Сумма удержанного НДФЛ в отчёте 6-НДФЛ

Удержанный НДФЛ часто путают с исчисленным, из-за чего допускают ошибки, которые приводят к штрафам. Разница между терминами незначительная, но в ней должны разбираться ответственные за подготовку 6-НДФЛ специалисты и предприниматели.

 

В этой статье вы узнаете, чем отличаются исчисленный и удержанный налог и как правильно заполнить ключевые разделы 6-НДФЛ.

 

Исчисленный и удержанный налог в форме 6-НДФЛ

 

Налоговые агенты по НДФЛ — организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам. Они исчисляют налог по применяемой ставке и уменьшают доход работников на полученное значение, а остаток уплачивают в бюджет.

 

Для контроля исполнения обязательств ФНС ввела для работодателей отчёт 6-НДФЛ. С 2021 года он включает в себя справку 2-НДФЛ. В документ компании и предприниматели вносят сведения об исчисленном, удержанном и уплаченном налоге.

 

Актуальная форма документа утверждена Приказом Федеральной налоговой службы России от 15 октября 2020 годаЕД-7-11/753@ в редакции от 28 сентября 2021 года.

 

Начинающие специалисты и предприниматели часто путают исчисленный и удержанный НДФЛ.

 

Исчисленный НДФЛ — величина налога по применяемой ставке с суммы планируемой выплаты. Например, за январь работнику начислят 60 000 рублей. В день начисления определят величину налога по ставке 13% — 60 000 х 13% = 7 800 рублей.

 

Удержанный НДФЛ — сумма, которую работодатель фактически удержал с выплаченного дохода. Если вернуться к прошлому примеру, сотрудник получил на руки 52 200 рублей, а 7 800 рублей останется у фирмы для перечисления в бюджет.

 

Главное отличие: налог исчисляют в момент начисления дохода, а удерживают в день перечисления средств. Эти даты могут отличаться. Например, зарплату начисляют в последний день месяца, в этот момент работодатель исчисляет НДФЛ. Но выплатить средства могут только 10 числа следующего месяца, и в этот день будет удержан налог.

 

Поэтому величины исчисленного и удержанного налога в 6-НДФЛ часто отличаются. И в этом нет ошибки. 

 

Например, ООО «Цветочек» выплачивает зарплату 15 числа следующего месяца. Расхождения в показателях образуются на стыке кварталов — в марте. Зарплату начислят 31.03.2022 г., в этот же день исчислят налог. Но выплатят вознаграждение 15.04.2022 г., тогда и удержат налог. Так как апрель относится ко второму кварталу, в отчёте за 1 квартал исчисленный налог превысит удержанный.

 

Расхождения возникают и в других ситуациях. Например, когда организация дарит подарок бывшему сотруднику, вышедшему на пенсию. НДФЛ с презентов в натуральной форме удерживают в момент следующей финансовой операции. Но если человек вышел на пенсию, денежные переводы невозможны.

 

Разница в величинах — не ошибка, но до 1 марта следующего года компания обязана уведомить ИФНС и получателя подарка о невозможности удержать и перечислить налог в бюджет.

 

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и не запутаться в терминах, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует подготовку документов, устраняет неточности и напоминает о сроках сдачи. С ним вы избежите штрафов и справитесь с ведением документации без штатного бухгалтера. 

 

В разделе 1

Рассмотрим заполнение первого и второго разделов на примере. В ООО «Цветочек» работают четыре сотрудника. Ежемесячный фонд оплаты труда (ФОТ) — 200 000 рублей. Аванс выплачивают 20 числа, основную часть зарплаты — 10 числа следующего месяца.

 

Календарь выплат:

 

Дата Назначение Сумма, руб. НДФЛ, руб. Срок уплаты
20.12.2021 Аванс за декабрь 2021 г. 80 000 10 400 11.01.2022
10.01.2022 Зарплата за декабрь 2021 г. 120 000 15 600 11.01.2022
20.01.2022 Аванс за январь 2022 г. 80 000 10 400 11.02.2022
10.02.2022 Зарплата за январь 2022 г. 120 000 15 600 11.02.2022
18.02.2022 Аванс за февраль 2022 г. 80 000 10 400 11.03.2022
10.03.2022 Зарплата за февраль 2022 г. 120 000 15 600 11.03.2022
18.03.2022 Аванс за март 2022 г. 80 000 10 400 11.04.2022
08.04.2022 Зарплата за март 2022 г. 120 000 15 600 11.04.2022

 

Аванс — составная часть зарплаты. В первом разделе его указывают одним комплектом строк с основной частью заработной платы, если перечисляют не в последний день месяца. Поэтому удержанный с выплаченного в декабре аванса налог отразят в отчёте за 1 квартал 2022 года. Но исчислили его в декабре, так как зарплату начисляют в последний день месяца.

