6-НДФЛ и РСВ — отчётность работодателей для отражения исчисленного налога на доходы физических лиц и страховые взносы. Базу НДФЛ и СВ составляют выплаченные работникам доходы, поэтому значения некоторых строк идентичны. Для упрощения проверки правильности заполнения отчётов ФНС ввела контрольные соотношения.
В этой статье вы узнаете, должны ли совпадать данные в 6-НДФЛ и РСВ, как сверить информацию и что делать, если налоговая служба прислала требование пояснить расхождения.
Какие расхождения бывают между РСВ и 6-НДФЛ
С 1 квартала 2021 года работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели — отчитываются по новой форме 6-НДФЛ. Её утвердили Приказом Федеральной налоговой службы России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.
В конце 2020 года вступила в силу новая форма расчёта по страховым взносам (РСВ). Её утвердили Приказом Федеральной налоговой службы России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/751@.
С введением новых бланков изменился перечень контрольных соотношений, по которым работодатели проверяют правильность подготовки отчётов. Он утверждён двумя письмами ФНС:
- БС-4-11/3759@ от 23 марта 2021 года;
- БС-4-11/2124@ от 19 февраля 2021 года.
Но с первого квартала 2022 года изменится форма расчёта по страховым взносам. Новый бланк утверждён Приказом Федеральной налоговой службы России от 6 октября 2021 года № ЕД-7-11/875@. Его начнут использовать с 1 квартала 2022 года, поэтому контрольные соотношения изменятся. ФНС опубликует письмо—пояснение для правильного заполнения документов.
Как бы ни менялись бланки, несколько правил действуют всегда:
- при сдаче 6-НДФЛ формируется и РСВ (даже нулевой);
- некоторые доходы облагаются НДФЛ, но не страховыми взносами;
- некоторые выплаты облагаются страховыми взносами, но не НДФЛ.
Далее вы узнаете, как проверить расхождения и быстро исправить ошибки. Это позволит избежать штрафов и сэкономить время на подаче корректировок и пояснений в ФНС.
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и РСВ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматически формирует документы, проверяет достоверность сведений и напоминает про сроки сдачи отчётности.
Сверка РСВ и 6-НДФЛ
После изменения форм 6-НДФЛ и РСВ сверка проводится по одному контрольному соотношению:
строка 110 раздела 2 6НДФЛ – строка 111 раздела 2 6НДФЛ >= строка 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ
или
строка 112 раздела 2 6НДФЛ + строка 113 раздела 2 6НДФЛ >= строка 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ
Сумма начисленного дохода зарегистрированным лицам за исключением дивидендов не может быть меньше базы для исчисления страховых взносов. Расхождение между показателями вызывает у ФНС вопросы. Фирме или предпринимателю направляют требование дать объяснение.
Срок подачи пояснения:
- 5 рабочих дней, если отчётность сдавалась электронно;
- 10 рабочих дней, если отчётность сдавалась на бумажном носителе.
За игнорирование требования штрафуют на 5 000 рублей (пункт 1). За повторное нарушение в течение года штрафуют на 20 000 рублей (пункт 2).
Причины расхождения
С изменением контрольных соотношений проверка отчётов и поиск ошибок занимают меньше времени. Во-первых, теперь ориентируются на один критерий. Во-вторых, упрощается поиск операций, которые не отражены в 6-НДФЛ.
Разница между суммой начисленного дохода и базой исчисления страховых взносов возникает по разным причинам. Наиболее распространённые:
| Доход | Включается в: | Пояснение | |
| 6-НДФЛ | РСВ | ||
| Аренда имущества | Да | Нет | С ренты исчисляют НДФЛ, но не уплачивают страховые взносы, так как сдача имущества в аренду не регулируется трудовым или гражданско-правовым соглашением |
| Помощь бывшим сотрудникам | Да | Нет | Материальная поддержка бывших работников не облагается НДФЛ, если не превышает 4 000 рублей в год. Страховыми взносами выплаты не облагаются, так как между физическим лицом и работодателем нет действующего трудового или гражданско-правового договора |
| Подарки работникам | Да | Нет | ИП и ООО разрешено передавать сотрудникам имущество по договору дарения. Страховыми взносами подарки не облагаются. НДФЛ уплачивают, если стоимость вещей превышает 4 000 рублей |
| Льготные займы сотрудникам | Да | Нет | С потенциальной материальной выгоды от кредитов с низкими процентными ставками уплачивают НДФЛ. Так как заём предоставляется не в рамках трудового или гражданско-правового соглашения, страховые взносы не начисляют |
| Компенсация просрочки зарплаты | Нет | Да | Выплаты не отражают в 6-НДФЛ, не исчисляют НДФЛ. Но в РСВ их отражают и исчисляют страховые взносы |
| Дивиденды | Да | Нет | Дивиденды облагаются НДФЛ и отражаются в отчёте отдельной строкой. Страховые взносы на выплаты не начисляются |
| Детские пособия | Нет | Да | С пособий не взимают НДФЛ и страховые взносы, но в РСВ включают сведения по выплаченным суммам |
Чтобы избежать штрафов за ошибки в 6-НДФЛ и РСВ, нужно проверять отчёты перед отправкой или пользоваться сервисом Buhinformer. Система учитывает законодательные тонкости, исправляет ошибки в расчётах и напоминает о сроках передачи сведений в налоговый орган.
