги с доходов физических лиц.

В строке 100 указывают актуальную ставку НДФЛ. Если доход некоторых работников превысил 5 миллионов и тариф увеличился до 15%, второй раздел заполняют отдельно по каждой ставке. В строке 105 дублируют КБК из строки 010 первого раздела.

В строке 110 отражают выплаченный доход. В строках 111-113 указывают, какие суммы перечислены в качестве дивидендов, по трудовым и гражданско-правовым договорам. В строке 120 указывают количество физических лиц, которые в отчётном периоде получали выплаты.

В строках 140 и 160 указывают исчисленный и удержанный налог на доходы физических лиц.

Раздел 2:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы быстро и без ошибок заполнить 6-НДФЛ. Система автоматизирует формирование документа, проверяет достоверность сведений и помогает с электронной отправкой отчёта в ФНС.

Образец 6-НДФЛ с учётом больничного

Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ. Дмитрий Николаевич — маркетолог, работает в ООО «Цветочек». 5-го числа компания выплачивает сотрудникам авансы, а 25-го — остатки заработной платы.

8 ноября специалист ушёл на больничный, вернулся 15 ноября. По возвращении передал в бухгалтерию больничный лист. 18 ноября организация начислила работнику 2 345 рублей. Выплатила 25 ноября вместе с остатками по зарплате — 37 000 рублей.

В 6-НДФЛ отразим всю зарплату с учётом аванса: 25 000 + 37 000 = 62 000 рублей. Аванс не признаётся доходом, поэтому его отдельно в отчёт не вносят.

Образец заполнения:

Дополним: при увольнении выплата больничного осуществляется в последний рабочий день. Но срок перечисления НДФЛ не меняется, поэтому налог с зарплаты и пособия в первом разделе отражают разными комплектами строк.

Если вы не знаете, как отражается больничное пособие в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение документа с учётом нормативных требований и проверяет достоверность расчётов. С ним вы избежите штрафов за ошибки и сэкономите на привлечении штатного бухгалтера.

Больничный, начисленный в одном периоде, а выплаченный в другом

Раньше переходящий больничный создавал много сложностей. В одном периоде указывали даты начисления пособия, в следующем — фактическую уплату налога. В новой форме указывают только срок уплаты НДФЛ по фактической выплате дохода. Больше не нужно думать, как правильно разнести суммы, и делать перерасчёт больничного.

Например, Николай Петрович вернулся с больничного 25 сентября, сдал больничный лист и другие подтверждающие документы. 27 сентября бухгалтерия начислила 2 890 рублей. Но выплатят пособие только 5 октября — в день перечисления авансов.

Уплаченные средства и удержанный налог включаются в отчёт за период, в котором фактически выплачены средства. В данном случае — в годовом 6-НДФЛ (за 4 квартал). Корректировка требуется, если в исходных расчётах допущены ошибки.

Когда платить НДФЛ по больничным листам

Для правильной выплаты компенсации и избежания штрафов запомните три правила:

• пособие начисляют в течение 10 календарных дней с момента предоставления больничного листа и других подтверждающих документов;
• больничный выплачивают в ближайший день с авансом или заработной платой;
• НДФЛ перечисляют в бюджет до конца месяца, в котором пособие фактически выдано работнику.

Если срок перечисления налога выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день.

Чтобы не забыть о сроках уплаты НДФЛ и других налогов, воспользуйтесь Buhinformer. Сервис автоматизирует рутинные операции по составлению отчётности и напоминает о сроках предоставления документов в контролирующие органы.