 

Аналогично и с мартовской заработной платой: налог исчислят в рамках первого квартала, но удержат во втором — в день фактического перечисления дохода.

 

Первый раздел заполняют в несколько этапов:

  • В шапку документа вносят ИНН и КПП организации. Номер страницы — «002».
  • Код бюджетной классификации (КБК) укажут в соответствии с применяемой ставкой. Для 13% — 18210102010011000110.
  • В строке 020 отразят величину удержанного в 1 квартале налога. Она должна соответствовать сумме строк 022.
  • В строки 021 и 022 вносят срок уплаты удержанного НДФЛ и сумму к перечислению.

 

Если работодатель исчисляет НДФЛ по нескольким ставкам (например, по 13% и 15%), для каждого тарифа заполняют отдельные экземпляры первого раздела.

 

ООО «Цветочек» отразит перечисления в бюджет с декабрьской, январской и февральской зарплат. НДФЛ с вознаграждения за март попадут в отчёт за 2 квартал, так как фактически его выплатят в апреле.

 

Образец заполнения:

 

 

В строках 030-032 поставят прочерки. Их заполняют, если в отчётном периоде физлицам вернули излишне удержанный НДФЛ.

 

Чтобы не тратить время на изучение порядка заполнения 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он рассчитает суммы налога и заполнит все поля на основе предоставленных данных. Вы подготовите документ за 5-10 минут и сэкономите на услугах квалифицированного бухгалтера.

 

В разделе 2

 

Во втором разделе отражают данные по выплаченным доходам, количеству получателей, исчисленном и удержанном налоге. Его заполняют накопленным итогом с начала года.

 

Если НДФЛ исчисляют по разным ставкам, для каждого тарифа заполняют отдельный экземпляр второго раздела.

 

Шапку — ИНН и КПП — заполняют в соответствии с титульным листом и первым разделом. Номер страницы — по порядку. В нашем примере — «003».

 

В строке 100 указывают применяемую ставку, а в строке 105 — код бюджетной классификации, который соответствует используемому тарифу.

 

Остальные строки заполняют в соответствии с данными о выплатах:

  • строка 110 — вносят суммы выплаченных физлицам доходов. Данные дублируют в строке 112, так как ООО «Цветочек» перечислял средства по трудовым договорам. В строках 111 и 113 ставят прочерки;
  • строка 120 — указывают количество физических лиц, которые получали доходы от организации. В нашем примере — 4;
  • строка 130 — отражают «0», так как не применяли вычеты;
  • строка 140 — вносят «78000», сумму исчисленного налога с начала года. В отчёте за первый квартал учитывают зарплаты за январь, февраль и март. НДФЛ исчисляют в день начисления. Зарплату начисляют в последний день месяца. Поэтому декабрьскую ЗП не учитывают, она относится к 4 кварталу 2021 года;
  • строка 141 — указывают «0», так как ООО «Цветочек» не выплачивал дивиденды;
  • строка 150 — отражают «0», так как авансовые платежи не делали;
  • строка 160 — вносят «78000», сумму удержанного налога;
  • строка 170 — указывают «0», так как ООО «Цветочек» удержал весь исчисленный налог. Эту строку заполняют, например, когда дарят подарки в натуральной форме и не могут удержать налог из-за отсутствия финансовых операций в будущем;
  • строка 180 — отражают «0», так не было излишне удержанного налога;
  • строка 190 — вносят «0», так как налоговый агент не возвращал излишне удержанный НДФЛ физическим лицам.

 

Образец заполнения второго раздела:

 

 

Когда работодатель удерживает с физического лица лишний НДФЛ, он обязан в течение 10 дней уведомить его об этом. Физлицо имеет право подать заявление о возврате излишне удержанного налога. Организация или предприниматель обязаны возместить сумму в течение 3 месяцев.

 

Особенности заполнения

 

При заполнении 6-НДФЛ учитывают ряд особенностей:

  • первый раздел заполняют за квартал, второй — накопленным итогом с начала года;
  • величины в строках 140 и 160 могут отличаться из-за особенностей исчисления и удержания НДФЛ;
  • если налог исчисляют по нескольким ставкам, для каждой заполняют отдельный экземпляр второго и первого разделов;
  • сумму НДФЛ округляют по общим математическим правилам, так как в строках с налогом нет графы для копеек.

 

Чтобы ускорить заполнение 6-НДФЛ и исключить вероятность ошибок, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках предоставления в налоговую инспекцию.


Адреса и контакты

Адрес: 125167, Россия, г. Москва, Садовническая набережная, 79, офис 8

Телефон для связи: +7 (904) 075-41-91

Почта: info@buhinformer.ru