В деятельности любого предприятия могут измениться условия сделки с контрагентом — уменьшиться объем отгрузки из-за отбраковки или вырасти цена из-за курсовых колебаний. Налоговая служба предусмотрела корректировочный счёт-фактуру, чтобы у организаций не было сложностей с исчислением НДС и вычетами.

В этой статье вы узнаете, когда исправляют исходный документ, по каким правилам вносят изменения, как регистрируют обновлённые СФ и когда обходятся без корректировки.

Что понимается под исправленным счётом-фактурой

В статье 169 НК РФ «корректировочный счёт-фактура (СФ)» определён как документ, который вносит изменения в исходный СФ. Его используют, когда ошибки повлекли завышение или занижение налоговых обязательств. 

Понятия «исправленный счёт-фактура» в Кодексе нет, это негласное название придумали в предпринимательской среде. Документ формируют для исправления технических ошибок, которые не влияют на величину налога на добавленную стоимость (НДС).

Следовательно, корректировочную СФ применяют, чтобы изменить стоимость отгруженных товаров и сумму НДС. Такие ошибки не всегда связаны с человеческим фактором. Они могли стать результатом изменений договорённостей контрагентов об условиях сделки и прочих факторов.

Исправительный счёт-фактура нужен для устранения технических неточностей. Например, когда ошиблись в ИНН покупателя, наименовании продавца и в других подобных ситуациях.

Корректировку разрешено делать в течение 5 рабочих дней с момента согласования новых условий контрагентами. Исправленный СФ — в течение трёх лет с момента сделки.

Из-за отсутствия единой трактовки начинающие бухгалтеры и предприниматели часто ошибаются из-за неправильного использования корректировочного и исправленного счёта-фактуры. Это приводит к спорам с ФНС, доначислению налогов и расходам на пеню.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы навести порядок в бухгалтерском и налоговом учёте. Система автоматизирует большинство рутинных задач, в которых новички часто допускают ошибки. С ней вы справитесь с ведением документации без штатного бухгалтера, а сэкономленные средства потратите на развитие бизнеса.

В каких случаях нужно исправить счёт-фактуру

Счёт-фактуру корректируют, если: 

• допустили ошибку в дате документа — в дне, месяце или годе;
• указали неправильные реквизиты продавца, покупателя, грузоотправителя и грузополучателя — наименование, ИНН и другие;
• отразили недостоверное название или код валюты;
• ошиблись в единице измерения товара;
• вписали неверный объём продукции, что повлекло ошибки в итоговой стоимости и начисленном НДС;
• допустили ошибку в ставке налога на добавленную стоимость и неверно исчислили НДС;
• пропустили данные, которые обязательны для внесения по импортируемым товарам.

Организации и предприниматели могут столкнуться с несущественными ошибками, которые не требуют корректировки или исправлений. Например, опечатка в наименовании товара, которая не мешает идентификации. Или неверный КПП, который не мешает определить сторону сделки.

Обычно ошибки выявляют в течение нескольких дней после отгрузки, но до регистрации СФ и отправки данных в налоговый орган. Тогда просто формируют исправленный документ с тем же номером и датой вместо дефектного, чтобы не возиться с нюансами корректировки. Это делают по предварительной договорённости с контрагентом.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы минимизировать вероятность ошибок в счёте-фактуре. Система автоматизирует заполнение документа, проверяет достоверность исходных данных и указывает на вероятные неточности. Вы сразу указываете правильные сведения, чтобы затем не терять время на корректировку.

Бланк счёта-фактуры, используемый при исправлении

Специального бланка для корректировки счёта-фактуры нет. Компании и предприниматели пользуются формами, которые утверждены первым и вторым положениями Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 в редакции от 2 апреля 2021 года.

Оба бланка подходят для исправления ошибок в СФ, которые выставляли на реализацию, аванс и прежние корректировки. Правило распространяется как на бумажные, так и на электронные версии документов.

Нюансы при заполнении исправительного счёта-фактуры

У заполнения корректировки на исходный документ есть один нюанс — необходимо указать номер и дату исправлений. В стандартном бланке для этого выделена строка «1а» — «Исправление №». 

