Иногда контрагенты отказываются платить по обязательствам, и перед компанией встаёт вопрос о списании долгов. Процесс понятный, но имеет особенности в налоговом и бухгалтерском учёте.

В этой статье вы узнаете, по каким критериям определяют невозвратные долги, как происходит списание безнадёжных долгов в налоговом учёте и какие документы готовит бухгалтерия.

 

Определение дебиторской задолженности

 

Дебиторская задолженность (ДЗ) — всё, что компании должны контрагенты, сотрудники и государство. Выделяют два понятия: кредитор — тот, кому должны, и дебитор — тот, кто должен.

 

Пример 1. Фирма «Адванс» оплатила партнёру «ПремьерТаун» 370 000 рублей за вагонку из хвойной древесины. Перечисленные средства считают дебиторкой, пока поставщик не отгрузит продукцию. 

Пример 2. Компания «Анаптик» выдала сотруднику Кузнецову Кириллу Владимировичу заём на 120 000 рублей под 9% годовых. Задолженность работника — дебиторка.

Пример 3. Организация «ТрансПромГруз» авансом перечислила в бюджет налог на прибыль — 75 000 рублей. До окончания отчётного периода и исчисления налога уплаченная сумма — ДЗ.

Пример 4. ООО «Альтпром» отгрузила ИП Кадчиков В.М. подшипники на 293 000 рублей. Покупатель обязался оплатить партию в течение месяца. До перечисления средства 293 000 рублей — дебиторская задолженность.

 

Дебиторка есть в большинстве бизнес-сфер, потому что контрагентам редко удаётся выполнить обязательства в один момент. Производителям выгодно поставлять товары с отсрочкой платежа — это расширяет рынок сбыта. А ритейлеры ведут деятельность с минимальной нагрузкой — рассчитываются, когда реализуют продукцию.

 

Некоторые должники не выполняют обязательства из-за экономических форс-мажоров, мошеннических намерений или других причин. Но организациям нельзя сразу списывать долги в убытки. Это делают только с безнадёжной дебиторкой, которая соответствует критериям из нормативно-правовых актов.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы минимизировать объёмы безнадёжной дебиторской задолженности. Система автоматически проверяет благонадёжность потенциальных партнёров. Не отгружайте товары без предоплаты компаниям с низкими показателями, чтобы избежать подрыва стабильности предприятия. Двигайтесь вперёд с надёжным партнёром, который во всех ситуациях за вас.

 

Что такое безнадёжная дебиторская задолженность в налоговом учёте

 

Безнадёжная дебиторская задолженность в налоговом учёте (БДЗ) — это долги, которые невозможно взыскать с контрагента. В статье 266 НК РФ перечислены критерии, по которым определяют БДЗ:

• истёк срок исковой давности;
• обязательство невозможно выполнить на основании акта государственного органа или ликвидации компании;
• судебный пристав вынес решение об окончании делопроизводства — например, не удаётся найти должника.

 

Не путайте безнадёжный долг с сомнительным. Второй — это дебиторка без обеспечения или гарантий, которая не погашена в установленные договором сроки. Ключевое отличие — теоретически сомнительные долги могут вернуть.

 

Не признают безнадёжными долги индивидуальных предпринимателей, которые снялись с государственного учёта. ИП отвечает по обязательствам личным имуществом. Долги признают БДЗ после банкротства, смерти или невозможности определить фактическое местоположение.

 

Условия списания дебиторской задолженности в налоговом учёте

 

Бухгалтерский и налоговый учёт ведут по разным правилам, поэтому отличается порядок списания безнадежной дебиторки.

 

В бухгалтерском учёте

 

Для списания БДЗ формируют резерв сомнительных долгов, который покрывает списание безнадёжных.

 

В налоговом учёте

 

Два варианта:

• аналогично БУ сформировать резерв, который покроет БДЗ;
• перенести безнадёжные долги в расходы.

 

Второй вариант актуален для организаций на общей системе налогообложения, которые исчисляют налог на прибыль методом начисления. Упрощенцам и ИП на ОСНО метод недоступен.

 

Не знаете, по каким правилам списывать безнадёжные долги в налоговом и бухгалтерском учёте? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции. Система соответствует актуальным законодательным требованиям, разгружает предпринимателей и оставляет больше времени для стратегического развития бизнеса.

 

Как определить просроченную исковую давность (ИД)

Ключевой критерий признания долга безнадёжным — истечение срока исковой давности (по общим правилам — три года, статья 196 ГК РФ). Часто кредиторы неверно определяют момент возникновения просрочки выполнения обязательств.

 

День, с которого считают исковую давность, определяют одним из трёх способов:

 

•  В договоре указан период погашения задолженности. Исковую давность исчисляют со следующего дня, когда истекает срок выполнения обязательств.

 

Например, фирма «Адванс» 01.02.2023 г. отгрузила продукцию контрагенту «Арес». По договору покупатель обязан оплачивать поставки в течение календарного месяца. Срок истечёт 28.02.2023 г., исковую давность начнут считать с 01.03.2023 г.

 

ИД можно восстановить после истечения срока — если дебитор подтвердит наличие долга. Например, через пять лет подпишет взаимный акт сверки. Срок начнут считать заново со дня оформления документа.

 

• В договоре не указан срок исполнения обязательств. Кредитор направляет дебитору требование погасить долг в установленный срок. Исковую давность считают со следующего дня после истечения назначенного периода.
•  В договоре указано, что покупатель не оплачивает товар до востребования. Далее алгоритм исчисления исковой давности аналогичен второму варианту.

