Заполнение отчёта 4-ФСС включает в себя множество нюансов, о которых нужно знать для правильной подготовки документа. Один из них — среднесписочная численность.
В этой статье вы узнаете, как считать среднюю численность для 4-ФСС, какие категории работников учитывать, и посмотрите пример определения показателя для отчёта по итогам года.
Общие правила расчёта ССЧ для 4-ФСС
Среднесписочная численность сотрудников — это усреднённое число работников, выполняющих трудовые функции. Форма 4-ФСС требует указания ССЧ на титульном листе. Показатель считают накопленным итогом с начала года:
Среднесписочную численность часто путают со средней численностью. Первая учитывает работников, с которыми заключены трудовые договоры. Вторая — всех занятых лиц, включая временных исполнителей по ГПХ и внешних совместителей.
Внутренних совместителей учитывают как одного человека по основной трудовой функции. Внешних — только при выплате заработной платы. Если она сохранена у основного работодателя, их не учитывают при расчёте ССЧ.
При подготовке 4-ФСС на титульном листе указывают среднесписочную численность работников в период с 1 января до окончания отчётного периода:
| Отчётный период | Период учёта ССЧ |
| За 1 квартал | с 01.01.2022 до 31.03.2022 |
| За полугодие | с 01.01.2022 до 30.06.2022 |
| За 9 месяцев | с 01.01.2022 до 30.09.2022 |
| За год | с 01.01.2022 до 31.12.2022 |
Если компанию или ИП зарегистрировали в течение года, ССЧ считают с момента регистрации до окончания отчётного периода. Например, если ООО «Цветочек» создали 2 февраля 2022 года, то среднесписочную численность считают за период с 02.02.2022 до 31.03.2022 г.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы сделать правильный расчёт ССЧ для 4-ФСС. Система автоматизирует подготовку отчёта, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках сдачи документа. С ним вы справитесь с подготовкой отчётности без квалифицированного бухгалтера, а сэкономленные деньги потратите на развитие бизнеса.
Кого учитывать и не учитывать в среднесписочной численности?
Чтобы узнать, как рассчитывается среднесписочная численность, рассмотрим нормы Приказа Росстата от 24 ноября 2021 года № 832.
Статьей 2.4.1 установлены категории работников, которых учитывают при расчёте среднесписочной численности. К ним относятся сотрудники, которые:
- были на рабочем месте;
- не работали из-за простоя;
- находятся в долгосрочной или краткосрочной зарубежной командировке с сохранением заработной платы;
- не вышли на рабочее место из-за болезни, подтвержденной листком временной нетрудоспособности;
- не вышли на рабочее место из-за выполнения государственных или общественных поручений;
- работают в организации неполный рабочий день или на половине оклада по трудовому договору;
- выполняют трудовые функции в период испытательного срока;
- согласно трудовому соглашению выполняют рабочие обязанности удалённо — дома или в другом месте за пределами офиса;
- имеют специальные звания;
- проходят обучение в образовательной организации для получения новой специальности или повышения квалификации с сохранением с заработной платы;
- пришли от другого работодателя на временной основе без сохранения заработной платы по основному месту;
- работают в рамках производственной практики и приняты в компанию на определённую должность;
- находились на выходном по штатному расписанию организации или из-за переработки в другие дни при суммировании отработанных часов;
- находились на выходном, полученном за выход на рабочее место в выходные или праздничные дни;
- принимали участие в организованной забастовке работников;
- были освобождены от выполнения трудовых обязанностей из-за прохождения медицинского осмотра;
- и другие, перечисленные в пункте 77.
В ССЧ не учитывают сотрудников, которые:
- работают в организации по совместительству;
- временно переведены к другому работодателю без сохранения заработной платы;
- выполняют обязанности по гражданско-правовому соглашению;
- пришли в компанию по специальным соглашениям с госорганизациями о предоставлении рабочей силы;
- направлены в образовательное учреждение с выплатой стипендии за счёт денежных средств организации;
- подали заявление на увольнение и перестали выходить на рабочее место без предупреждения работодателя (из среднесписочной численности исключаются с первого дня невыполнения обязанностей);
- учредители фирмы, которые не получают заработную плату;
- пропускают работу из-за несения военной службы;
- члены кооператива, которые не заключили с организацией трудовые договоры;
- находятся в отпуске по беременности и родам или в связи с усыновлением ребёнка;
- отправлены работать в другое государство;
- выполняют трудовые обязанности по ученическому соглашению;
- и другие, перечисленные в пункте 78.
Если вы не знаете, как заполнить среднесписочную численность в 4-ФСС, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он учитывает законодательные требования к заполнению документов и установленный порядок. Вы за несколько минут подготовите отчёт без квалифицированного бухгалтера.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Расчёт среднесписочной численности работников за месяц — это определение среднего количества человек с полной и неполной ставками и делением полученного значения на число дней в месяце (для тех, кто работает на полставки — рабочих дней).
