Транспортная накладная подтверждает расходы на доставку грузов при расчёте налога к уплате. С 1 марта 2022 года организации и предприниматели пользуются новой формой документа. Бизнесу разрешили постепенно переходить на электронный формат.
В этой статье вы узнаете порядок формирования ТН и посмотрите пример заполнения транспортной накладной со стороны грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Новая форма транспортной накладной в 2022 году
В 2022 году организации и индивидуальные предприниматели пользуются бланком, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200 в редакции от 30 ноября 2021 года с изменениями от 12 марта 2022 года. Порядок заполнения установлен девятым разделом.
Скачать актуальную форму транспортной накладной — Excel
Документ оптимизировали — количество разделов сократили до 12. Оформление транспортной накладной по новым правилам требует заполнения всех блоков без отметок «при необходимости» и «при наличии».
Другие изменения технические. Переименование и перестановка строк, корректировка описаний назначения блоков и т. п.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы заполнить транспортную накладную без ошибок. Система автоматизирует формирование документов, проверяет достоверность исходных данных и указывает на возможные проблемы. С ней вы подтвердите все бизнес-расходы, избежите доначисления налогов и штрафов от ФНС.
Электронная транспортная накладная
С 1 марта 2022 года действуют электронные транспортные накладные — ЭТрН. До начала 2023 года их применяют по собственному желанию. С 01.01.2023 г. цифровой формат станет обязательным.
Форма электронной транспортной накладной утверждена Приказом Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.
Для работы с ЭТрН разработали единую федеральную информационную систему — ГИС ЭПД. Водителям разрешено подписывать документы обычной электронной подписью. Но после доставки товаров перевозчик обязан заверить транспортную накладную квалифицированной электронной подписью.
Для чего нужна транспортная накладная
Транспортная накладная выполняет две функции:
- подтверждение оказания услуг по транспортировке грузов;
- обоснование транспортных расходов предприятия.
Документом сопровождают любые перевозки в пределах России — междугородние и внутри населенных пунктов. ТН идентифицирует стороны сделки: грузоотправителя, перевозчика и получателя продукции. Подтверждает логичность претензий одной из сторон в случае судебных разбирательств.
Заполнение бланков отнимает много рабочего времени? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы формировать транспортные накладные за несколько минут. Система исключает распространённые ошибки и проверяет достоверность реквизитов партнёров.
В каких случаях требуется ТН
Накладная для перевозки груза нужна, когда:
- продавец доставляет груз покупателю на собственном транспортном средстве;
- покупатель нанимает стороннюю фирму для перевозки купленных товаров.
Если стоимость доставки включили в цену продукции, ТН не оформляют. Покупатель подтвердит расходы накладной ТОРГ-12, УПД или иным первичным документом.
Аналогично, если покупатель забирает товары собственным автомобильным транспортом. Расходы на горюче-смазочные материалы, зарплату водителя и амортизацию подтверждают:
- путевой лист;
- зарплатный табель;
- и иные документы.
Сотрудникам ДПС разрешено запрашивать у водителя транспортную накладную для проверки законности транспортировки груза.
Кто и в каком количестве оформляет накладную
Количество экземпляров зависит от сторон сделки:
- если продавец доставляет товары собственным ТС, оформляют два документа — для отправителя и получателя;
- если заказчик пользуется услугами транспортной компании, готовят три экземпляра — для отправителя, перевозчика и получателя.
Экземпляров может быть больше, если для транспортировки используют несколько автомобилей. ТН оформляют на каждое транспортное средство. Единого документа недостаточно, так как сведения об автомобиле должны совпадать с фактическими.
Но если поставка разделена на несколько отгрузок одним транспортом, достаточно одной версии ТН. На каждый рейс отдельный документ не требуется.
Не знаете, как правильно заполнить транспортную накладную? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные процессы. Система самостоятельно подготовит документ, проверит достоверность данных и сформирует файл для печати.
Как заполнить транспортную накладную
Общие правила заполнения транспортной накладной:
- Заполните раздел 12, чтобы ТН стала первичным документом и подтверждала расходы на уровне ТОРГ-12 или УПД. Сформируйте четвёртый экземпляр для грузоотправителя. Без раздела 12 приложите к транспортной накладной ТОРГ-12, УПД или иной первичный документ.
- Если нет данных для заполнения обязательных разделов, ставьте прочерки. Блоки с отметками «при необходимости» и «при наличии» оставляйте пустыми.
