Порядок заполнения и сдачи отчёта 6-НДФЛ при смене юридического адреса

При переезде на новый юридический адрес у организации изменяется КПП, ОКТМО и код налоговой инспекции. Для таких случаях ФНС разработала специальный порядок сдачи 6-НДФЛ, чтобы не создавать путаницы в отчётах.

В этой статье вы узнаете, как заполнить отчёт об удержанном и уплаченном налоге на доходы физических лиц при смене юридического адреса.

 

Инструкция, как заполнять 6-НДФЛ при смене юридического адреса

 

Организации и индивидуальные предприниматели, от которых физические лица получают доходы по трудовым или гражданско-правовым договорам, обязаны отчитываться об удержанном и уплаченном НДФЛ. Для этого разработан бланк 6-НДФЛ, утверждённый Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.

 

В течение отчётного периода юридическое лицо или индивидуальный предприниматель может переехать в другое место. Сдача 6-НДФЛ при смене юридического адреса имеет ряд особенностей. В частности, при наличии обособленных подразделений ОКТМО указывают отдельно по каждому адресу филиала.

 

Требования к заполнению отчёта в подобных ситуациях описаны в письме налоговой службы от 27 декабря 2016 года № БС-4-11/25114@. Они актуальны и для нового бланка, который работодатели применяют с 2021 года.

 

Согласно комментариям ФНС, фирмы и предприниматели при смене адреса сдают два отчёта:

 

  • за период до изменения;
  • за период после изменения.

 

Если юридический адрес сменили, например, в втором квартале, по два отчёта сдают до конца года, так как второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года. Этот момент заранее уточните в налоговой инспекции по новому месту регистрации. Сотрудники расскажут об оптимальном порядке действий в сложившейся ситуации.

 

Не знаете, как правильно заполнить 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа и проверяет достоверность сведений. Вы заполните документ без ошибок за несколько минут, не привлекая квалифицированного бухгалтера.

 

Пример заполнения 6-НДФЛ

 

Перед заполнением отчётности проверяют обновлённые данные в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Организации просматривают ОКТМО, КПП и код налоговой инспекции, индивидуальные предприниматели — только ОКТМО и код ИФНС. После обновления вносят изменения в платёжки по налогам. Сведения должны соответствовать новым реквизитам.

 

В противном случае платежи придут в старую налоговую инспекцию. Тогда по новому адресу образуется недоимка, а по старому — переплата. Штрафа, скорее всего, избежать удастся, но будет потрачено время на выяснение обстоятельств и доказательства. 

 

Рассмотрим на примере, как заполнить 6-НДФЛ, если в течение квартала организация сменила юридический адрес.

 

06.12.2021 в Едином государственном реестре юридических лиц обновился адрес ООО «Цветочек», ОКТМО, КПП и код инспекции. По итогам года фирме необходимо сдать два 6-НДФЛ.

 

В организации трудоустроено 14 сотрудников, ежемесячный фонд оплаты труда — 710 000 рублей. За первый, второй и третий квартал фирма выплатила 6 390 000 рублей, удержала и перечислила в бюджет НДФЛ 830 700 рублей. Эти данные нужны для корректного заполнения второго раздела отчёта. Его заполняют накопленным итогом с начала года.

 

Хронология событий в четвёртом квартале:

 

  • 20.10.2021: выплачена заработная плата за сентябрь — 710 000 рублей;
  • 21.10.2021: в бюджет перечислен НДФЛ — 92 300 рублей;
  • 19.11.2021: выплачена заработная плата за октябрь — 710 000 рублей;
  • 22.11.2021: в бюджет перечислен НДФЛ — 92 300 рублей;
  • 06.12.2021: смена юридического адреса, обновлены ОКТМО, КПП и код инспекции;
  • 20.12.2021: выплачена заработная плата за ноябрь — 710 000 рублей;
  • 21.12.2021: в бюджет перечислен НДФЛ — 92 300 рублей.

 

Заработную плату за декабрь перечислят в январе, сведения по ней отразят в отчёте за первый квартал 2022 года.

 

В первый отчёт со старым ОКТМО внесём данные по выплатам до 06.12.2021 — по зарплате за сентябрь и октябрь.

 

Образец заполнения первого 6-НДФЛ при смене адреса:

 

 

 

 

 

Во втором отчёте с новым ОКТМО отразим информацию по перечислениям после 06.12.2021 — по зарплате за ноябрь. При этом КПП и код налоговой инспекции в обоих документах должны соответствовать актуальным данным из ЕГРЮЛ.

 

Образец заполнения второго 6-НДФЛ при смене адреса:

 

 

 

 

В конце года работодатели сдают справки 2-НДФЛ, которые с 2021 года стали приложением отчёта по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ). При смене юридического адреса порядок формирования документа аналогичен описанному выше.

 

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и избежать штрафов, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. В нём учтены все нормативные требования, автоматизирован расчёт налогов и встроена система проверки достоверности. А с налоговым календарём вы не забудете о крайних сроках сдачи отчётности и уплаты налога.

 

FAQ

  • Что будет, если после смены юридического адреса платить НДФЛ по старым реквизитам?

Ответ: В старой ИФНС возникнет переплата по налогу на доходы физических лиц, а новая налоговая инспекция будет считать, что вы не уплачиваете НДФЛ.

 

  • Как быть, если при смене адреса осталась привязка к прежней налоговой инспекции?

Ответ: При смене местонахождения в любом случае изменится ОКТМО. Это необходимо отразить в 6-НДФЛ.

Другие востребованные услуги