Ежедневно через розничные предприятия проходят тысячи рублей наличных. Организации хранят деньги в кассе для размена, оплаты текущих бизнес-расходов и выдачи зарплаты. Большие накопления наличности — это не только неудобно, но и чревато последствиями в виде кражи или мошенничества. Поэтому существует механизм, который сокращает риски компаний и предпринимателей.

В этой статье вы узнаете, что такое лимит остатка наличных денег в кассе, кто обязан устанавливать ограничения, как правильно их определить и что делать в нестандартных ситуациях.

Что такое лимит остатка наличных денег в кассе

Лимит остатка кассы — это сумма наличности, которую можно оставить в кассе после рабочего дня. Если средств больше, разницу передают в банк. Последний зачисляет деньги на расчётный счёт организации или предпринимателя.

Пример: Фирма «Адванс» установила лимит — 100 000 рублей. В конце дня в кассе скопилось 117 000 рублей, был высокий поток клиентов из-за акции. Компания должна инкассировать разницу в банк — 17 000 рублей. Эти деньги поступят на р/с, после чего их можно использовать в бизнес-целях.

Лимит остатка кассы устанавливается, чтобы:

• снизить объём незаконных операций с наличностью, повысить прозрачность налогового учёта;
• минимизировать потери предприятий в случае краж;
• улучшить контроль над сотрудниками, превентивно пресечь противоправные действия.

Лимит обязаны устанавливать средние и крупные компании, в которых трудоустроено более 100 человек, а ежегодная выручка превышает 800 миллионов рублей. Предприниматели, микропредприятия и малый бизнес устанавливают лимит по собственному усмотрению — например, чтобы обезопасить себя от крупных потерь из-за кражи.

За нарушение лимита штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ. Должностные лица и предприниматели платят 4-5 тысяч рублей, организации — 40-50 тысяч рублей.

Не справляетесь с кассовой дисциплиной? Постоянно забываете формировать ордера? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции с документами. Система самостоятельно сформирует бланки и сэкономит вам ежедневно несколько часов рабочего времени. Занимайтесь развитием бизнеса и достигайте стратегических целей.

Как правильно рассчитать лимит кассы: формула 

Расчёт лимита остатка кассы производят по формулам. Установить случайную величину нельзя — если она превысит предел по формуле, то оштрафуют.

Вариант по поступлению

Расчёт лимита остатка наличных денег в кассе по выручке выбирают организации, которые регулярно получают наличные оплаты от клиентов. Как правило, это розничные магазины, общепит и т. п.

Формула:

Лимит = Выручка за расчётный период / Расчётный период х Период между днями сдачи наличных в банк.

Расчётный период устанавливают произвольно, но в пределах 92 дней. Чем он короче, тем выше лимит и реже инкассации — это дополнительная экономия на услугах банка и комиссиях.

Период между днями сдачи наличных — до 7 дней. Если организация находится в городе, где нет отделения банка, для расчёта берут до 14 дней.

Например, в фирме «Адванс» расчётный период — 45 дней. За это время организация получила 1 135 749 рублей наличными. Деньги передают в банк каждые пять дней. Подставим значения в формулу, чтобы определить лимит наличных:

Лимит = 1 135 749 / 45 х 5 = 126 194,33 рубля.

Свыше этой суммы хранить в кассе нельзя, превышение нужно инкассировать в банк. Некоторые предприятия устанавливают лимит с запасом, чтобы наверняка избежать штрафов от налоговой инспекции. Например, в данной ситуации можно установить лимит в 120 или даже 100 тысяч рублей — главное, чтобы величина не превышала результаты расчёта.

Вариант по выдаче

По расходам определяют лимит организации, у которых нет стабильной наличной выручки, но есть регулярные затраты — приобретение комплектующих и товаров, оплата аутсорсинговых услуг и т. п.

Формула:

Лимит = Расходы за расчётный период / Расчётный период х Период между днями сдачи наличных в банк.

В расходах за расчётный период не учитывают зарплаты, премии и другие выплаты сотрудникам.

Представим, что фирма «Адванс» рассчитывает лимит по затратам. Расчётный период — 45 дней, расходы — 639 087 рублей. Период между днями сдачи наличных в банк аналогичный — 5 дней. Подставим значения в формулу, чтобы определить лимит:

Лимит = 639 087 / 45 х 5 = 71 009,67 рублей.

Руководитель может рассчитать лимит двумя способами и выбрать вариант с максимальным значением. После оформляют приказ об утверждении лимита:

Скачать бланк приказа об установлении лимита (doc)

К приказу прикладывают приложение с расчётом лимита. Оно пригодится на случай проверки налоговой инспекции:

Скачать бланк приложения к приказу об установлении лимита (doc)

Если руководитель принимает решение об отмене приказа, составляют приказ в свободной форме:

Скачать бланк приказа об отмене лимита (doc)

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы оперативно подготовить любые приказы. Пользователям открыт доступ к банку шаблонов документов для распространённых предпринимательских ситуаций, которые составили квалифицированные специалисты.

Ситуация при превышении лимита

Организации регулярно пересматривают лимит, чтобы избежать штрафов от ИФНС. Если инспекторы придут с проверкой, они самостоятельно проведут расчёт по выручке или расходам за последние два месяца. Если окажется, что в кассе денег больше положенного, выпишут штраф.

Но есть ситуации, когда разрешено превысить ограничение:

• руководитель запланировал выдачу зарплаты, премий или других выплат работникам;
• организация работает в выходные и праздники, в планах есть использование наличных.

Лимит не определён

Некоторые руководители ошибочно полагают, что если документально не утвердить лимит, можно хранить в кассе любой объём наличных.

У налоговой службы на этот счёт другое мнение: если среднее или крупное предприятие не утвердило лимит, в кассе нельзя оставлять деньги после смены. Даже если там остаётся 100 рублей, их передают в банк.

Подобные нарушения контролирующие органы выявляют на выездных проверках. Штрафуют по полной строгости — объяснения о незнании законов не помогут.

Способы пересчитать лимит остатка наличных

Организации существуют в динамичной среде, поэтому финансовые показатели меняются. Чтобы избежать санкций, лимит регулярно пересматривают. В противном случае высока вероятность нарушить допустимые величины или тратить лишние деньги на инкассацию.

Лимит пересчитают по тем же формулам — по выручке или расходам. Если лимит вырос, оформляют новый приказ, чтобы тратить меньше средств на инкассацию. Так же поступают и при уменьшении.

Периодичность перерасчёта определяет руководитель. Большинство предприятий это делают раз в квартал, но можно и чаще — раз в месяц и даже неделю.

Таким образом, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается, чтобы избежать крупных потерь из-за краж или недобросовестных действий сотрудников. Для определения предельной величины пользуются одной из двух формул — по выручке или расходам. За нарушение лимита ИП и должностных лиц штрафуют на 4-5 тысяч рублей, организации — на 40-50 тысяч рублей.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы держать под контролем кассовую дисциплину. Система напомнит о необходимости составить документы и упростит  формирование бланков. Вы справитесь с задачами без штатного бухгалтера и сократите расходы на фонд оплаты труда.