Удержанный НДФЛ часто путают с исчисленным, из-за чего допускают ошибки, которые приводят к штрафам. Разница между терминами незначительная, но в ней должны разбираться ответственные за подготовку 6-НДФЛ специалисты и предприниматели.

В этой статье вы узнаете, чем отличаются исчисленный и удержанный налог и как правильно заполнить ключевые разделы 6-НДФЛ.

Исчисленный и удержанный налог в форме 6-НДФЛ

Налоговые агенты по НДФЛ — организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам. Они исчисляют налог по применяемой ставке и уменьшают доход работников на полученное значение, а остаток уплачивают в бюджет.

Для контроля исполнения обязательств ФНС ввела для работодателей отчёт 6-НДФЛ. С 2021 года он включает в себя справку 2-НДФЛ. В документ компании и предприниматели вносят сведения об исчисленном, удержанном и уплаченном налоге.

Актуальная форма документа утверждена Приказом Федеральной налоговой службы России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@ в редакции от 28 сентября 2021 года.

Начинающие специалисты и предприниматели часто путают исчисленный и удержанный НДФЛ.

Исчисленный НДФЛ — величина налога по применяемой ставке с суммы планируемой выплаты. Например, за январь работнику начислят 60 000 рублей. В день начисления определят величину налога по ставке 13% — 60 000 х 13% = 7 800 рублей.

Удержанный НДФЛ — сумма, которую работодатель фактически удержал с выплаченного дохода. Если вернуться к прошлому примеру, сотрудник получил на руки 52 200 рублей, а 7 800 рублей останется у фирмы для перечисления в бюджет.

Главное отличие: налог исчисляют в момент начисления дохода, а удерживают в день перечисления средств. Эти даты могут отличаться. Например, зарплату начисляют в последний день месяца, в этот момент работодатель исчисляет НДФЛ. Но выплатить средства могут только 10 числа следующего месяца, и в этот день будет удержан налог.

Поэтому величины исчисленного и удержанного налога в 6-НДФЛ часто отличаются. И в этом нет ошибки. 

Например, ООО «Цветочек» выплачивает зарплату 15 числа следующего месяца. Расхождения в показателях образуются на стыке кварталов — в марте. Зарплату начислят 31.03.2022 г., в этот же день исчислят налог. Но выплатят вознаграждение 15.04.2022 г., тогда и удержат налог. Так как апрель относится ко второму кварталу, в отчёте за 1 квартал исчисленный налог превысит удержанный.

Расхождения возникают и в других ситуациях. Например, когда организация дарит подарок бывшему сотруднику, вышедшему на пенсию. НДФЛ с презентов в натуральной форме удерживают в момент следующей финансовой операции. Но если человек вышел на пенсию, денежные переводы невозможны.

Разница в величинах — не ошибка, но до 1 марта следующего года компания обязана уведомить ИФНС и получателя подарка о невозможности удержать и перечислить налог в бюджет.

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и не запутаться в терминах, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует подготовку документов, устраняет неточности и напоминает о сроках сдачи. С ним вы избежите штрафов и справитесь с ведением документации без штатного бухгалтера. 

В разделе 1

Рассмотрим заполнение первого и второго разделов на примере. В ООО «Цветочек» работают четыре сотрудника. Ежемесячный фонд оплаты труда (ФОТ) — 200 000 рублей. Аванс выплачивают 20 числа, основную часть зарплаты — 10 числа следующего месяца.

Календарь выплат:

Аванс — составная часть зарплаты. В первом разделе его указывают одним комплектом строк с основной частью заработной платы, если перечисляют не в последний день месяца. Поэтому удержанный с выплаченного в декабре аванса налог отразят в отчёте за 1 квартал 2022 года. Но исчислили его в декабре, так как зарплату начисляют в последний день месяца.

Аналогично и с мартовской заработной платой: налог исчислят в рамках первого квартала, но удержат во втором — в день фактического перечисления дохода.

