В СЗВ-М часто забывают добавить одного сотрудника или ошибаются в ФИО, СНИЛС и ИНН. Пенсионный фонд России это предусмотрел и разработал дополнительные формы для исправления недостоверных сведений.

 

В этой статье вы узнаете, как устранить ошибки в СЗВ-М, до какого числа это нужно сделать и какой штраф предусмотрен за нарушение сроков.

 

Отменяющая или дополняющая СЗВ-М: какую форму сдавать

 

Работодатели ежемесячно до 15 числа сдают отчёт СЗВ-М, утверждённый Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 103п от 15 апреля 2021 года.

 

Иногда из-за невнимательности предприниматели и организации ошибаются в сведениях о сотрудниках. Для исправления неточностей в ПФР подают дополняющие («доп») и отменяющие («отмн») формы.

 

Разберёмся, в каких ситуациях использовать формы:

• если обнаружили ошибку или получили уведомление от ПФР об отсутствии работников, отправьте дополняющий отчёт. Дублировать данные по всем кадрам не нужно, достаточно указать информацию по забытым;
• если обнаружили ошибку или получили уведомление от ПФР о лишних работниках, отправьте отменяющий отчёт. В четвёртом разделе перечислите сотрудников, по которым хотите отменить сведения.

 

Если опечатались в ФИО, СНИЛС или ИНН, отправьте в Пенсионный фонд России обе формы:

• отменяющую, чтобы отозвать недостоверные сведения. В отчёт скопируйте данные из исходного документа;
• дополняющую, чтобы предоставить достоверные данные. В отчёте укажите сведения о сотрудниках, по которым отменили сведения.

 

Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы не тратить время на поиск и исправление ошибок. Система автоматизирует заполнение СЗВ-М, снижая вероятность ошибок, и напоминает о сроках сдачи документа.

 

Порядок действий, если забыли включить сотрудника в СЗВ-М

 

В ООО «Цветочек» работают 8 человек. В августе компания заключила гражданско-правовой договор со сторонним специалистом для реализации временного проекта. В СЗВ-М за август бухгалтер забыл указать сведения по новому сотруднику:

 

 

Если в отчёте забыли указать сотрудника, в Пенсионный фонд России достаточно отправить «дополняющую» форму. Давайте пошагово разберём заполнение бланка:

 

1. В разделах 1 и 2 сохраняем исходные данные.

 

2. В разделе 3 меняем «тип формы (код)» с исходного («исхд») на дополняющий («доп»).

 

3. В четвёртый раздел вносим информацию по забытому сотруднику. По остальным ПФР уже получил информацию из исходного отчёта, поэтому их не дублируем. Внимательно проверяем ФИО, СНИЛС и ИНН, чтобы потом не тратить время на исправление ошибок.

 

Образец заполнения:

 

 

Совет! Не откладывайте подачу СЗВ-М на последний день. Отправьте документ заранее — за 7-10 дней до истечения срока. Тогда останется время для проверок, предоставления исправлений и дополнений. Это снижает вероятность споров с ПФР и получения штрафов.

 

Как в СЗВ-М внести изменения

 

Если допустили ошибку в ФИО, ИНН или СНИЛС, одновременно подайте отменяющий и дополняющий отчёты. Первый отзывает недостоверную информацию, а второй направляет в пенсионный фонд подлинные сведения.

 

Рассмотрим на простом примере. Бухгалтер ООО «Цветочек» допустил ошибку в СНИЛС Чередниченко Дмитрия Николаевича и в ИНН Пупко Игоря Владимировича. И забыл указать временного сотрудника, с которым заключили гражданско-правовой договор для запуска нового проекта. Исходный отчёт:

 

 

Исправим ошибки и отправим данные по забытому сотруднику в два этапа.

 

Этап 1. Отменяем недостоверные сведения.

 

1. В разделах 1 и 2 сохраняем исходные данные.

 

2. В разделе 3 меняем «тип формы (код)» с исходного («исхд») на отменяющий («отмн»).

 

3. В четвёртом разделе без исправлений указываем недостоверные сведения по двум сотрудникам — Чередниченко и Пупко.

 

Образец заполнения:

 

 

Этап 2. Дополняем исходный отчёт подлинными данными.

 

На первом этапе мы отозвали информацию из ПФР. Теперь компенсируем её актуальными данными. Для этого подадим дополняющую форму с тремя сотрудниками: двух, по которым исправляем ошибки, и одного, которого забыли добавить в исходный документ.

 

1. В разделах 1 и 2 сохраняем исходные данные.

