В двух отчётах — РСВ и СЗВ-СТАЖ есть одни и те же показатели. Первый отчёт сдают в ИФНС, второй — в ПФР. Ведомства сверяют данные между собой, и если они не совпадут, работодателю отправят требование об устранении недочётов. Как правильно проверить отчёты и исправить расхождения, расскажем в нашей статье.   

Как сделать сверку РСВ и СЗВ-СТАЖ

Отчёт СЗВ-СТАЖ сдают один раз в год, РСВ — каждый квартал, соответственно, сверку нужно делать по годовой форме расчёта по страховым взносам. Какие показатели должны совпадать:

• строка 010 Подраздела 1.1 Приложения 1 к Разделу 1 РСВ — «Количество застрахованных лиц, всего (чел.)» с общим количеством застрахованных лиц указанных в СЗВ-СТАЖ;
• раздел 3 РСВ — персональные данные застрахованных лиц с аналогичными данными в СЗВ-СТАЖ.

Чтобы удостовериться в правильности заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ, желательно сверять ежемесячные отчёты СЗВ-М с квартальными показателями по РСВ. Число работников по СЗВ-М должно совпадать с данными подраздела 1.1 РСВ. Отчёты СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М по количеству застрахованных лиц должны сходиться за год.  

Расхождение СЗВ-СТАЖ и РСВ – пояснение

Сверку отчётов проводят два ведомства, а уведомление об устранении несоответствий придёт от одного:

• от ФНС — если число застрахованных лиц в РСВ меньше, чем в СЗВ-СТАЖ;
• от ПФР — если в СЗВ-СТАЖ указаны не все работники, попавшие в РСВ.

У работодателя есть 5 рабочих дней, чтобы исправить ошибки, либо дать пояснения — когда расхождение происходит по объективным причинам. 

Таких причин может быть много. Например, работник уволился в конце прошлого года, а годовую премию получил в начале следующего. Тогда информация по нему попадёт в отчёт РСВ за 1 квартал нового года, а в СЗВ-СТАЖ в новом году его не включат.   

Другой вариант — заключили гражданско-правовой договор с физическим лицом, а выплаты пока не проводились, так как исполнитель заболел и услуги не оказывал. В СЗВ-СТАЖ информацию внесут, а в РСВ — нет.  

Если ошибок в отчётах нет, работодатель не обязан давать пояснения контролирующим органам. Но рекомендуем это сделать, чтобы полностью прояснить ситуацию.

Ниже приведён пример письма-пояснения в ответ на требование Пенсионного фонда.

Образец пояснения

Как исправить ошибки

Если расхождения в данных подтвердились, и они не обусловлены объективными причинами, нужно в течение 5 рабочих дней внести изменения в отчёт. Не сделав это вовремя, можно попасть на один из следующих штрафов:

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо, данные по которому указаны неверно. Санкции накладывает ПФР — в соответствии со статьёй 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
• 5% от указанной в РСВ суммы за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1 тысячи и не более 30% от суммы указанной в РСВ. Штраф взыскивается ИФНС по статье 119 НК РФ.

В расчёте по страховым взносам

Нужно сформировать точно такой же расчёт, как и тот что подали раньше. Можно скопировать его и присвоить номер корректировки на титульном листе (1—, если скорректированный расчёт подаётся в первый раз).

В него нужно внести изменения:

• в строке 010 подраздела 1.1 поставить правильное количество застрахованных лиц, чтобы оно совпало с данными СЗВ-СТАЖ;
• создать два раздела 3 для сотрудника, чьи данные в предыдущий РСВ попали с ошибками:
• в первом разделе 3 подраздел 3.1. нужно скопировать с предыдущего отчёта полностью, со всеми ошибками. В подразделе 3.2 проставить нули;
• во втором разделе 3 все подразделы заполнить правильно, с учётом исправлений. Порядковый номер застрахованного лица остаётся тот же самый.

Информацию по остальным работникам заново подавать не нужно. Форма бланка корректировочного расчёта должна совпадать с первоначально отправленным РСВ. Это актуально, так как ФНС часто вносит изменения в формы отчётности. 

В отчёте СЗВ-СТАЖ

Отчёт содержит несколько типов форм, которые применяются в зависимости от ситуации:

• СЗВ-СТАЖ с типом сведений «дополняющая» — когда в исходную форму отчёта забыли включить сотрудника;
• СЗВ-КОРР «корректирующая» — в сведениях о сотруднике есть ошибки и они попали на лицевой счёт в ПФР;
• СЗВ-КОРР «отменяющая» — в исходную форму отчёта попали «лишние» сотрудники.

Указанные выше формы заполняются строго на тех сотрудников, в чьих данных обнаружены ошибки, остальных включать не нужно.

При сдаче отчётности не нужно забывать про соблюдение формы. РСВ можно заполнять на бумаге, только если число застрахованных лиц меньше 10 человек. При большем количестве работников ИФНС примет расчёт только в электронном виде. За нарушение данного требования работодателю грозит штраф в размере 200 рублей.

ПФР разрешает сдавать отчёт СЗВ-СТАЖ в бумажном виде страхователям с числом сотрудников менее 25 человек. Если их больше — использовать строго электронный вариант. Штраф Пенсионного фонда более существенный — 1000 рублей.