Развитие технологий упрощает взаимодействие компаний и государственных органов, позволяет отказываться от бумажных документов в пользу электронных. Чтобы предотвратить мошенничество и споры, разработан специальный инструмент для заверения достоверности сведений наравне с обычной подписью.

В этой статье вы узнаете, что такое и зачем нужна ЭЦП, какие виды существуют, как получить сертификат на директора, сотрудников и проверить достоверность ключа контрагента.

 

Для чего нужна ЭЦП

 

Электронная подпись — это цифровой аналог ручной подписи, который состоит из:

• закрытого ключа, который шифрует данные и защищает документы от фальсификации;
• открытого сертификата, который получатели используют для расшифровки данных и проверки подлинности.

 

При заверении сведений программное обеспечение создает уникальную комбинацию символов, которую невозможно подделать. Она подтверждает, что документ заверило лицо с наличием таких полномочий и сведения не меняли после подписания.

 

В отличие от обычной подписи, ЭЦП:

• надёжнее — чтобы подделать комбинацию символов, необходимы крупные вычислительные мощности, недоступные в бытовых условиях;
• быстрее — позволяет наладить электронный документооборот, чтобы ответственные сотрудники не тратили время на работу с бумажными документами.

 

В 2023 году ЭЦП — неотъемлемый рабочий инструмент организаций и индивидуальных предпринимателей. Электронная подпись нужна, чтобы:

• обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными органами;
• сдавать отчётность в налоговую инспекцию, Социальный фонд России и другие органы;
• участвовать в государственных закупках и тендерах;
• подавать заявления в арбитражные суды.

 

Иными словами, использование электронной подписи преследует две ключевые цели — повышение защищённости документов и экономию времени. Если раньше документы приходилось отправлять по почте или лично встречаться с контрагентами, то теперь достаточно отправить заверенный бланк с компьютера через специальный сервис.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы ускорить взаимодействие с ИФНС. Система самостоятельно рассчитает обязательства и заполнит бланки отчётов. А с электронной подписью вы сможете отправить отчёты в налоговую из одного окна. Вам не понадобится дополнительный сотрудник, потому что операции займут до 5-10 минут.

 

Виды электронных подписей 

 

ПЭП

 

Простая электронная подпись (ПЭП) — набор символов, который идентифицирует личность. Например, логин и пароль для авторизации в личном кабинете налогоплательщика или СМС-код для подтверждения операции в интернет- или мобильном банке.

 

В отделениях Почты России уже несколько лет используют ПЭП. При получении писем или посылок пользователям приходит код по СМС, который выступает электронной подписью для получения подтверждения.

 

Чаще всего ПЭП используют для авторизации на сайтах и подтверждения операций. В электронном документообороте, торгах и тендерах её не применяют из-за низкой надёжности и высокого риска фальсификации данных.

 

Она подойдёт для заключения сделок с контрагентами, если стороны заключат соответствующее соглашение. В документе указывают порядок определения подписанта, условия соблюдения конфиденциальности и прочие согласованные пункты.

 

УНЭП

 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это набор символов, созданный и зашифрованный специальным программным обеспечением. Ключ, в отличие от логина и пароля, невозможно запомнить или подделать, поэтому НЭП отличается повышенной безопасностью.

 

Неквалифицированную подпись создают через удостоверяющий центр или в специальных сервисах. Ключ хранят на защищённых USB-токенах или в облачных хранилищах.

 

Где используют:

• во внутреннем документообороте организации — при обмене кадровыми, учётными и прочими документами;
• в электронном документообороте с контрагентами для подписания договоров и первички. До начала сотрудничества подписывают соглашение об использовании НЭП.

 

Неквалифицированная подпись не подходит для взаимодействия с государственными органами или тендерными площадками. Её нельзя использовать для заверения налоговых отчётов и подачи заявок на участие в торгах по 44-ФЗ или 223-ФЗ.

 

УКЭП

 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — наиболее распространённый и защищённый вариант, который используют организации и индивидуальные предприниматели. Представляет собой зашифрованный ключ, который хранится на USB-токене.

 

УКЭП оформляет налоговая инспекция или аккредитованный удостоверяющий центр. Повышенная надёжность обеспечена необходимостью специального программного  обеспечения (например, КриптоПро CSP). Квалифицированная подпись гарантирует,  что заверенный документ не подделан и не изменён после подписания.

 

УКЭП применяют в любой области деятельности юрлица или ИП:

• внутренний или внешний документооборот;
• взаимодействие с государственными органами. Некоторые отчёты нельзя сдавать в бумажном виде — разрешены только электронные, подписанные УКЭП;
• участие в государственных закупках и коммерческих тендерах;
• подача заявлений в суды.

 

Единственный недостаток КЭП — предприятие за свой счёт покупает защищённый USB-токен. Сам сертификат с 2022 года бесплатно оформляют в любом отделении налоговой инспекции.

 

ЭЦП — не единственный способ упростить и автоматизировать операционные задачи бизнеса. Сервис Buhinformer упрощает внутренний учёт, расчёт налогов и заполнение отчётов для государственных органов. Система становится полноценным штатным бухгалтером, а предприятие сокращает расходы на фонд оплаты труда и организацию рабочего места.

 

Как и где можно получить ЭЦП

 

1. В налоговой инспекции. С 2022 года ИФНС бесплатно выпускает сертификаты для ООО и ИП. Руководителю остаётся приобрести подходящий USB-токен и посетить ближайшее отделение ИФНС.

