Первичная документация важна для любого предприятия, так как по ней проверяют правильность учёта расходов и расчёта бюджетных обязательств. Раньше фирмы оформляли несколько бланков, но всё изменилось с появлением одного — универсального. Он упростил работу административного персонала и сократил организационные расходы.

В этой статье вы узнаете, что такое универсальный передаточный документ, по каким правилам заполнять бланк, от чего зависит статус и в какой срок подготовить.

Для чего нужен универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ (УПД) утвердили в 2013 году с целью оптимизировать документооборот между организациями и/или индивидуальными предпринимателями.

Как было раньше: пользователи общей системы налогообложения (ОСН) сопровождали отгрузку товарной накладной по форме ТОРГ-12. Для принятия НДС к вычету оформляли счёт-фактуру. Получалось два документа — больше временных затрат и расходов на канцелярские принадлежности.

Как стало: УПД объединяет накладную и счёт-фактуру. Пользователи ОСН оформляют единый документ, который подтверждает движение товара и позволяет принять к учёту налог на добавленную стоимость.

УПД подходит не только для отгрузки товаров. Документ используют при оказании услуг, выполнении работ, передачи имущественных прав и т. п. То есть он заменяет не только накладную, но и акт о выполненных работах. Таким образом, УПД — универсальный бланк, который экономит рабочее время административного персонала вне зависимости от направленности бизнеса.

Однако, его применяют не всегда. Во-первых, универсальный передаточный акт не оформляют на предоплату. Документ составляют по факту отгрузки товаров, оказания услуг или выполнения работ. 

Во-вторых, УПД не подходит для перемещения алкоголя и спиртосодержащей продукции. Для них оформляют товарно-транспортную накладную по форме 1-Т.

В-третьих, УПД не оформляют, если договором предусмотрены иные отгрузочные документы. Например, соглашение позволяет оформлять только накладные ТОРГ-12 или индивидуальные бланки, которые стороны согласовали в приложении.

Также УПД не используют, если:

• организация вносит корректировки, а исходный документ составлен по иной форме — например, ТОРГ-12;
• компания делает дубликат, а исходник составлен по другой форме.

По сделкам с разными предметами разрешено формировать единый УПД. Например, когда компания отгрузила оборудование и оказала услуги по пусконаладке. Составляют единый универсальный передаточный документ с отражением и товаров, и услуги — одновременная замена накладной и акта.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование первичной документации. Вам достаточно указать реквизиты контрагента, содержание сделки, единицы измерения и суммы. Система самостоятельно внесёт данные в нужные поля. Это защитит от разногласий с партнёрами и претензий от ИФНС.

Порядок заполнения УПД

Актуальная форма УПД утверждена письмом ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. Организациям и предпринимателям разрешено создавать индивидуальные бланки, которые учитывают нормы статьи 169 НК РФ и правила заполнения счёта-фактуры из постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

Рассмотрим правила заполнения УПД на примере. Компания «Адванс» отгрузила покупателю «Демин» партию товаров. Хозяйственную операцию отражают в универсальном передаточном документе.

Условно форма включает в себя три части: реквизиты сторон, состав сделки и заверение информации. Рассмотрим заполнение каждой:

1. Реквизиты сторон:

• Укажите номер и дату составления документа. Строку «Исправление» оставьте пустой, её используют для корректировки ошибок.
• Левее установите статус документа. В бланке даётся пояснение — о правильном выборе поговорим в следующем разделе статьи.
• В строках 2-6б отразите реквизиты контрагентов. Обычно ограничиваются данными о продавце и покупателе. Но если доставку осуществляет сторонняя организация, в строке «3» указывают её реквизиты.
• Строку «7» заполните по Общероссийскому классификатору валют, который утверждён Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 года № 405-ст. Код российского рубля — 643.
• Строку «8» заполняют при выполнении гособоронзаказа или заказа, который финансируют напрямую из федерального бюджета. В остальных случаях поле оставляют пустым.

2. Состав сделки — табличная часть:

• А — код товара, работы или услуги. Укажите, если предусмотрены налоговые льготы. В остальных случаях оставьте поле пустым.
• 1 — порядковый номер товара, работы или услуги. Заполняйте с «1» в порядке возрастания.
• 1а — укажите произвольное наименование товара, например, как он отражается в вашей внутренней системе учёта.
• 1б — код вида товара указывают при вывозе товара в ЕАЭС за пределы РФ. В противном случае строку оставляют пустой.
• 2 и 2а — заполните в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения, который утверждён Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 366. Например, код кубического метра — 113, а условное обозначение — м3.
• 3 — укажите количество товаров, услуг или работ в соответствии с единицей измерения из столбцов 2 и 2а.
• 4 — напишите цену за единицу отгруженной продукции, оказанной услуги или выполненной работы.
• 5 — посчитайте и отразите общую стоимость партии.
• 6 — отразите величину акциза. Если его нет, укажите «без акциза».
• 7 — проставьте налоговые ставки по НДС: 0, 10 или 20%.
• 8 — укажите сумму предъявленного налога.
  9 — напишите общую стоимость партии с учётом НДС.
• 10, 10а и 11 — заполняют для прослеживаемой продукции. Если товар не подлежит прослеживанию, столбцы оставляют пустыми.