 

2. В разделе 3 меняем «тип формы (код)» с исходного («исхд») на дополняющий («доп»).

 

3. В четвёртом разделе указываем нужных работников.

 

Образец заполнения:

 

 

Обе формы подаём одновременно с описью ОВД-1 «исходная».

 

Форма подачи дополняющей и корректирующей формы

 

Способ подачи отчёта, дополняющей и отменяющей форм зависит от количества работников. Организации и предприниматели, у которых меньше 25 сотрудников, подают СЗВ-М в бумажном или электронном формате по собственному усмотрению.

 

Когда трудоустроено больше 25 человек, разрешена только электронная подача документа. Правило установлено пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ в редакции от 24 февраля 2021 года.

 

Пример. В ООО «Цветочек» работало 24 человека. В конце августа компания наняла двух работников. Численность кадров увеличилась до 26 человек. Бухгалтер отправил СЗВ-М и дополняющую форму в бумажном виде вместо электронного. Компанию оштрафовали на 1 000 рублей (пункт 4).

 

Если у вас меньше 25 работников и вы выбираете формат подачи отчётности, следите за соответствием дополняющего, отменяющего и исходного документов. Если СЗВ-М «исходный» направлен в бумажном виде, дополняющую и отменяющую формы электронно подавать нельзя.

 

Сроки подачи корректирующих СЗВ-М и штрафы

 

СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа (пункт 2.2 статьи 11). При этом нормативным актом не установлен срок подачи корректировки, если работодатель самостоятельно нашёл ошибки. В этом случае дополнительные отчёты подают сразу после выявления неточностей (статья 15).

 

Несмотря на отсутствие ограничений, советуем заранее сдавать отчёт и перепроверять данные. Тогда вы успеете подать отменяющую и/или дополняющую формы до 15 числа, чтобы наверняка исключить спорные ситуации с ПФР.

 

Не всегда юридические лица и индивидуальные предприниматели самостоятельно находят ошибки. Тогда Пенсионный фонд России направляет уведомление о несоответствии данных или протокол проверки СЗВ-М. Работодателю даётся 5 рабочих дней на подачу достоверных сведений (пункт 5).

 

Чтобы своевременно выполнить требования ведомства, нужно правильно определить срок. Это зависит от способа передачи уведомления или протокола:

 

1. Лично. Срок считается с момента получения документа.
2. Заказное письмо. Срок считается с шестого рабочего дня после отправки.
3. Электронно. Срок считается с момента подтверждения получения информации.

 

Пример 1. Бухгалтер ООО «Цветочек» 13 сентября сдал СЗВ-М за август. Через два дня компания получила уведомление о несоответствии данных по 6 сотрудникам. Из-за внутренних проволочек достоверные сведения отправили 24 сентября. Предоставленный срок нарушен, фирме придётся заплатить штраф.

 

Пример 2. Индивидуальный предприниматель Иванов Григорий Петрович 14 сентября сдал СЗВ-М. 18 сентября обнаружил, что по трём сотрудникам неверно указан идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Он сдал исправленные сведения на следующий день и избежал штрафных санкций.

 

За нарушение срока выписывают штраф: 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не переданы данные или представлены с ошибками. В первом примере ООО «Цветочек» заплатит 3 000 рублей.

 

Если не хотите платить штрафы, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение СЗВ-М, минимизируя вероятность ошибок.

 

Можно ли уменьшить или отменить штраф

 

Штраф Пенсионного фонда России можно обжаловать в суде. Но для этого вы должны аргументировать смягчающие обстоятельства. Например:

• заявить о первом нарушении сроков по СЗВ-М;
• сказать о незначительном опоздании: от суток до двух недель;
• доказать отсутствие ущерба государственному бюджету. Обычно это происходит, если есть работающие пенсионеры. Из-за нарушения сроков им могут неправильно проиндексировать пенсию.
• привести личные обстоятельства (актуально для ИП): болезнь, уход за маленькими детьми и т. п.;
• подтвердить отсутствие ответственных лиц на рабочем месте по болезни или другой уважительной причине;
• упомянуть об отсутствии задолженности по взносам.

 

Поблажки делают социально значимым организациям, например, крупнейшему предприятию небольшого города. Но в этом случае нужно подтвердить значимость для населения.

 

Не бойтесь оспаривать решение ПФР. Судебная практика показывает, что компании и индивидуальные предприниматели сокращают штрафы в несколько раз, а иногда даже в 1 000 раз! Главное — привести объективные аргументы и действовать без злого умысла.