Один из обязательных документов, который увольняемый должен получить от бывшего работодателя — выписка из формы СЗВ-М. В нашей статье расскажем про все нюансы его оформления — отчётный период, сроки и порядок выдачи, санкции за нарушения требований законодательства.

Как правильно заполнить отчёт СЗВ-М при увольнении сотрудника

Форма СЗВ-М при увольнении применяется та же самая, что и при сдаче ежемесячного отчёта в ПФР. С 30 мая 2021 года действует обновлённый бланк в соответствии с Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 №103п.   

Есть одно основное отличие — отчёт заполняют строго на увольняемого сотрудника, данные других лиц там содержаться не должны. По сути, это выписка из общего отчёта с информацией по конкретному работнику.

Общие правила оформления:

• форма отчёта должна быть исходной («исхд»);
• в полях «отчётный период», «календарного года» ставятся месяц и год увольнения;
• в таблице 4 раздела указывают ФИО, СНИЛС и ИНН увольняемого лица. Если у него отсутствует отчество или ИНН, эти данные можно не заполнять. 

Для получения СЗВ-М увольняемому сотруднику заявление подавать не нужно, — выписка должна выдаваться по умолчанию.

Образец выписки из СЗВ-М на уволенного 21.06.2021 года сотрудника ООО «Статус» Степанова Н.Г. Так как это выписка из общего документа, программа ставит порядковый номер работника из списка. 

Сроки сдачи СЗВ-М в ПФР

Специальный СЗВ-М по уволенным в ПФР предоставлять не нужно. Они попадут в общий ежемесячный отчёт СЗВ-М который отправляют в Пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца. 

Начиная со следующего после увольнения месяца их нужно исключить из перечня застрахованных лир

Например, Степанова Н.Г. включили в отчёт СЗВ-М за июнь 2021 года, а в отчёте за июль его уже нет.

За какой период выдавать справку СЗВ-М уволенному сотруднику

Федеральным законом от 01.04.1996 №27-ФЗ не определён период, за который работодатель должен предоставить выписку СЗВ-М при увольнении. Поэтому, после многочисленных обращений, в письме отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 N В-4510-08/7361, дано пояснение, что по форме СЗВ-М нужно подать сведения за отчётный период, то есть месяц.   

Таким образом, выписку нужно сформировать за текущий месяц (месяц увольнения по приказу), даже если сотрудник увольняется первого числа.

Отчёт распечатывается и выдаётся бывшему работнику на руки. Важно получить подтверждение выдачи документа. Это можно сделать одним из трёх способов:

• взять письменную расписку (Я, Степанов Николай Гаврилович, подтверждаю что при расторжении трудового договора получил выписку из отчёта СЗВ-М за июнь 2021 года, подпись, дата);
• распечатать два экземпляра выписки из СЗВ-М, один экземпляр отдать увольняемому, на втором попросить его расписаться в получении;
• завести журнал выдачи копий документов при увольнении, в котором будут все необходимые подписи и наименования полученных выписок.

Как быть, если сотрудник отсутствует в день увольнения? Можно отправить ему письмо на домашний адрес о необходимости получения выписки из СЗВ-М. Либо запросить его согласие на отправку выписки СЗВ-М по почте. Если письменное разрешение будет получено, в его адрес посылается выписка и сопроводительное письмо, в котором указывается перечень прилагаемых документов.

Этой корреспонденцией работодатель сможет подтвердить исполнение своих обязанностей по выдаче обязательных документов при увольнении.

Штрафы за невыдачу СЗВ-М при увольнении

Выписка из отчёта СЗВ-М входит в обязательный список документов, вручаемый при увольнении, и поэтому его отсутствие или несвоевременная выдача может стать причиной солидного штрафа по статье 5.27 КоАП РФ:

• для организации-работодателя — от 30 до 50 тысяч рублей при первом нарушении, от 50 до 70 тысяч рублей — при повторном;
• для должностного лица организации — от 1 до 5 тысяч рублей при первом нарушении, от 10 до 20 тысяч рублей при повторном. Руководителя организации могут дисквалифицировать на срок до 3 лет;
• для индивидуальных предпринимателей действуют такие же нормы, как для должностных лиц организации (штраф 1- 5 тысяч рублей при первом нарушении, 10-20 тысяч рублей при повторном).

ПФР может наложить штраф на работодателя только после получения жалобы от уволенного сотрудника и подтверждения факта нарушения трудового законодательства.