Организации и предприниматели всегда заинтересованы в налаживании отношений с покупателями и поставщиками. На это выделяют бюджеты, но в пределах ограничений. Бесконтрольные затраты приведут к нарушению лимитов и увеличат налоговую нагрузку.

В этой статье вы узнаете, как учитывать представительские расходы для налога на прибыль, что относится к этой категории, какими документами подтверждать затраты и какие лимиты действуют в 2023 году.

Представительские расходы и налог на прибыль

Понятие представительских расходов (ПР) установлено статьёй 264 НК РФ. Это затраты, направленные на организацию мероприятий по налаживанию партнёрских отношений с другими компаниями и индивидуальными предпринимателями. Как правило, они связаны с официальными приёмами, ужинами и собраниями.

Предприятия на общей системе налогообложения учитывают ПР при определении базы налогообложения по налогу на прибыль. И принимают к вычету входящий НДС, но только в пределах установленных лимитов.

Налоговая инспекция внимательно следит за управленческими расходами, так как некоторые организации злоупотребляют нормами и используют ПР для незаконного сокращения налоговой нагрузки. В частности, статья 255 НК РФ устанавливает закрытый перечень затрат, которые признают представительскими — об этом далее.

Как и другие расходы, ПР должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными. В противном случае нельзя уменьшать базу налогообложения на потраченные средства.

Пользователям УСН нельзя учитывать ПР при расчёте налога к уплате. Такие затраты не включены в закрытый перечень расходов, на которые разрешено сокращать базу налогообложения.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать принятие управленческих расходов в налоговом учёте. Система определит характер операции, рассчитает итоговые налоговые обязательства и подготовит отчёты для отправки в налоговую инспекцию. Работайте без штатного бухгалтера, оптимизируйте фонд оплаты труда и ускорьте развитие бизнеса.

Что относится к представительским расходам

К представительским расходам относится всё, что связано с официальными приёмами. Например, деловой обед или завтрак, на котором с партнёром обсуждают условия будущего сотрудничества.

Альтернативный вариант — организация полноценного мероприятия за пределами офиса компании. Например, отраслевая конференция в арендованном зале бизнес-центра. Тогда в состав ПР включают и буфетное обслуживание. Сюда же относятся транспортные расходы на доставку участников к месту проведения и услуги переводчиков, которые не входят в штат предприятия.

Налоговая инспекция может отказать в принятии расходов на услуги переводчиков, если в компании есть подходящие специалисты. Но организация может доказать, что у неё нет переводчика подходящей квалификации. Например, в фирме работает специалист по английскому языку, а на конференцию брали переводчика с китайского.

Минфин РФ разрешает учитывать затраты на алкогольные напитки, если их покупают для официального приёма — письмо от 22 января 2019 года № 03-03-06/3120.

К представительским расходам не относятся затраты, которые не указаны во втором пункте. Дополнительное ориентируются на разъяснения государственных органов — как в случае с алкогольными напитками.

Например, после приёмов организации устраивают партнёрам неформальное времяпровождение. Арендуют боулинг, бильярд, заказывают оздоровительные мероприятия в СПА-комплексах. Это хоть и способствует налаживанию контактов и получению более выгодных условий, но в ПР не включается.

Нельзя уменьшать базу налогообложения затратами на арендное жильё для партнёров, призы для участников конференций и сувенирную продукцию. С сувенирами есть исключение: если на них нанесена символика предприятия, расходы включают в представительские — такой позиции придерживается УФНС по Москве в письме от 30 апреля 2008 года № 20-12/041966.2.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёт налогов и формирование отчётов для ИФНС. Система учитывает актуальные законодательные нюансы, поэтому сводит вероятность ошибок к нулю. Вы справитесь с задачами без штатного бухгалтера, сократите расходы на фонд оплаты труда и избежите крупных штрафов.

Документальное подтверждение представительских расходов

Представительские расходы нужно подтверждать документально. Иначе ИФНС не разрешит учесть затраты и уменьшить базу налогообложения.

Налоговый кодекс РФ и иные нормативно-правовые акты не дают разъяснений по исчерпывающему списку подтверждающих документов для ПР. Но с уверенностью можно сказать, что организации и предприниматели обязаны сохранять первичку — накладные, УПД, акты, чеки и другие. Это правило справедливо для всех видов затрат.