- Изменение адреса доставки — это не ошибка, необязательно формировать новый документ. Вносите изменения в раздел 9.
- Можете не ставить печать в транспортной накладной, но её наличие не считается ошибкой.
У грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей разный порядок заполнения бланка. Далее рассмотрим пошаговый алгоритм для всех сторон. В конце — образец транспортной накладной, с которым вы без ошибок сформируете собственный документ.
Заполнения ТН для грузоотправителя
Грузоотправитель — организатор транспортировки продукции. Например, продавец становится грузоотправителем при доставке товаров покупателям собственным транспортом или при заказе услуг специализированной компании.
Покупатель становится грузоотправителем, когда самостоятельно заказывает услуги транспортной фирмы. При этом покупатель остаётся и грузополучателем.
Пошаговое заполнение транспортной накладной для грузоотправителя:
«Шапка». Укажите дату, номер документа и заявки. Ниже — порядковый номер экземпляра. Сколько экземпляров транспортной накладной — зависит от количества сторон сделки. Это описано в разделе статьи «Кто и в каком количестве оформляет накладную».
Раздел 1 — «Грузоотправитель». Напишите реквизиты физлица или фирмы, которая перевозит груз:
- ФИО или наименование;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- юридический адрес или прописка;
- контактный номер телефона.
Если экспедитор — это грузоотправитель, заполните раздел 1а. Подписание договора транспортной экспедиции обязывает отразить:
- экспедитора, которому переходит право владения грузом до выгрузки у покупателя. Ставят отметку в поле «является экспедитором»;
- грузовладельца, заказчика транспортных услуг (если экспедитор не получает право владения продукцией).
Раздел 2 — «Грузополучатель». Внесите данные физлица или организации, которая получит товар. Перечень сведений — как в первом разделе. Строкой ниже — адрес доставки.
Раздел 3 — «Груз». Состоит из пяти блоков:
- Отгрузочное наименование груза — укажите, какой товар перевозит транспорт. Например, пиломатериалы или керамзитные блоки;
- Количество грузовых мест, маркировка, вид тары и способ упаковки — «3 (три) грузовых места. Маркировка: отсутствует. Способ упаковки — полиэтиленовый пакет. Необходима фиксация ремнями».
- Масса и габариты — внесите вес товаров, длину, ширину и толщину.
- Информация об опасных веществах — отразите данные по ДОПОГ при необходимости. Поставьте прочерк, если груз не относится к категории опасного.
- Объявленная стоимость (ценность) — укажите данные из первичного документа. Ценность не может превышать реальную стоимость перевозимой продукции. Поле разрешено не заполнять — поставьте прочерк.
Раздел заполняет лицо, которое отвечает за погрузку товаров.
Раздел 4 — «Сопроводительные документы на груз (при наличии)». Указывают сведения о товарных накладных, сертификатах соответствия, паспортах и иных документах, которые нужны для провоза товара. Разрешено не заполнять. Оставьте блок пустым, если не передаёте водителю сопутствующую документацию.
Полный пакет документов обосновывает финансовый смысл сделки при возникновении спорных ситуаций с налоговой службой.
Раздел 5 — «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». Состоит из четырех блоков:
- Маршрут перевозки, дата и время/сроки доставки груза (при необходимости) — отразите временной период, к которому водитель обязан доставить груз, и предпочитаемый маршрут.
- Укажите должностное лицо, которому разрешено менять адрес разгрузки, и его контактный номер телефона.
- Третий и четвёртый блоки — условия транспортировки груза. Например, температурный режим для сохранения продуктов питания.
Раздел 8 — «Приём груза». Укажите:
- реквизиты организации или лица, которое отвечает за погрузку товаров;
- наименование компании или человека, который владеет погрузочной площадкой. Обычно дублируют сведения о грузоотправителе;
- адрес площадки, с которой водитель забирает продукцию;
- планируемое время прибытия ТС на погрузку;
- фактическое время прибытия транспортного средства и отбытия в пункт назначения;
- реальное количество грузовых мест, масса товаров и упаковочный материал/тара.
В нижней строке ответственное за погрузку лицо заверяет подписью достоверность информации в предыдущих блоках.
Раздел 11 — «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)». Укажите сведения об актах нарушений или претензий сторон сделки. Или пропустите блок.
