Государственные ведомства, включая Пенсионный фонд России, активно цифровизируют отчётную деятельность. Некоторые документы уже разрешено сдавать только в электронном виде, но для других остается возможность оформления на бумажных носителях при определённых условиях.
В этой статье вы узнаете, в каких ситуациях работодателям разрешено сдавать СЗВ-ТД в бумажном виде, есть ли какие-то особенности заполнения документа, куда и каким способом возможно предоставить отчёт.
Порядок сдачи СЗВ-ТД на бумаге
СЗВ-ТД — это отчёт для работодателей, в котором сообщают о кадровых перестановках. Пенсионный фонд России агрегирует эти сведения для ведения цифровых трудовых книжек граждан, определения трудового стажа и последующего исчисления будущих пенсий.
СЗВ-ТД сдают при приёме новых кадров, расторжении трудовых соглашений и иных кадровых мероприятиях:
По одним событиям организации и предприниматели обязаны отчитаться до 15 числа следующего месяца, а по другим — не позже следующего рабочего дня:
Во всех случаях работодатели пользуются формой, которая утверждена первым приложением Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 25 декабря 2019 года № 730п в редакции от 27 октября 2020 года. Должностные лица должны формировать документы в соответствии с правилами из второго приложения.
Организации и предпринимателю разрешено сдать СЗВ-ТД на бумаге, если в штате числится до 10 работников включительно. В остальных случаях допускается предоставление сведений только в электронном виде.
Если организация нарушит формат сдачи информации о кадровом мероприятии, Пенсионный фонд России выпишет штраф на 1 000 рублей (статья 17).
Пример. В ООО «Цветочек» 11.03.2022 г. приняли нового специалиста, он стал 11-м сотрудником компании. 14.03.2022 г. бухгалтер подготовил и предоставил в ПФР отчёт на бумажном носителе о переводе одного из работников в другое подразделение. Он упустил факт, что в организации теперь трудоустроено более 10 человек и сдавать СЗВ-ТД разрешено только в электронном виде. ПФР выписал фирме штраф на 1 000 рублей.
Форма СЗВ-ТД на бумажном носителе заполняется по тем же правилам, что и электронная. Это делают в текстовом редакторе на компьютере или ручкой с чёрной, фиолетовой или синей пастой. Во втором случае запрещено исправлять ошибки корректирующими средствами. Если находят неточности в ФИО или иных данных, отчёт заполняют повторно.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы быстро и без ошибок заполнить СЗВ-ТД. Система сформирует документ в PDF-формате, вы сможете распечатать его и сдать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. А ещё она напомнит о сроках сдачи документа и проверит достоверность указанных сведений.
Образец заполнения СЗВ-ТД на бумажном носителе
СЗВ-ТД заполняют в три этапа:
- Указывают сведения о страхователе и зарегистрированном лице. Первые — в соответствии с ЕГРИП или ЕГРЮЛ, вторые — по паспорту или иному документу, идентифицирующему личность сотрудника. Второй блок пропускают, его используют в случае реорганизации юридических лиц.
- В табличной части отражают сведения по кадровому мероприятию. Особое внимание уделяют наименованию, дате и номеру документа, подтверждающего кадровое мероприятие. В этих сведениях часто допускают ошибки, из-за которых впоследствии тратят рабочее время на подготовку и сдачу корректировки.
- Под таблицей указывают должность ответственного лица, ставят подпись и расшифровку. Дату — в соответствии с днём предоставления документа в ПФР. Печать ставят при наличии.
Регистрационный номер в ПФР сообщают в уведомлении о постановке на учёт. При утере документа данные уточняют в отделении Пенсионного фонда РФ.
Рассмотрим образец СЗВ-ТД на бумажном носителе на конкретном примере.
ООО «Фруктовый сезон» 14.03.2022 г. приняло на работу нового сотрудника — менеджера по продажам. До 15.03.2022 г. включительно фирма обязана сообщить в ПФР о кадровом мероприятии. Так как в организации работает 7 человек, бухгалтер сдаёт сведения в бумажном виде:
В компаниях принято назначать ответственных за формирование СЗВ-ТД сотрудников. Это минимизирует вероятность допущения ошибок из-за несвоевременного получения данных.
Не хотите разбираться в тонкостях заполнения СЗВ-ТД? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который формирует документы в соответствии с актуальными законодательными требованиями. Вам останется распечатать готовый отчёт и предоставить в территориальное отделение ПФР.
Куда сдавать отчёт СЗВ-ТД
Бумажный СЗВ-ТД сдают в территориальное отделение ПФР. Индивидуальные предприниматели отчитываются по месту прописки, а компании — по юридическому адресу. Актуальные контактные данные и адрес уточняют на официальном сайте ведомства в разделе «Отделения».
Например, на сайте Пенсионного фонда по Челябинской области доступна удобная карта с расположением отделений:
Здесь же доступна информация о графике работы, новостях и руководстве службы.
Сдача СЗВ-ТД на бумажном носителе возможна тремя способами:
- Лично. Готовят два экземпляра. Один оставляют в ПФР, другой с отметкой сотрудника Фонда о принятии забирают себе.
- Через представителя. В территориальное отделение направляют сотрудника или стороннее лицо с нотариально заверенной доверенностью в двух экземплярах.
- Через Почту России. СЗВ-ТД отправляют письмом с описью, если нет возможности самостоятельно посетить ПФР или направить представителя.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не тратить время на личное посещение Пенсионного фонда РФ. Система автоматизирует формирование документа и помогает с электронной отправкой ведомству. С ней вы справитесь с большинством операций без квалифицированного бухгалтера.
FAQ
- Предусмотрена ли ответственность для должностных лиц за нарушение формата предоставления СЗВ-ТД?
Ответ: Да, бухгалтера или директора могут оштрафовать на 300-500 рублей за каждый документ в соответствии со статьей 15.33.2 КоАП РФ.
- Если в нашей организации трудоустроено меньше 10 человек, нам можно сдавать СЗВ-ТД только на бумажном носителе?
Ответ: Нет. Организациям и индивидуальным предпринимателям, у которых трудоустроено до 10 человек, разрешено выбирать формат предоставления сведений по собственному усмотрению.