Организациям и ИП с числом сотрудников меньше 25, разрешается сдавать СЗВ-М в бумажном виде. Сам отчёт довольно небольшой и легко умещается на одном листе. Поэтому вариант заполнения СЗВ-М на бумаге кажется самым простым и дешёвым. Разберёмся, так ли это на самом деле, и расскажем, как, куда и в какие сроки нужно отчитываться. 

Как сдавать СЗВ-М на бумажном носителе

Аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о Застрахованных лицах Входящие — ежеМесячная (форма)». «Входящие» означает, что данные поступают в Пенсионный фонд России (ПФ)Р извне — от работодателей.

В форму нужно вносить следующие данные:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• ИНН застрахованных лиц.

В категорию застрахованных лиц включаются:

• сотрудники, с которыми ранее (или в отчётном месяце) были заключены трудовые договоры;
• сотрудники, с которыми были расторгнуты трудовые договоры в отчётном месяце;
• физические лица, с которыми ранее (или в отчётном месяце) были заключены договоры ГПХ;
• физические лица, у которых срок действия договора ГПХ истёк в отчётном месяце.

Если в сумме количество лиц окажется 25 или больше, СЗВ-М можно будет сдать только в электронном виде, через интернет (пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). При меньшем числе застрахованных (24 и менее), можно выбрать любой вариант заполнения — бумажный или электронный.

Нельзя отправлять бумажный отчёт при строго разрешённом электронном — на работодателя наложат штраф в 1000 рублей (статья 17 Закона 27-ФЗ).

Бланк отчёта СЗВ-М обновлён Приказом Правления ПФР от 15.04.2021 №103п и действует с 30 мая 2021 года. Скачать его можно на сайте ПФР. 

В нём всего 4 раздела:

1. реквизиты страхователя (работодателя) — регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП;
2. отчётный период и календарный год. Указывается цифрами, например, 06 2021 (отчёт за июнь 2021 года);
3. код типа формы. Один из 3 вариантов — «исхд» (исходная), «отмн» (отменяющая) или «доп» (дополняющая). Первый отчёт — это всегда исходная форма;
4. сведения о застрахованных лицах — основной раздел отчёта. Туда вносят ФИО, СНИЛС и ИНН. 

Отдельный блок — наименование руководителя, подпись, расшифровка, дата заполнения и печать (при наличии).

Форма бланка очень простая для заполнения — каждый показатель сопровождается пояснениями в скобках.

Есть два способа заполнить бумажный отчёт: распечатать пустой бланк и заполнить его от руки или заполнить бланк в текстовом редакторе и распечатать.  

Какие правила нужно соблюдать при оформлении отчёта от руки:

• использовать ручку с пастой или чернилами любого цвета, кроме красного и зелёного;
• писать печатными буквами, разборчиво и аккуратно;
• ошибки, исправления, помарки, лишние знаки пунктуации допускать нельзя.

Фамилию, имя и отчество нужно заполнять полностью, без сокращений, так, как это указано в паспорте (например, Петрова Валентина Сергеевна). Если отчества нет, можно пропустить. СНИЛС ставится обязательно, без него отчёт не примут. ИНН — при наличии. 

Порядковые номера в таблице должны начинаться с 1 и идти по возрастанию, без пропусков. Алфавита придерживаться не обязательно, фамилии работников могут располагаться в любом порядке.

Отчёт СЗВ-М на бумаге можно сдать или отправить тремя разными способами:

• лично передать специалисту ПФР, либо дать это право другому лицу — по доверенности;
• лично либо по доверенности передать через отделение МФЦ;
• отправить по почте — заказным письмом с описью вложения. Доверенность в этом случае не нужна.  

Получатель отчёта СЗВ-М — отделение ПФР, в котором зарегистрирован работодатель.

Подтверждением факта сдачи отчёта на бумажном носителе будут:

• отметка (штамп, дата, подпись) специалиста ПФР или МФЦ на втором экземпляре отчёта;
• почтовая квитанция (чек) и опись вложения со штампом отделения почты.

Несмотря на кажущуюся простоту, бумажный СЗВ-М нельзя назвать лучшим вариантом сдачи отчёта. Причин этому несколько:

1. человеческий фактор — при заполнении от руки легко сделать ошибку, из-за которой отчёт могут не принять. А это штрафы, разборки, нервы;
2. из-за помарок, исправлений приходится заново переписывать один и тот же отчёт;
3. уходят время и деньги, чтобы доехать до ПФР, МФЦ или почты, и отстоять там очередь. Особенно актуально, если приходится дважды сдавать один и тот же отчёт (например, при исправлении).

Поэтому стоит рассмотреть возможность электронной отправки документов через интернет — так вы сэкономите время для решения более важных задач по ведению бизнеса.

Сроки сдачи отчета СЗВ-М 

Вне зависимости от способа передачи и используемой формы отчёта СЗВ-М установлен единый срок для его сдачи — 15 число месяца, следующего за отчётным (статья 11 Закона 27-ФЗ). 

Если это дата приходится на выходной или праздничный выходной день, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день. Ближайшая такая дата будет 15 января 2022 года — суббота. Соответственно, за декабрь 2021 года СЗВ-М нужно будет сдать до 17 января 2022 года включительно.