Раздел 12 — «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)». Заполнение всех полей делает транспортную накладную первичным документом. Укажите:
- реквизиты грузоотправителя;
- договор, на основании которого формируете документ;
- реквизиты организации, которая оплачивает услуги транспортировки;
- подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизнедеятельности;
- должность ответственного лица и документ, который даёт лицу такие полномочия.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не запутаться в обилии разделов транспортной накладной. Система автоматизирует формирование документа по исходным данным и исключает неточности, так как соответствует актуальным законодательным требованиям. С ней вы справитесь с большинством рутинных задач без квалифицированного специалиста.
Заполнение транспортной накладной для перевозчика
Водитель для заверения достоверности сведений ставит в транспортной накладной две подписи:
- при погрузке в разделе 8;
- при разгрузке в разделе 10.
Пошаговый алгоритм заполнения транспортной накладной для перевозчика:
Раздел 6 — «Перевозчик». Укажите реквизиты организации, у которой заказали услуги доставки товаров. Во втором блоке — ФИО водителя, ИНН или номер и серию паспорта/водительского удостоверения, контактный номер телефона. Если грузоотправитель (продавец) перевозит продукцию собственным транспортом, продублируйте реквизиты из первого раздела.
Раздел 7 — «Транспортное средство». Укажите сведения об автомобиле:
- тип;
- марку;
- грузоподъёмность (в тоннах);
- вместимость (в кубических метрах);
- регистрационный номер.
Ниже — тип владения транспортных средством. Если взяли ТС в аренду или лизинг, напишите номер и дату документа-основания. Заполните правый блок, если перевозите негабаритные или опасные товары.
Раздел 8 — «Приём груза». Водителю разрешено указать замечания к продукции и погрузке. Например, о нарушении упаковочного материала, чтобы доказать правоту перевозчика в спорных ситуациях. Ниже водитель ставит подпись для заверения достоверности сведений в предыдущих блоках.
Раздел 9 — «Переадресовка (при наличии)». Заполняет водитель, если получил указание о смене адреса доставки от уполномоченного лица. Данные последнего указывают в пятом разделе. Без переадресовки оставьте раздел пустым.
Раздел 10 — «Выдача груза». Данные вносит получатель продукции. Водитель подписью заверяет достоверность сведений. Как и в разделе 8, при необходимости разрешено указать замечания.
Раздел 12 — «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)». Перевозчик указывает стоимость услуги, тариф, величину налога и итоговую цену доставки груза с НДС. В левую колонку вносят реквизиты, документ-основание оказания услуг и ответственное за оформление факта хозяйственной жизнедеятельности лицо.
В нашем примере грузоотправитель и перевозчик — одно лицо, поэтому сведения в левой колонке продублированы из правой.
В спорных ситуациях ошибка в ТН сыграет против вашей компании. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать неточностей. Система автоматизирует формирование документации, проверяет достоверность исходных данных и указывает на вероятные ошибки. С ней вы избежите неблагоприятных последствий и судебных разбирательств.
Заполнения ТН для грузополучателя
Получатель товара в присутствии водителя заполняет раздел 10:
- дата и время прибытия транспортного средства на разгрузку, а затем — убытия;
- характеристика полученного груза — масса, состояние упаковки и прочее;
- количество грузовых мест.
Ответственное за получение груза лицо подписью подтверждает достоверность информации в предыдущих блоках.
Проверка состояния продукции обязательна, если нарушено пломбирование или срок доставки скоропортящихся продуктов.
Скачать образец заполнения ТН — Excel
Порядок исправления ошибок
Необязательно составлять новый документ из-за ошибки. Неточности разрешено исправить ручкой — зачеркиваете недостоверные данные и заверяете корректировку подписью ответственного лица.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы заполнить транспортную накладную с первого раза. Система соответствует актуальным законодательным требованиям и информирует об изменениях норм. С ней вы избежите крупных штрафов от государственных органов и спорных ситуаций с контрагентами.
FAQ
- Где ставить печати в транспортной накладной?
Ответ: В транспортной накладной грузоотправитель ставит печать в левом блоке раздела 8. Грузополучатель — в левом блоке раздела 10. Но необязательно ставить печать в ТН. Документ имеет юридическую силу и без неё.
- Могут ли оштрафовать организацию, если не оформить транспортную накладную?
Ответ: Прямого штрафа за неоформление ТН нет. Но без неё не получится подтвердить расходы, поэтому налоговая служба может доначислить налог, начислить пени и штраф за неполную уплату налога.