Порядок подачи пояснения по расхождению
В требовании ФНС дать пояснение нет ничего страшного. Чтобы избежать проблем, следуйте трём правилам:
- Не игнорируйте. Это усугубит ситуацию вплоть до выездной проверки, которая может повлечь обнаружение других нарушений и претензий.
- Отвечайте по делу. Откажитесь от долгих описаний и рассмотрения смежных тем, которые затягиваются на несколько листов. При необходимости налоговики запросят дополнительные уточнения.
- Уточняйте. Если что-то неясно из требования или непонятны причины расхождения, свяжитесь с исполнителем. Его контакты указывают в требовании. Если не удаётся дозвониться, направьте письменный запрос с перечнем вопросов.
Унифицированного бланка для предоставления пояснений нет. Обращение в налоговую службу отправляют в свободной форме. Но есть несколько обязательных критериев, которым должен соответствовать документ:
- объяснение адресуют руководителю ИФНС, к которому относятся по прописке или юридическому адресу;
- указывают основные реквизиты страхователя — ИНН, КПП, адрес, наименование;
- документу присваивают уникальный номер, дата соответствует дню подачи;
- поясняя разницу между показателями в 6-НДФЛ и РСВ, указывают номер и дату требования;
- дают подробное объяснение, почему образовалось расхождение: обстоятельства, причины, не зависящие от работодателя события и т. п. При необходимости к обращению прикладывают копии подтверждающих документов.
Документ подают лично или через представителя с доверенностью в ИФНС по месту регистрации страхователя. Если такой возможности нет, отправляют письмом с описью через Почту России или по телекоммуникационным каналам связи.
ООО «Цветочек» за третий квартал выплатил сотрудникам 300 000 рублей, эту сумму указали в 6-НДФЛ. Но в РСВ база для исчисления страховых взносов — 307 000 рублей. Превышение связано с выплатой компенсации за задержку заработной платы. Контрольное соотношение нарушено, ФНС потребовало объяснения:
Если вы самостоятельно провели сравнение отчётов и нашли расхождения, отправьте пояснение в ИФНС, не дожидаясь требования от налоговой инспекции.
Сроки сдачи РСВ и 6-НДФЛ
РСВ и 6-НДФЛ сдают раз в квартал до конца месяца, следующего за отчётным периодом. Сроки в 2021 году с учётом выходных и праздников:
- до 30 апреля за 1 квартал;
- до 2 августа за полугодие;
- до 1 ноября за 9 месяцев (срок перенесли на 8 ноября из-за введения нерабочих дней в период с 30.10 по 07.11);
- до 1 марта (6-НДФЛ) и 31 января (РСВ) 2022 года за год.
Если у ИП или ООО трудоустроено 10 и более человек, отчёты разрешено сдавать только в режиме онлайн — по телекоммуникационным каналам связи. Остальные выбирают формат сдачи по собственному усмотрению. За нарушение правила штрафуют на 200 рублей за каждый документ.
За нарушение сроков сдачи РСВ платят 5% от суммы недоимки за каждый полный или неполный месяц просрочки. Штраф не может быть более 30% и менее 1 000 рублей. За несвоевременное предоставление 6-НДФЛ наказывают на 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки.
За сокращение базы по страховым взносам с целью снизить бюджетный платёж штрафуют на 20% от суммы СВ, но не менее, чем на 40 тысяч рублей. По 6-НДФЛ за аналогичное нарушение штрафуют на 500 рублей.
Должностных лиц, которые отвечают за подготовку отчётов, наказывают на 300-500 рублей в соответствии со статьями 15.5 и 15.6 КоАП РФ. Показатели контрольного соотношения должны совпадать с установленными нормами. Проверяйте отчёты перед отправкой, чтобы избежать дополнительных расходов.