Рассмотрим корректировку исходного документа на примере. Фирма «Адванс» отгрузила компании «СтройПромКас» несколько товаров:

• доска обрезная 25*150*6000 мм — 160 шт;
• доска обрезная 50*150*6000 мм — 220 шт;
• гвозди строительные 5*150 мм — 350 шт.

На следующий день после отгрузки и подписания счёта-фактуры «СтройПромКас» отбраковал 30 шт «доски обрезной 25*150*6000 мм». Покупатель запросил у продавца исправленный документ — «Адванс» подготовил корректировку на стандартном бланке:

На исправления исходного документа нет ограничений, если они касаются разных данных. Представим, что еще через день «СтройПромКас» отбраковал 40 штук «доски обрезной 50*150*6000 мм» и запросил второе исправление по исходному счёту-фактуре. В «Адванс» сделали корректировку со вторым номером: 

Корректировочную форму, которая утверждена вторым приложением Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 в редакции от 2 апреля 2021 года, применяют, например, при изменении стоимости товаров. 

Допустим, 4 августа контрагенты подписали дополнительное соглашение о снижении стоимости «доски обрезной 25*150*6000 мм» и «доски обрезной 50*150*6000 мм». «Адванс» делает корректировку:

Если потребуется корректировка корректировки, в следующем экземпляре заполнят строку «1а» — укажут, к какой корректировочной форме оформляют исправления.

Не хотите тратить рабочее время на исправление счёта-фактуры? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение документов. Система проверит достоверность исходных сведений и укажет на возможные ошибки. Вы самостоятельно справитесь со многими рутинными задачами и сэкономите на зарплате штатного бухгалтера.

Порядок регистрации исправленного счёта-фактуры

Порядок регистрации исправленного СФ зависит от момента, когда контрагенты обнаружили ошибку или внесли изменения в отгрузку.

1. Корректировка в текущем квартале:

• Продавец. Регистрирует в книге продаж исходный счёт-фактуру с минусовыми показателями. Затем вносит данные по исправленному документу, чтобы не было задвоения налоговой суммы.
• Покупатель. Действует аналогично продавцу, но регистрирует данные в книге покупок. Если исходный документ ещё не зарегистрирован в книге, разрешено вносить сразу исправленный.

2. Корректировка в последующих кварталах: 

• Продавец. Создаёт дополнительный лист в книге продаж квартала, в котором зарегистрирован исходный СФ. В лист вносит данные исходного документа с минусовыми показателями, затем регистрирует исправленный счёт-фактуру.
• Покупатель. Действует аналогично продавцу, создает дополнительный лист и регистрирует данные в книге покупок.

Если декларацию по НДС уже сдали, а в СФ изменились сумма сделки и НДС, компании или предприниматели подают в налоговую службу уточнёнку. Они имеют право запросить вычет или обязаны доплатить разницу.

Коротко о главном

1. Исправленный счёт-фактура позволяет внести изменения в первоначальные данные: исправить технические ошибки или учесть изменившиеся условия поставок.
2. Корректировочный СФ составляют на стандартных бланках, которые утверждены первым и вторым положениями Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 в редакции от 2 апреля 2021 года.
3. Составлению исправленного счёта-фактуры способствует внесение изменений в книги покупок и продаж. Порядок корректировки зависит от момента, когда стороны делают корректировку.

FAQ

• На каких счетах отражать корректировочный счёт-фактуру? 

Ответ: В бухгалтерском учёте исправленные данные вносят по счетам 68 и 19 в корреспонденции со счетами 60, 51 и другими. Если сумма сделки выросла, продавец оформляет проводки на увеличение налога на добавленную стоимость, а покупатель — по принятию налога к вычету.

• Нужно ли для возврата части товара оформлять исправленный счёт-фактуру?

Ответ: Да, конечно. В обновлённой версии документа указывают объёмы отгрузки с учётом возврата. Эти данные вносят в книги покупок и продаж.