Первый раздел заполняют в несколько этапов:

• В шапку документа вносят ИНН и КПП организации. Номер страницы — «002».
• Код бюджетной классификации (КБК) укажут в соответствии с применяемой ставкой. Для 13% — 18210102010011000110.
• В строке 020 отразят величину удержанного в 1 квартале налога. Она должна соответствовать сумме строк 022.
• В строки 021 и 022 вносят срок уплаты удержанного НДФЛ и сумму к перечислению.

Если работодатель исчисляет НДФЛ по нескольким ставкам (например, по 13% и 15%), для каждого тарифа заполняют отдельные экземпляры первого раздела.

ООО «Цветочек» отразит перечисления в бюджет с декабрьской, январской и февральской зарплат. НДФЛ с вознаграждения за март попадут в отчёт за 2 квартал, так как фактически его выплатят в апреле.

Образец заполнения:

В строках 030-032 поставят прочерки. Их заполняют, если в отчётном периоде физлицам вернули излишне удержанный НДФЛ.

Чтобы не тратить время на изучение порядка заполнения 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он рассчитает суммы налога и заполнит все поля на основе предоставленных данных. Вы подготовите документ за 5-10 минут и сэкономите на услугах квалифицированного бухгалтера.

В разделе 2

Во втором разделе отражают данные по выплаченным доходам, количеству получателей, исчисленном и удержанном налоге. Его заполняют накопленным итогом с начала года.

Если НДФЛ исчисляют по разным ставкам, для каждого тарифа заполняют отдельный экземпляр второго раздела.

Шапку — ИНН и КПП — заполняют в соответствии с титульным листом и первым разделом. Номер страницы — по порядку. В нашем примере — «003».

В строке 100 указывают применяемую ставку, а в строке 105 — код бюджетной классификации, который соответствует используемому тарифу.

Остальные строки заполняют в соответствии с данными о выплатах:

• строка 110 — вносят суммы выплаченных физлицам доходов. Данные дублируют в строке 112, так как ООО «Цветочек» перечислял средства по трудовым договорам. В строках 111 и 113 ставят прочерки;
• строка 120 — указывают количество физических лиц, которые получали доходы от организации. В нашем примере — 4;
• строка 130 — отражают «0», так как не применяли вычеты;
• строка 140 — вносят «78000», сумму исчисленного налога с начала года. В отчёте за первый квартал учитывают зарплаты за январь, февраль и март. НДФЛ исчисляют в день начисления. Зарплату начисляют в последний день месяца. Поэтому декабрьскую ЗП не учитывают, она относится к 4 кварталу 2021 года;
• строка 141 — указывают «0», так как ООО «Цветочек» не выплачивал дивиденды;
• строка 150 — отражают «0», так как авансовые платежи не делали;
• строка 160 — вносят «78000», сумму удержанного налога;
• строка 170 — указывают «0», так как ООО «Цветочек» удержал весь исчисленный налог. Эту строку заполняют, например, когда дарят подарки в натуральной форме и не могут удержать налог из-за отсутствия финансовых операций в будущем;
• строка 180 — отражают «0», так не было излишне удержанного налога;
• строка 190 — вносят «0», так как налоговый агент не возвращал излишне удержанный НДФЛ физическим лицам.

Образец заполнения второго раздела:

Когда работодатель удерживает с физического лица лишний НДФЛ, он обязан в течение 10 дней уведомить его об этом. Физлицо имеет право подать заявление о возврате излишне удержанного налога. Организация или предприниматель обязаны возместить сумму в течение 3 месяцев.

Особенности заполнения

При заполнении 6-НДФЛ учитывают ряд особенностей:

• первый раздел заполняют за квартал, второй — накопленным итогом с начала года;
• величины в строках 140 и 160 могут отличаться из-за особенностей исчисления и удержания НДФЛ;
• если налог исчисляют по нескольким ставкам, для каждой заполняют отдельный экземпляр второго и первого разделов;
• сумму НДФЛ округляют по общим математическим правилам, так как в строках с налогом нет графы для копеек.

Чтобы ускорить заполнение 6-НДФЛ и исключить вероятность ошибок, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках предоставления в налоговую инспекцию.