Розничные и производственные предприятия часто сталкиваются с недостачами, по которым невозможно определить ответственных. Поэтому руководители стараются отслеживать передвижение товарно-материальных ценностей, чтобы выявлять этапы утери имущества.

В этой статье вы узнаете, что такое расходная накладная, в каких ситуациях её используют, какие формы и при каких обстоятельствах актуальны. В конце подготовили пошаговый алгоритм заполнения и образцы.

Что такое расходная накладная и для чего нужна

Расходная накладная — это первичный документ, который позволяет контролировать потоки товарно-материальных ценностей: готовой продукции, сырья, оборудования, механизмов и т. п.

Пример. Компания «Адванс» отгружает четыре металлические бочки контрагенту «Премьер». Поставщик оформляет накладную в двух экземплярах, в которой указывает:

• дату перемещения изделий со склада;
• количество отгруженных ТМЦ;
• стоимость единицы и всей отгруженной партии;
• лиц, ответственных за перемещение бочек.

Один экземпляр остаётся у поставщика — по нему бухгалтер спишет товары со склада. Второй отдают покупателю, чтобы компания могла оприходовать полученную продукцию.

Формирование документа при отгрузке товаров — не единственный способ применения. Расходные накладные используют внутри организаций, когда перемещают товарно-материальные ценности между подразделениями: например, со склада на производство. Также РН подходит для оформления возврата поставщику, если в полученных ТМЦ выявили брак.

Автоматизируйте бизнес-процесс, чтобы повысить рабочую эффективность. Сервис Buhinformer самостоятельно заполнит документы, чтобы у вас осталось время на стратегические бизнес-задачи. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите расходы на фонд оплаты труда.

Формы бланков расходных накладных

Унифицированные формы расходных накладных утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132. Чаще всего торговые предприятия используют:

• ТОРГ-12 — при передаче товарно-материальных ценностей контрагентам;
• ТОРГ-13 — при перемещении товаров и сырья между подразделениями внутри одной организации;
• ТОРГ-14 — при передаче ТМЦ сторонним продавцам под реализацию.

Есть и альтернативные варианты:

• М-11 — для фиксации перемещения товарно-материальных ценностей внутри организации;
• М-15 — при передаче ТМЦ от головной организации к филиалам и подразделениям;
• М-18 — при передаче готовой продукции на склад или в иные места хранения.

Расходные накладные похожи по форме, но отличаются некоторыми полями, которые актуальны в разных ситуациях.

Альтернатива ТОРГ-12 — универсальный передаточный документ (УПД). Он актуален для организаций на общей системе налогообложения, так как объединяет в себе ТОРГ-12 и счёт-фактуру. Применение УПД минимизирует объёмы документации и снижает вероятность утери важной информации.

Предприятия не обязаны использовать унифицированные бланки. Разрешено создать индивидуальные формы, но с включением всех реквизитов из стандартных. Разработанные бланки утверждают учётной политикой.

Вне зависимости от используемой формы документ составляет материально-ответственное лицо. Например, заведующий складом при отгрузке товаров покупателю. Завизированный бланк передают в бухгалтерию, чтобы специалисты списали ТМЦ из запасов.

Не знаете, какой бланк расходной накладной выбрать? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы использовать корректные формы документов. Пользователям доступен банк шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты в соответствии с актуальными законодательными требованиями.

Порядок заполнения бланка расходной накладной

Расходные накладные составляют в момент совершения операции или сразу после. Если товар отгружают покупателю, лучше сразу передать документ. Во-первых, чтобы у него не возникло сложностей с оприходованием ТМЦ. Во-вторых, заполненный и завизированный бланк подтвердит законное получение продукции в случае проверки сотрудниками ГИБДД.

Порядок заполнения на примере ТОРГ-12:

1. В шапке укажите:

• реквизиты организации, которая отправляет товарно-материальные ценности;
• реквизиты грузополучателя (покупателя), которому доставляют ТМЦ;
• реквизиты поставщика. Если груз доставляет продавец, дублируют данные из первой строки;
• реквизиты плательщика — в большинстве случаев совпадают с данными грузополучателя;
• основание — данные договора или заказа-наряда.

В правом блоке можно указать сведения о транспортной накладной при наличии. 

2. В основной (табличной) части укажите:

• номер и дату составления документа;
• наименование отпускаемых товарно-материальных ценностей;
• единицу измерения и общее количество;
• стоимость за единицу и общую стоимость продукции;
• в последней строке указывают стоимость всей отгружаемой продукции.

3. В заключительной части укажите:

• дополнительную информацию о содержании товарной накладной (при наличии);
• количество пакетов ТМЦ, массу груза «нетто» и «брутто».  

В конце документа указывают, кто из сотрудников разрешил отпуск груза и произвёл фактическую отгрузку. Дополнительно достоверность сведений заверяет бухгалтер. Со стороны получателя документ заверяет специалист, который принимает груз. После получения накладную визирует руководитель или иное лицо, у которого на это есть полномочия.

Материально-ответственные сотрудники должны без ошибок формировать документы, так как от них зависит достоверность бухгалтерских проводок и товарно-материального учёта. Поэтому после приёма новых сотрудников проводят обучение по работе с важными документами.

А лучше использовать в работе сервис Buhinformer, который автоматизирует формирование расходных накладных. Во-первых, он экономит рабочее время. Во-вторых, минимизирует вероятность допущения распространённых ошибок. Это сделает бизнес эффективнее и ускорит достижение стратегических целей.

Образец расходной накладной

Образец товарной накладной ТОРГ-12:

Скачать

Образец расходно-приходной накладной ТОРГ-14:

Скачать

В индивидуальные бланки добавляют поля и графы, которые соответствуют особенностям отрасли или деятельности организаций и предпринимателей. Документ формируют на бумажном или электронном носителе. Во втором случае достоверность данных заверяют электронной подписью.

Срок хранения — стандартные пять лет с момента окончания налогового периода, как и для большинства первичных документов. За нарушение сроков хранения налоговая инспекция привлечёт к административной ответственности: штраф — до 30 тысяч рублей.

Таким образом, расходная накладная нужна для контроля потоков товарно-материальных ценностей. Её используют не только при взаимодействии с контрагентами, но и для отражения перемещения товаров и сырья внутри компании.

Организации и предприниматели могут использовать унифицированные бланки или разработать собственные формы. Главное, чтобы они включали в себя реквизиты из стандартных вариантов. В противном случае могут возникнуть проблемы при составлении бухгалтерских проводок, списании и оприходовании ТМЦ.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование накладных, УПД и прочих документов. Система самостоятельно заполнит бланки по исходным данным и укажет на возможные неточности, которые приводят к ошибкам в учёте. Вы сократите расходы на штатного бухгалтера и сможете вложить сэкономленные средства в развитие бизнеса.