3. Заверение данных:

• Под таблицей достоверность данных заверяет руководитель/индивидуальный предприниматель или главный бухгалтер организации.
• Ниже в левой части от продавца указывают, кто передал груз и несёт ответственность за правильность оформления операции. Специалисты указывают должность, ставят подпись и расшифровку.
• Аналогично в правой части делает покупатель — кто принял груз, несёт ответственность за отражение операции. Достоверность данных заверяют подписью.

Образец заполнения УПД: 

Образец заполнения УПД на услуги:

Образец заполнения УПД без НДС:

Не знаете, как правильно заполнить УПД? Не хотите вникать в законодательные тонкости и требования? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции, избежать распространённых ошибок и крупных штрафов от налоговой инспекции. Система станет полноценной заменой бухгалтера, который не просится в отпуск и не требует повышения зарплаты.

Варианты оформления УПД 

Под наименованием «Универсальный передаточный документ» указывают статус документа. На выбор два варианта — «1» и «2». Рассмотрим их подробнее.

Со статусом 1

Указывают пользователи общей системы налогообложения, которые работают с НДС. Статус «1» указывает, что УПД заменяет:

• первичку — накладную, акт или иной документ;
• счёт-фактуру, который необходим для принятия НДС к вычету.

При освобождении от уплаты налога на добавленную стоимость по статье 145 НК РФ всё равно указывают статус «1».

Продавец регистрирует УПД в книге продаж, а покупатель — в книге покупок. В журнале счетов-фактур документ не отражают, он обязателен только для посредников и застройщиков.

Со статусом 2

Указывают компании и ИП, которые применяют спецрежим и освобождены от уплаты НДС. Статус подтверждает, что УПД используют как первичный документ — вместо накладной или акта. Покупатели на спецрежимах документ нигде не регистрируют, так как освобождены от ведения книги покупок.

Формально данный статус разрешено использовать и плательщикам НДС, но тогда им придётся дополнительно оформлять счёт-фактуру. В этом случае УПД лишается главного преимущества — оптимизации документооборота.

Боитесь запутаться в нормах оформления первичной документации? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение бланков. Система самостоятельно внесёт данные в соответствии с актуальными законодательными требованиями. Вы избежите ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте и не получите крупных штрафов от налоговой инспекции.

Электронный УПД

По собственному желанию контрагенты — организации и предприниматели — могут обмениваться УПД через систему электронного документооборота. Актуальная форма цифрового бланка утверждена приказом ФНС России от 8 апреля 2019 года № ММВ-7-15/176@.

Исключение — работа с прослеживаемыми товарами, ввезёнными в Россию из стран ЕАЭС. В подобных ситуациях применение электронных документов обязательно.

Достоверность сведений в электронном УПД подтверждают усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Это сокращает организационные расходы — не нужно тратить деньги на бумагу и краску для принтера. Сотрудники экономят время на поездках к контрагентам для подписания документов.

Сроки оформления УПД

Так как универсальный передаточный документ дублирует счёт-фактуру, в деловой практике принято соблюдать сроки составления СФ для УПД. В статье 168 НК РФ указано, что документ оформляют в течение пяти рабочих дней после совершения хозяйственной операции.

В реальности компании и предприниматели формируют бланк в момент отгрузки, сразу после оказания услуг или выполнения работ. Это позволяет подтвердить выполнение обязательств, так как УПД дублирует накладную или акт.

Исключения сделаны для особых случаев:

• УПД оформляют заранее — за день до фактической операции. Например, если ответственный сотрудник знает, что завтра руководитель не сможет подписать документ.
• УПД оформляют на следующий день после совершения операции, если в момент сделки не было возможности подготовить документ — например, у сторон под рукой не было необходимого оборудования.

Универсальное правило: УПД оформляют в течение рабочего дня после отгрузки товаров, оказания услуг или выполнения работ.

Таким образом, универсальный передаточный документ (УПД) — это первичный документ, который отражает отгрузку товаров, оказание услуг или выполнение работ и позволяет принять к вычету НДС. Бланк заменяет привычные накладные, акты и счета-фактуры.

Организации и предприниматели пользуются унифицированным бланком, но могут разработать индивидуальную форму. Главное, чтобы она включала в себя реквизиты счёта-фактуры. В противном случае документ не подойдёт для учёта НДС.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование первичной документации и отчётов. Система самостоятельно распределит данные по бланкам и укажет на возможные неточности, из-за которых ИФНС может выписать штраф. Вы справитесь с задачами без бухгалтера и сократите расходы на фонд оплаты труда.