 

Сторонам разрешено договориться о приостановке исчисления ИД. После окончания паузы период считают заново без учёта прошедших дней.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно провести списание безнадёжной задолженности в налоговом учёте. Консультируйтесь с экспертами, которые рассмотрят вашу ситуацию и предложат оптимальный порядок действий. Они ответят на вопросы и помогут с подготовкой документации.

 

Какие документы требуются для списания безнадёжных долгов

 

Списание БДЗ невозможно без документов, которые подтверждают возникновение обязательств — договор о сотрудничестве, УПД, накладные, акты об оказании услуг и т. д. Прерывание срока исковой давности обосновывают актами сверок, письмами, соглашениями и т. п.

 

Когда организация планирует списать БДЗ, директор выпускает приказ об инвентаризации долгов. Используют унифицированную форму № ИНВ-22, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.

 

Бухгалтер проверяет расчёты с контрагентами, результаты фиксируют в акте — по форме № ИНВ-17. В приложении указывает сведения о дебиторах, суммах задолженности и прочую информацию. 

 

Можно использовать индивидуальные бланки, которые закреплены учётной политикой организации.

 

Финальный этап — списание БДЗ по приказу директора. Документы хранят в течение пяти лет, чтобы подтвердить законность учёта долгов в убытках в случае проверки налоговыми инспекторами.

 

Порядок списания безнадёжной дебиторской задолженности в налоговом учёте

 

Списание дебиторской задолженности (налог на прибыль уменьшается) в налоговом учёте возможно двумя способами — с формированием резервов и без.

 

Во втором случае после инвентаризации безнадёжную дебиторскую задолженность списывают на внереализационные расходы. Сумму долгов учитывают при определении базы налогообложения по налогу на прибыль.

 

Если предприятие использует резервы:

 

• В ходе инвентаризации определяют величину сомнительных долгов. Напомним: к ним относится дебиторка, по которой истекли сроки оплаты, нет гарантий или обеспечения — пункт 1.
• Сомнительные долги делят на три группы:

 

 

• По составленным группам формируют резерв. Его величина не должна превышать 10% от выручки за налоговый период, по итогам которого проводят расчёты. Разрешено сравнивать результат с предыдущим налоговым периодом — выбирают тот, в котором доступен максимальный резерв.

 

Резерв пересматривают по итогам каждого периода. Если в новом он превышает актуальное значение, разницу относят к затратам. В противном случае — к внереализационным расходам текущего периода.

 

Рассмотрим на примере. 4 апреля 2023 года фирма «Адванс» инвентаризовала долги за первый квартал 2023 года. Выявили трёх дебиторов:

• ИП Карманов Руслан Ахметович (317 000 рублей) — дата возникновения: 30.01.2023 г.
• ООО «Техно» (295 000 рублей) — дата возникновения: 10.02.2023 г.
• ООО “Дворяной” (134 000 рублей) — дата возникновения: 25.02.2023 г.

 

Долги Карманова и ООО «Дворяной» относятся ко второй группе, фирма формирует резерв: (317 000 + 295 000) х 50% = 306 000 рублей. Выручка предприятия за первый квартал — 2,3 миллиона рублей, допустимая величина резерва: 2 300 000 х 10% = 230 000 рублей.

 

По итогам первого квартала компания спишет на внереализационные расходы 230 тысяч. Если долги признаются безнадёжными, их покроют выделенным резервом.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции бухгалтерского и налогового учёта. Система определит величину обязательств, заполнит декларации и напомнит о важных сроках. Вы справитесь без штатного бухгалтера, а сэкономленными средствами ускорите развитие бизнеса.

 

Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте

 

В бухгалтерском учёте списание безнадёжной дебиторки возможно только с формированием резерва. Порядок расчёта не установлен законодательством, поэтому фирмы определяют его самостоятельно и фиксируют в учётной политике.

 

В БУ принято использовать метод списания, аналогичный налоговому учёту. Это упрощает бухгалтерские операции и минимизирует вероятность ошибок, которые приводят к штрафам и доначислениям налогов.

 

Проводка по созданию резерва: Дт 91 «Прочие доходы и расходы» / Кт 63 «Резервы по сомнительным долгам».

 

Проводка по списанию безнадёжного долга: Дт 63 / Кт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». Также по кредиту используют счета 76 и 60.

 

Вернёмся к примеру фирмы «Адванс». По итогам квартала бухгалтер сформировал резерв — 230 000 рублей. Операцию отразят проводкой: Дт 91 / Кт 63 — 230 000. В мае ликвидировали организацию «Дворяной», долг в 134 тысячи признали безнадёжным.

 

Средства компенсируют сформированным резервом, операцию отразят проводкой: Дт 63 / Кт 62 — 134 000.

 

Если списание долга не связано с ликвидацией фирмы, средства переносят на забалансовый счёт 007. Пока компания существует, есть теоретическая возможность возврата средств даже после истечения срока исковой давности. На забалансовом счёте средства отражают в течение пяти лет — по истечении срока разрешено прекратить учёт БДЗ.

 

Таким образом, списание безнадёжных долгов — регламентированный процесс, который ограничен нормами законодательства. Нарушения приводят к ошибкам при исчислении налога на прибыль. Если ФНС выявит неточности, инспекторы доначислят налог, выпишут штраф и начислят пеню.

 

Чтобы минимизировать вероятность нарушений и крупных финансовых потерь, в бухгалтерском и налоговом учёте применяют одинаковый метод с формированием резервов.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Они расскажут о порядке списания дебиторки, правилах формирования документов и помогут в трудных ситуациях. Вы всё сделаете правильно без штатных сотрудников и избежите крупных штрафов.