Для получения значения за 1 квартал сумму ССЧ за январь, февраль и март делят на 3 — количество месяцев в квартале. За полугодие — сумму за полгода делят на 6. Для последующих периодов — аналогичный порядок.
Расчёт занимает минимум времени, если в организации не меняется штат. Но такое, скорее, исключение: в компаниях происходят увольнения, приём новых кадров, перестановка сотрудников на неполных ставках и многое другое. Поэтому определение ССЧ требует скрупулёзного и внимательного подхода.
Рассмотрим пошаговый алгоритм расчёта среднесписочной численности сотрудников.
Шаг 1 — ССЧ работников на полной ставке. С 01.01.2022 г. в ООО «Цветочек» были трудоустроены 17 человек. 24.01.2022 г. компания приняла трёх работников.
Чтобы рассчитать показатель за январь, определим количество человек в организации за период:
- с 01.01.2022 до 23.01.2022 (23 дня);
- с 24.01.2022 до 31.01.2022 (8 дней).
ССЧ = (23 дня х 17 человек + 8 дней х 20 человек) / 31 день в январе = 17,77 человека за январь.
Шаг 2 — ССЧ сотрудников на неполной ставке. Кадры этой категории выполняют трудовую функцию неполный рабочий день. Поэтому среднесписочную численность определяют в два этапа:
- считают количество отработанных часов за рабочие дни;
- полученное значение делят на произведение нормы рабочих часов (обычно — 8 часов) и количество рабочих дней в месяце.
В ООО «Цветочек» на неполной ставке трудоустроены три работника. Каждый день на них приходится 12 рабочих часов. В январе 2022 года — 16 рабочих дней. Считаем среднесписочную численность:
ССЧ = 192 часа / 8 часов х 16 дней = 1,5 человека за январь.
Шаг 3 — ССЧ работников на полной и неполной ставках. Для определения среднесписочной численности суммируют значения, полученные на первом и втором шагах:
ССЧ = 17,77 + 1,5 = 19,27 человека в январе.
Чтобы определить итоговое значение за отчётный период для титульного листа 4-ФСС, суммируют месячные показатели и делят на количество прошедших месяцев.
В отчёте среднесписочную численность указывают в целых числах. Для округления пользуются общими математическими правилами:
- десятичные дроби до 0,49 округляют до текущего по величине числа. Например, 3,49 округляют до 3;
- десятичные дроби от 0,5 округляют до следующего по величине числа. Например, 3,52 округляют до 4.
При формировании отчёта за 1 квартал определяют ССЧ за январь, февраль и март. Полученную величину делят на три — количество месяцев в отчётном периоде:
- январь — 19,27;
- февраль — 19,75;
- март — 20,34.
ССЧ = (19,27 + 19,75 + 20,34) / 3 = 19,79 ~ 20 человек в 1 квартале.
Среднесписочную численность считают накопленным итогом с начала года. Для отчёта за первое полугодие суммируют показатели за январь, февраль, март, апрель, май и июнь, а затем делят на 6 — количество месяцев в полугодии. Аналогично считают ССЧ за 9 месяцев и год.
Чтобы правильно заполнить 4-ФСС, включая ССЧ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он упрощает рутинные операции, проверяет достоверность сведений и помогает с электронной отправкой документа в Фонд социального страхования.
Пример расчёта среднесписочной численности сотрудников
Сложнее всего считать среднесписочную численность работников по итогам года — необходимо учесть данные за 12 месяцев. Если в компании работает до 10 сотрудников, это не вызовет трудностей. Но когда штат состоит из нескольких десятков работников, регулярно происходят кадровые мероприятия, расчёты занимают немало времени.
Сохраняйте сведения за каждый месяц после подготовки квартальных отчётов. Тогда для формирования годового документа потратите минимум времени на определение ССЧ за октябрь, ноябрь и декабрь.
В ООО «Цветочек» на 01.01.2022 г. было трудоустроено 68 сотрудников на полной ставке — по 8 часов в день. На полставки работали 7 человек — по 4 часа в день. Для определения годовой среднесписочной численности работников найдём показатель за каждый месяц.
I квартал:
- 26.01.2022 г. — уволили 2 работников;
- 03.02.2022 г. — приняли 4 сотрудников;
- 17.02.2022 г. — приняли 3 сотрудников на полставки.
| Месяц | Расчёт | Значение |
| Январь | Полная ставка: (25 х 68 + 6 х 66) / 31
Неполная ставка: (7 х 4 х 16) / (8 х 16) |
Полная ставка: 67,61
Полставки: 3,5 |
| Февраль | Полная ставка: (2 х 66 + 26 х 70) / 28
Неполная ставка: (7 х 4 х 12 + 10 х 4 х 7) / (8 х 19) |
Полная ставка: 69,71
Полставки: 4,05 |
| Март | Полная ставка: (31 х 70) / 31
Неполная ставка: (10 х 4 х 22) / (8 х 22) |
Полная ставка: 70
Полставки: 5 |
II квартал:
- 05.04.2022 г. — сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам;
- 07.04.2022 г. — приняли одного работника;
- 19.04.2022 г. — сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам;
- 21.04.2022 г. — приняли одного работника;
- 03.06.2022 г. — уволили сотрудника;
- 07.06.2022 г. — уволили 2 работников;
- 16.06.2022 г. — приняли 5 сотрудников.
