Беспроцентный заём сотруднику — это способ повысить лояльность и продуктивность. Практика распространена во многих больших и маленьких компаниях. Но есть законодательные нюансы, нарушение которых приводит к проблемам с налоговой службой.

В этой статье вы узнаете, как взять ссуду на работе, что указать в договоре и можно ли простить заём.

Кому доступна ссуда на работе

Закон не ограничивает группы лиц, которым разрешено выдавать беспроцентные займы. Компании принимают решение по собственному усмотрению.

Предпочтение отдают ответственным работникам, которые несколько лет работают в компании, всегда выполняют задачи и помогают компании развиваться. Некоторые фирмы составляют перечень критериев для оценки запросов персонала — актуально для крупных компаний, в которых работают десятки людей.

Важный критерий — зарплата. Её сравнивают с запрошенной суммой и сроком, чтобы оценить платёжеспособность. Для одобрения крупных займов запрашивают информацию о текущих банковских кредитах и ежемесячных платежах.

Например, менеджеру с зарплатой 70 000 рублей одобрят заём с ежемесячным платежом в 27 000 рублей. Но если он запросит сумму в два раза больше на аналогичный срок, компания откажет из-за высокой кредитной нагрузки.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно оформить договор займа для сотрудника. Пользователям доступны шаблоны документов и консультации квалифицированных специалистов. Они расскажут, как организовать кредитование без налоговых рисков.

Порядок выдачи займа сотруднику от работодателя

Заём сотруднику выдают в несколько этапов:

• Первичное обращение. Работник обращается к руководителю с запросом на получение средств. Стороны обсуждают предварительные условия и порядок погашения займа.
• Заявление. Сотрудник направляет официальный запрос о кредитовании на имя директора. Заявление составляют в произвольной форме или на бланке, который утверждён внутренней политикой компании. Главное — указать личные данные, реквизиты организации, сумму и срок.

Чтобы повысить вероятность одобрения крупной суммы, работник указывает цель получения средств и готовность подтвердить расходы.

• Регистрация заявления. Канцелярия регистрирует обращение и передаёт на рассмотрение руководителю. По желанию директор уточняет цели займа, финансовые возможности специалиста и профессиональные успехи — любые данные, которые посчитает нужными для принятия решения. 
• Оформление договора. Стороны составляют и подписывают договор займа, в котором фиксируют основные условия. Документ формируют на основе договорённостей, к которым стороны пришли на первом этапе.

Беспроцентный заём работнику перечисляют на банковский счёт или выдают наличными. Для погашения рассматривают два варианта:

• удержание ежемесячного платежа из зарплаты;
• самостоятельное погашение сотрудником: наличными или на счёт организации.

Порядок возврата, сроки и ответственность за нарушение обязательств отражают в договоре, о составлении которого поговорим далее.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы составить юридически грамотный договор займа. Пользователям системы доступны шаблоны документов, которые составили квалифицированные специалисты. Они соответствуют актуальным законодательным требованиям и минимизируют вероятность споров с сотрудниками.

Как оформить договор выдачи займа работнику

Соглашение оформляют письменно вне зависимости от суммы. Унифицированной формы нет, пользуются стандартным шаблоном договора займа и добавляют в него необходимые пункты.

В соглашении указываются:

1. Стандартная преамбула — номер, город и дата составления документа, описание сторон.
2. Предмет договора — сумма займа, срок и порядок погашения. Здесь обозначают беспроцентный характер сделки. Это обязательное уточнение, без которого к соглашению автоматически применяют ключевую ставку ЦБ РФ.
3. Права и обязанности заимодавца — компания обязана перечислить средства до указанного срока выбранным способом.
4. Права и обязанности заёмщика — своевременно платить по займу. В пункт добавляют подтверждение расходов, если предприятие выдает целевой заём. Например, работник обязан подтвердить покупку квартиры или транспортного средства сканом договора купли-продажи. 
5. Способ погашения займа — удержание фиксированной суммы из зарплаты или самостоятельный расчёт сотрудником.
6. Ответственность за нарушения условий — штрафы, пени за просрочку платежей. Например, сотруднику начисляют 0,01% от суммы ежемесячного платежа за каждый день просрочки. Работодателю разрешено применять финансовые санкции, так как договор займа не относится к трудовым отношениям.
7. Прочие условия — запрет на раскрытие информации, способы разрешения споров, действия в форс-мажорных ситуациях, условия досрочного расторжения соглашения и другие.

Документ вступает в силу не в момент подписания, а после выдачи денежных средств. До этого сотруднику разрешено расторгнуть договор в одностороннем порядке без негативных последствий.