Также выделяют:

• Положение о  представительских расходах — описывает порядок проведения мероприятий, какие затраты допускать к учёту, формы документов и прочее.
• Приказ о проведении мероприятия, заверенный руководителем. В документе указывают цель мероприятия, лимиты затрат, ответственных сотрудников и т. п.
• Смета с перечнем и величинами расходов. После утверждения руководителем сотрудники следуют плану и не превышают выделенный бюджет.
• Отчёт о мероприятии с перечнем фактических ПР, ответственных специалистов. Документ принято составлять в виде сводной таблицы.
• Акт списания расходов — дублирует данные отчёта, его подают в бухгалтерию для принятия затрат к учёту и разнесения данных по регистрам бухгалтерского учёта.
• Договоры с поставщиками услуг и товаров — дополнительное подтверждение расходов, которое могут запросить инспекторы ИФНС в ходе проверки.

У перечисленных документов нет унифицированных форм, предприятия разрабатывают бланки по собственному усмотрению и утверждают в учётной политике. Можно использовать иные документы, о которых в поясняющих письмах рассказывают Минфин, ФНС и другие контролирующие органы.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить перечисленные документы без посторонней помощи. Пользователям открыт доступ к банку шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты с учётом актуальных законодательных требований. Это позволит избежать распространённых ошибок и принять к учёту все понесённые затраты.

Лимиты 

Даже при интенсивном налаживании партнёрских отношений нельзя учитывать представительские расходы в любых объёмах. Вне зависимости от выручки и направления деятельности единый лимит — до 4% от фонда оплаты труда. Затраты сверх лимита нельзя учитывать в базе налогообложения по налогу на прибыль и НДС.

Выделяют два варианта учёта, которые зависят от способа принятия расходов:

• если используют метод начисления, ПР учитывают в момент фактического понесения. Дата оплаты не имеет значения;
• если применяют кассовый метод, представительские расходы учитывают в момент оплаты. Дата фактического понесения затрат не имеет значения.

В течение года излишек ПР переносят на последующие кварталы. Например, если в текущем не хватило лимита для полного принятия расходов при расчёте налога на прибыль.

Результат мероприятия не имеет значения для принятия ПР к учёту. Даже если организация не заключила договор, ИФНС не препятствует сокращению базы налогообложения по налогу на прибыль на представительские расходы.

Рассмотрим пример. В 2023 году организация «Красный» организовала три встречи — две с потенциальными покупателями и одну с новыми поставщиком. Компания стремилась к сотрудничеству на взаимовыгодных условиях.

На организацию переговоров предприятие потратило 110 тысяч рублей с учётом НДС. Фонд оплаты труда в первом квартале — 920 000 рублей. Лимит для принятия ПР в первом квартале: 920 000 х 4% = 36 800 рублей. Следовательно, в первом квартале организация примет к учёту сумму в пределах лимита, а остальное перенесёт на последующие.

НДС принимают к вычету по лимиту для налога на прибыль. Так как в первом квартале организация учитывает 36 800 рублей, величина входящего НДС: 36 800 х 20 / 120 = 6 133,33 рубля.

Во втором квартале 2023 года ФОТ организации «Красный» — 1 000 000 рублей. Предприятие примет к учёту ещё 40 000 рублей представительских расходов. Остатки с текущего года нельзя переносить на следующий.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёт налогов и минимизировать вероятность ошибок. Система самостоятельно обработает исходные данные и укажет на возможные неточности. Вы избежите крупных штрафов от налоговой инспекции и ускорите развитие бизнеса.

Бухучёт представительских издержек

В бухгалтерском учёте представительские расходы не выделяют. В общем случае их относят к прочим затратам, но организациям разрешено действовать по собственному усмотрению.

Например, если фирма проводит приём с действующим покупателем для расширения сотрудничества, затраты отражают по счёту 44 «Расходы на продажу». Когда проводят переговоры с поставщиками для улучшения условий поставок, используют счёт 26 «Общехозяйственные расходы».

Для отражения данных используют следующие проводки:

Таким образом, предприятиям разрешено учитывать затраты на организацию официальных приёмов в базе налогообложения по налогу на прибыль. Аналогично к вычету принимают НДС, если поставщик предоставляет товары или услуги с учётом налога.

Представительские расходы для налога на прибыль разрешено учитывать в пределах 4% от фонда оплаты труда в рамках года. Остатки переносят на следующий квартал, но между годами перенос запрещён. Для подтверждения затрат используют первичку и прочие документы, которые утверждены учётной политикой.

Хотите быстро учитывать представительские расходы в пределах лимитов? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который автоматизирует рутинные операции налогового учёта. Система не только рассчитает бюджетные платежи, но и сформирует отчёты для ИФНС. Вам останется своевременно выполнить обязательства и вернуться к решению стратегических бизнес-задач.