| Месяц | Расчёт | Значение |
| Апрель | Полная ставка: (4 х 70 + 2 х 69 + 12 х 70 + 2 х 69 + 10 х 70) / 30
Неполная ставка: (10 х 4 х 21) / (8 х 21) |
Полная ставка: 69,87
Полставки: 5 |
| Май | Полная ставка: (31 х 70) / 31
Неполная ставка: (10 х 4 х 18) / (8 х 18) |
Полная ставка: 70
Полставки: 5 |
| Июнь | Полная ставка: (2 х 70 + 4 х 69 + 9 х 67 + 15 х 72) / 30
Неполная ставка: (10 х 4 х 21) / (8 х 21) |
Полная ставка: 69,97
Полставки: 5 |
III квартал:
- 08.08.2022 г. — приняли 4 работников на полставки;
- 15.08.2022 г. — сотрудника перевели в другую компанию без сохранения зарплаты;
- 06.09.2022 г. — приняли 2 работников;
- 22.09.2022 г. — приняли 3 сотрудников.
| Месяц | Расчёт | Значение |
| Июль | Полная ставка: (31 х 72) / 31
Неполная ставка: (10 х 4 х 21) / (8 х 21) |
Полная ставка: 72
Полставки: 5 |
| Август | Полная ставка: (14 х 72 + 17 х 71) / 31
Неполная ставка: (10 х 4 х 5 + 14 х 4 х 18) / (8 х 23) |
Полная ставка: 71,45
Полставки: 6,57 |
| Сентябрь | Полная ставка: (5 х 71 + 16 х 73 + 9 х 76) / 30
Неполная ставка: (14 х 4 х 22) / (8 х 22) |
Полная ставка: 73,57
Полставки: 7 |
IV квартал:
- 10.10.2022 г — приняли 3 работников на полставки;
- 16.11.2022 г. — приняли 4 сотрудников;
- 14.12.2022 г. — уволили 2 работников;
- 23.12.2022 г. — приняли 5 сотрудников.
| Месяц | Расчёт | Значение |
| Октябрь | Полная ставка: (31 х 76) / 31
Неполная ставка: (14 х 4 х 5 + 17 х 4 х 16) / (8 х 21) |
Полная ставка: 76
Полставки: 8,14 |
| Ноябрь | Полная ставка: (15 х 76 + 15 х 80) / 30
Неполная ставка: (17 х 4 х 21) / (8 х 21) |
Полная ставка: 78
Полставки: 8,5 |
| Декабрь | Полная ставка: (13 х 80 + 9 х 78 + 9 х 83) / 31
Неполная ставка: (17 х 4 х 22) / (8 х 21) |
Полная ставка: 80,29
Полставки: 8,5 |
После расчёта месячных показателей суммируем полученные значения по полной и неполной ставкам, делим на 12 месяцев и округляем до целого числа по математическим правилам:
ССЧ = (67,61 + 69,71 + 70 + 69,87 + 70 + 69,97 + 72 + 71,45 + 73,57 + 76 + 78 + 80,29 + 3,5 + 4,05 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 6,57 + 7 + 8,14 + 8,5 + 8,5) / 12 = 78,31 ~ 78 человек — среднесписочная численность работников ООО «Цветочек» в 2022 году.
Ответственность за неправильную ССЧ в 4-ФСС
Мы разобрались, какую среднесписочную численность указывать в 4-ФСС. Теперь поговорим о возможной ответственности.
Если все разделы заполнены верно и фирма уплатила страховые взносы в полном объёме, ошибки в расчёте ССЧ не приведут к штрафам. Фонд социального страхования направит уведомление с требованием актуализировать данные, на которое необходимо ответить корректирующим отчётом 4-ФСС.
На титульном листе в поле «Номер корректировки» указывают «001» для первого корректирующего документа, «002» — для второго и так далее. Если компании самостоятельно выявляют ошибку, отправляют корректирующий отчёт в территориальное отделение Фонда до получения уведомления с требованием.
FAQ
- Среднесписочную численность работников указывают только в 4-ФСС?
Ответ: Нет, данные вносят в расчёт по страховым взносам и статистическую отчётность. По ССЧ налоговая служба определяет допустимость применения специальных режимов организациями и индивидуальными предприятиями.
- В каких случаях не указывают ССЧ на титульном листе 4-ФСС?
Ответ: Среднесписочную численность работников указывают на титульном листе 4-ФСС вне зависимости от отчётного периода.