 

Пошаговая инструкция:

1. Купите токен. Для записи сертификата подходят токены от производителей, сертифицированных ФСБ: Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.
2. Запишитесь на приём через личный кабинет на сайте ФНС. Запись не обязательна, но позволит избежать очередей. 
3. Подготовьте документы. Директор предоставляет паспорт и СНИЛС, чтобы подтвердить личность и полномочия. Остальные сведения специалист налоговой службы возьмёт из базы данных ФНС.
4. Посетите отделение. Специалист проверит токен, идентифицирует личность и сформирует сертификат через специальное программное обеспечение.
5. Получите ЭЦП. Дождитесь окончания процедуры и заберите токен с записанным сертификатом. При необходимости задайте сотруднику ИФНС интересующие вопросы — например, об использовании подписи на рабочем месте.

 

Сотрудники ИФНС не могут отказать в формировании сертификата за исключением некоторых случаев. Например, если директор купил некорректный токен или не предоставил документы, необходимые для идентификации личности и полномочий.

 

2. В удостоверяющем центре. Порядок получения электронной подписи в удостоверяющем центре аналогичен налоговой инспекции за исключением приобретения USB-токена. Этап остаётся на усмотрение директора — УЦ может предоставить токен, но за дополнительную плату.

 

В отличие от ИФНС, выпуск сертификата в удостоверяющем центре платный. Но в стоимость входит последующая техническая поддержка и помощь в решении проблем. От ФНС проблематично получить ответы на вопросы и поддержку в сложных ситуациях, поэтому предприятия готовы доплачивать за сервис.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции по налоговому и бухгалтерскому учёту. Система самостоятельно рассчитает величину налогов и заполнит отчёты. Вам останется подать их в государственные органы с применением электронной подписи.

 

ЭЦП для главбухов и других должностных лиц

 

Электронную подпись использует не только директор, но и другие сотрудники — бухгалтеры, кадровики, менеджеры и другие лица. 

 

Чтобы специалист мог подписывать документы и взаимодействовать с государственными органами, он должен оформить личную ЭП. Это делают в ближайшей налоговой инспекции или аккредитованном удостоверяющем центре.

 

В сертификат не включают сведения о трудоустройстве. Поэтому человек может использовать подпись и в личных целях, например, при подаче в госорганы заявлений, связанных с недвижимостью или другим имуществом.

 

Чтобы сотрудник действовал от лица компании, директор оформляет электронную доверенность — аналог бумажной. Достоверность сведений руководитель заверяет
ЭЦП, которую получил ранее. После этого работник получает возможность подписывать первичную документацию, отчёты для налоговой службы и Социального фонда России.

 

Способы проверить подлинность ЭЦП

 

Если компания работает через систему электронного документооборота, подлинность ЭЦП и фальсификация данных проверяются автоматически. Если заверенный документ присылают по электронной почте или иным способом, прибегают к ручной проверке.

 

Сертификаты проверяют через сервисы Госуслуг или КриптоПро.

 

Госуслуги:

• Перейдите на портал. В поисковой строке введите «Проверка электронной подписи», выберите «Проверить УКЭП».
• Загрузите документ, в котором проверяете подлинность подписи. Нажмите «Проверить».
• Дождитесь окончания проверки. Сервис выдаст исчерпывающую информацию — найденные ошибки отобразятся в отчёте о проверке.

 

КриптоПро. Откройте сервис, загрузите документ и следуйте указаниям. В целом, порядок аналогичен описанному для Госуслуг.

 

КриптоПро предлагает плагин для проверки подлинности электронной подписи в Adobe Reader — для документов в формате PDF. Актуальную версию модуля скачивайте с официального сайта разработчика.

 

Не знаете, как и в каких ситуациях использовать электронную подпись? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться со специалистами. Эксперты ответят на вопросы, расскажут  про порядок работы с ЭЦП и распространённые ошибки. Вы сэкономите на услугах сторонних организаций и ускорите развитие бизнеса.

 

Стоимость и срок действия

 

Стоимость электронной подписи зависит от места оформления. ПЭП создают бесплатно — как правило, это делает сервис, в котором работает пользователь. НЭП в редких случаях требует расходов, если организация планирует хранение сертификата не в облаке.

 

Если оформлять КЭП через ИФНС, предприятие потратит 2000 рублей на покупку USB-токена. Если обратиться в удостоверяющий центр, расходы вырастут до 5-6 тысяч рублей — в стоимость входит токен, создание сертификата и пользовательская поддержка до окончания срока действия ЭП.

 

Срок действия подписи зависит от вида:

• ПЭП — от нескольких минут до 2-3 часов, если речь о СМС-коде. Логин и пароль могут храниться бессрочно, однако, периодически сервисы требуют обновлять пароли.
• НЭП — до года. Закон требует регулярно перевыпускать сертификат, чтобы защитить владельца от мошеннических действий.
• КЭП — год и три месяца.

 

Таким образом, электронная подпись — это аналог ручной подписи, который представляет собой зашифрованный набор символов. ЭЦП нужна для внутреннего и внешнего документооборота, сдачи отчётности в контролирующие органы, участия в закупках и подачи заявлений в арбитражные суды.

 

Большинство организаций пользуются квалифицированными ЭП, для которых в работе нет ограничений. Их можно оформить в любом отделении ИФНС или аккредитованном удостоверяющем центре.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции налогового и бухгалтерского учёта. Пока вы занимаетесь стратегическим развитием бизнеса, система самостоятельно рассчитывает налоги и готовит отчёты для налоговой инспекции.