В предпринимательской деятельности есть разные способы оптимизировать трудовые затраты. Один из них — поручение задач сотрудникам, которым по доверенности разрешено действовать от лица предприятия. Это удобный вариант, решающий множество проблем. Но и здесь велик риск столкнуться с мошенниками и потерять деньги.

В этой статье вы узнаете, как проверить доверенность по реестру у нотариуса, что делать с простыми доверенностями от организаций и какими способами пользуются мошенники для обмана добропорядочных компаний.

Для чего проверять доверенность на действительность и подлинность

Когда компания обрастает партнёрами, процессами и сотрудниками, руководителю затруднительно самостоятельно справляться со всеми полномочиями. Чтобы сократить нагрузку и освободить время для стратегических задач, выбирают группу уполномоченных лиц под выполнение операционных задач. Их наделяют правом действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя.

Доверенности распространены в деловой практике, так как повышают продуктивность бизнеса. К сожалению, мимо не прошли мошенники, которые обернули удобство в средство незаконного обогащения. Поэтому проверка доверенностей стала важной задачей, которая не терпит посредственного выполнения.

Распространённые способы мошенников:

• проведение сделок с поддельными доверенностями;
• использование документов, оформленных на других лиц;
• применение просроченных или отозванных доверенностей.

То есть мошенник выполняет функции, на которые у него нет полномочий. Это приводит к убыткам одной из сторон, после чего начинаются судебные разбирательства, конфликты и разрыв партнёрских отношений.

Поэтому перед отгрузкой товаров, оказанием услуг или оплатой проводится проверка доверенности на действительность и подлинность. В случае подозрений ответственное лицо запрашивает уточнения или отказывается от сделки.

Не знаете, как проверить доверенности нотариальную? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к консультациям квалифицированных специалистов. Они ответят на интересующие вопросы, расскажут про нюансы и дадут ценные советы из личной практики.

Проверка доверенности онлайн

Компании и индивидуальные предприниматели используют нотариальные и простые доверенности. Первые применяют для государственной регистрации сделок, распоряжения правами и других ситуаций, когда этого требуют нормативно-правовые акты.

Вторые актуальны в регулярных взаимоотношениях между контрагентами. Например, когда компания планирует забрать оплаченный товар. Водителю или иному лицу выдают доверенность, которая позволяет получить товарно-материальные ценности и расписаться в первичных документах — УПД, накладной и т. п.

Нотариусы передают сведения о доверенностях в государственный реестр. Пользователи получают информацию о нотариусе, оформленном документе, сроках действия и прочих значимых данных. В несколько кликов можно убедиться, действует ли документ, уже истёк или был отменён. Сведения поступают моментально, временные задержки — редкость.

Проверка нотариальной доверенности — порядок

1. Откройте сервис Федеральной нотариальной палаты в любом браузере.
2. Укажите номер проверяемого документа, дату оформления и ФИО нотариуса.
3. Нажмите «Найти» и дождитесь загрузки реестра — это занимает несколько секунд.

Если система не находит документ, представленная доверенность недействительна. Возможно, ею пользуются мошенники. Иногда пользователи получают ответ: «Документ найден, но не все реквизиты соответствуют». Тогда обращаются лично к нотариусу для уточнения деталей.

Не знаете, как правильно оформить доверенность для сотрудника? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к базе шаблонов документов. Они составлены квалифицированными специалистами — это исключает вероятность ошибок, которые приводят к негативным последствиям.

Как проверить доверенность, которую не заверяли у нотариуса

Если организация оформила простую доверенность, сведения не попадают в онлайн-реестр, проверка через сервис Федеральной нотариальной палаты невозможна.

Тогда руководитель или должностное лицо проверяют документ вручную:

1. Запрашивают у представителя паспорт или иной документ для подтверждения личности.
2. Проверяют документ на соответствие нормам, которые перечислены в главе 10 ГК РФ.
3. Связываются с организацией, чтобы уточнить правдивость предоставления документа заявленному лицу.

Предприятия, которые сотрудничают на долгосрочной основе, обычно заранее предупреждают контрагента о прибытии сотрудника с доверенностью. При отгрузке товаров или оказании услуг новым организациям проявляют бдительность, чтобы избежать негативных последствий.

При наличии минимальных признаков недействительности документа с лицом отказываются взаимодействовать до выяснения обстоятельств.

Какие бывают сложности при проверке доверенности на подлинность

Даже нотариально заверенную доверенность не всегда удаётся проверить через сервис Федеральной нотариальной палаты.

Это происходит с документами, которые оформили до 1 января 2017 года. До этого момента электронный реестр не работал. Сегодня с подобной проблемой сталкиваются редко, так как редко выдают доверенность на столь длительный срок даже в государственных органах.

Ещё одна проблема — длительное получение информации от муниципальных и государственных контрагентов в ходе госзакупок. Некоторые ведомства предоставляют сведения только по письменному запросу, что существенно замедляет взаимодействие.

Проверка доверенности нотариуса или контрагента должна стать обыденной процедурой наравне с должной осмотрительностью. В крупных компаниях проверкой документов занимается служба безопасности — этот же отдел комплексно проверяет контрагентов. Чем раньше фирма сделает это обязанностью ответственных сотрудников, тем меньше проблем испытает из-за действий мошенников.

Возникли вопросы юридического или финансового характера? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Они объяснят нюансы спорных моментов и посоветуют порядок правильных действий, которые ускорят развитие бизнеса и защитят от проблем.