Для удобства в соглашение включают график платежей, чтобы работник следил за исполнением обязательств. При изменении условий стороны заключают дополнительное соглашение.

Не знаете, как составить договор займа? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который открывает доступ к консультациям квалифицированных специалистов. Они ответят на вопросы и помогут оформить юридически грамотное соглашение, которое защитит ваши интересы и минимизирует споры с сотрудниками.

Какими проводками отразить выдачу беспроцентного займа работнику

Все перечисления работникам, кроме зарплаты и подотчётных средств, отражают на счёте 73. Субсчёт 73.1 используют для возвратов займа.

Получаем две проводки:

• Выдача: Дт 73.1 — Кт 50;
• Возврат: Дт 50 — Кт 73.1.

Если перечисления безналичные, вместо 50-го счета используют 51-й. При удержании ежемесячных платежей из зарплаты информацию отражают по счёту 70.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать бухгалтерский и налоговый учёт. Система сформирует проводки по операциям и подготовит документацию для сдачи в налоговую инспекцию. С ней вы справитесь со многими задачами без штатного бухгалтера и ускорите развитие бизнеса.

Налогообложение беспроцентного займа 

При выдаче стандартного займа компания получает доход в виде процентов. Сумму учитывают в рамках налогообложения и уплачивают налог. С беспроцентного займа фирма не получает финансовую выгоду, поэтому нет обязательств перед бюджетом.

Фактически дохода нет и у сотрудника, так как он полностью возвращает тело займа. Но возникает экономия на процентах, которую признают материальной выгодой. С последней организация, как налоговый агент, обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Величину материальной выгоды (МВ) определяют по формуле:

МВ = Сумма займа х ⅔ ставки ЦБ х Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней.

Представим, что Дмитрий Николаевич получил от компании беспроцентный заём на миллион рублей, ежемесячный платёж — 27 000 рублей. Актуальную ключевую ставку бухгалтер уточнит на официальном сайте ЦБ РФ — 7,5%. Определим величину материальной выгоды за октябрь 2022 года:

МВ = 1 000 000 х 7,5% х ⅔ х 31 / 365 = 4 246,58 рублей.

НДФЛ с материальной выгоды резидентов РФ удерживают по ставке 35%, нерезидентов — 30%. Резидентами признают лиц, которые провели на территории России более 183 дней за последние 12 месяцев. Гражданство не имеет значения.

НДФЛ к уплате: 4 246,58 х 35% = 1486 рублей. Эту сумму удержат с выплаты ближайшего дохода — зарплаты, премии или отпускных. Удерживаемый НДФЛ не должен превышать более половины выплачиваемого дохода. Налог уплачивают не позже следующего рабочего дня после удержания.

До 2023 года граждан РФ освободили от НДФЛ с материальной выгоды. 

Граждан освобождают от НДФЛ с материальной выгоды, если заём оформлен для:

• покупки квартиры, дома или участка под строительство жилища;
• рефинансирования займа, оформленного для приобретения недвижимости.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёты бюджетных платежей. Система учтёт операции, определит обязательства и сформирует документы для ФНС. Вам не понадобится штатный бухгалтер, а сэкономленные на его зарплате средства ускорят развитие бизнеса.

Прощение долга

Работодателям разрешено прощать долги сотрудников. Решение оформляют отдельным документом, в котором указывают:

• дату и номер договора займа;
• прощённую сумму: конкретную величину или период.

Фирма может простить заём частично, например, за три месяца. Если в соглашении нет уточнений, сотрудник считается освобождённым от долга в полном объёме.

Важные моменты:

• НДФЛ с материальной выгоды удерживают до окончания первоначального договора займа;
• с прощённой суммы удерживают 13%;
• прощённую сумму нельзя сразу принять к расходам вне зависимости от применяемой системы налогообложения. Это возможно спустя три года по истечении исковой давности.

Главные выводы о беспроцентном займе сотруднику

Как взять ссуду на работе — основные моменты:

1. Закон не выделяет группы лиц, которым запрещено выдавать займы. Компании принимают решение по собственному усмотрению.
2. Ссуда на работе оформляется в несколько этапов: обращение, подача заявления, рассмотрение запроса и оформление договора.
3. Договор займа всегда оформляют в письменном виде. В документе обязательно уточняют, что заём беспроцентный. В противном случае будет автоматически установлена ключевая ставка ЦБ РФ.
4. Компания не получает доход от беспроцентного займа, поэтому не платит налоги.
5. Работодатель удерживает НДФЛ с материальной выгоды, которую сотрудник получает с экономии на процентах.
6. Заём работнику от работодателя разрешено простить, но с удержанием 13% от оставшейся суммы.